Čo spôsobuje duplicitný vstup údajov v spoločnosti?

Niekto každé ráno otvorí administratívne rozhranie e-shopu, stiahne objednávky z predchádzajúceho dňa a potom ich ručne zadá do podnikateľského systému. Potom sú údaje zaslané skladu v inom tabuľkovom súbore a fakturácia opäť skontroluje adresu a spôsob platby. Otázka v tomto prípade nie je len to, že čo spôsobuje duplikované zadávanie údajov. Skôr je to o tom, prečo ľudia udržiavajú procesy, ktoré by mali spoľahlivo odovzdávať informácie medzi sebou.

Duplikované zadávanie údajov je zriedka dôsledkom jedného zlého rozhodnutia. Väčšinou sa vyvíja v priebehu rokov: dočasná tabuľka sa stane trvalým riešením, nový systém nie je prepojený so starým, alebo sa výnimočné riešenie stane súčasťou dennej rutiny. Spočiatku to tím ešte zvláda. Avšak s rastúcim objemom objednávok, viac zákazníkmi, novými pobočkami alebo novými predajnými kanálmi už kopírovanie nie je len malou nepríjemnosťou, ale prevádzkovým rizikom.

Čo skutočne spôsobuje duplikované zadávanie údajov?

Viditeľným dôvodom je zvyčajne to, že rovnaké údaje sú potrebné v dvoch alebo viacerých systémoch. Objednávka sa nachádza v e-shope, ERP, skladovom systéme, na platforme kuriérskej služby a vo fakturačnom systéme. Samo o sebe to nie je problém. Spoločnosť môže prirodzene potrebovať viac aplikácií a nie každý proces sa oplatí nútiť do jedného systému.

Problém začína, keď nie je jasné, ktorý systém je autentickým zdrojom informácií a ako sa údaje dostanú na ďalšie miesto použitia. Ak je odpoveďou „Peter to každé popoludnie prepíše“, potom proces nie je integrovaný. Je založený na ľudskom kontrolnom bode, ktorý spomaľuje, môže robiť chyby, vypadáva počas dovolenky a je ťažko sledovateľný.

Za duplikáciou často stoja štyri vzájomne prepojené prevádzkové dôvody:

• nedostatok alebo neistota v toku informácií medzi systémami;
• nezávislé pracovné metódy vytvorené rôznymi oddeleniami;
• nejasná zodpovednosť za správu údajov;
• procesy postavené na výnimkách, ktoré sa časom stali normálnou prevádzkou.

Každý z týchto dôvodov môže stačiť na to, aby zamestnanci opakovane zadávali rovnaké meno zákazníka, číslo položky, dodaciu adresu alebo výrobné údaje. Spoločne však rýchlo zvyšujú administratívu.

Nie vždy technologická chyba

Je ľahké povedať, že dva systémy nekomunikujú, takže je potrebná integrácia. To je niekedy pravda, ale nie vždy je to prvá otázka, ktorú treba riešiť. Najprv je potrebné pochopiť, prečo sa rovnaké údaje dostávajú na viac miest.

Môže sa napríklad stať, že predaj znova zaznamenáva objednávku, pretože objednávky prichádzajúce z e-shopu musia byť ešte obchodne schválené. V takom prípade nie je isté, že je potrebné znovu zadať celý súbor údajov. Možno chýba len krok schválenia, stav alebo niekoľko výnimočných údajov z pôvodného procesu.

Inokedy je kopírovanie v skutočnosti skrytá kontrola kvality. Kolega kontroluje a znovu zadáva adresu, pretože v zdrojovom systéme sú časté chybné alebo neúplné údaje. Ak sa to jednoducho automatizuje, chybné údaje sa rýchlejšie dostanú do ďalšieho systému. V tomto prípade môže byť pred zrušením zadávania údajov potrebná validácia údajov, povinné polia alebo jasnejšie spracovanie údajov o zákazníkoch.

Správna otázka teda nie je „ktorý softvér to vyrieši?“, ale ktorá fáza vytvára skutočnú obchodnú hodnotu. Kontrola, schválenie a spracovanie výnimiek môžu byť opodstatnené. Opakované zadávanie rovnakých informácií bez zmeny zvyčajne nie je.

Cena rôznych verzií údajov

Priama cena duplikovaného zadávania údajov sa dá ľahko vypočítať: koľko minút na to zamestnanec strávi, koľkokrát denne, s koľkými ľuďmi. Skutočný obchodný dopad je však väčší.

Ak sa adresa zákazníka nachádza v troch systémoch a opraví sa len v jednom, už existujú tri rôzne pravdy v spoločnosti. Sklad pripravuje zásielku na starú adresu, fakturácia používa iné údaje a zákaznícky servis nechápe, prečo sa stavy líšia. Chyba nemusí byť dramatická, ale každá oprava môže spôsobiť ďalší e-mail, telefonát, dohodu a kreditnú poznámku.

To isté sa prejavuje pri údajoch o zásobách, cenníkoch, dodávateľských číslach položiek, výrobných parametroch a stavoch projektov. Vedenie často zistí, že všetci pracujú, ale spoľahlivý report nie je k dispozícii. Nie preto, že by nebolo dosť údajov, ale preto, že údaje sa menia na viacerých miestach, v rôznych časoch a podľa rôznych pravidiel.

Ľudský dôsledok tiež nie je zanedbateľný. Čas kvalifikovaného zamestnanca nie je venovaný riešeniu problémov zákazníkov, rozhodnutiam o nákupe alebo analýze odchýlok vo výrobe, ale kopírovaniu a kontrole. Je to frustrujúca práca a navyše proces často závisí od skúseností jedného človeka. Keď nie je prítomný, ostatní nepoznajú nielen úlohu, ale ani logiku výnimiek, ktoré k nej patria.

Kde začať s vyšetrovaním?

Najlepším východiskovým bodom je konkrétny, často sa opakujúci prípad. Nie je potrebné mapovať všetky systémy celej spoločnosti naraz. Vyberte si objednávku, zaznamenanie nového zákazníka, požiadavku na nákup alebo výrobný pracovný lístok a sledujte jeho cestu.

Je dobré sa opýtať: kde sa údaje prvýkrát objavia? Kto ich môže zmeniť? V koľkých systémoch sa objavujú? Ktorý prenos je automatický, ktorý sa deje e-mailom, telefonicky alebo v tabuľke? Kto kontroluje kopírovanie a čo sa stane v prípade chyby? Už táto analýza môže odhaliť manuálne prenosy, ktoré boli predtým skryté dennou rutinou.

Je dôležité rozlíšiť potrebné opakovanie od zbytočného opakovania. Napríklad pre výrobnú objednávku môže byť oprávnené mať samostatné výrobné pokyny a záznamy o zabezpečení kvality. To však nemusí nutne znamenať nové zadávanie údajov. Spoločné základné údaje - identifikátor produktu, zákazník, množstvo, termín - by sa mali prenášať kontrolovaným spôsobom, zatiaľ čo príslušná oblasť pridáva len svoje vlastné odborné informácie.

Najprv proces, potom riešenie

Ak je známa cesta údajov a príčina duplikácie, môže sa zvážiť niekoľko opráv. Niekedy stačí objasniť, ktorý systém je zdrojom kmeňových údajov a kto je zodpovedný za ich údržbu. V iných prípadoch odstráni ručnú obchádzku pravidlo schválenia, jednotný formulár alebo štandardizovaná štruktúra čísel položiek.

Ak je skutočne potrebné pravidelne presúvať údaje medzi viacerými systémami, môže byť odôvodnená integrácia alebo cielená automatizácia. Cieľom nie je odstrániť všetky ľudské rozhodnutia. Cieľom je, aby systém prenášal to, čo už vie, a ľudia zasahovali tam, kde je potrebné zváženie, spracovanie výnimiek alebo obchodná zodpovednosť.

Niekedy sú schopnosti existujúceho systému dostatočné, len nikdy neboli vytvorené správne procesy. Inokedy je potrebné prechodné riešenie kvôli obmedzeniam staršej aplikácie. A niekedy už množstvo ručných opráv naznačuje, že je potrebné prehodnotiť architektúru. Tieto sú rôzne investície a riziká, preto sa neodporúča vopred určiť technológiu.

V prístupe CGAT nie je duplikované zadávanie údajov samostatnou administratívnou chybou, ale signálom: niekde sa prerušil spoľahlivý tok informácií. Oprava bude trvalá, ak nielen odstráni kopírovanie, ale aj objasní zodpovednosť, zdroj údajov a spracovanie výnimiek.

Najlepším prvým krokom zvyčajne nie je kúpa nového systému. Vezmite si proces, v ktorom tím každý deň zaznamenáva rovnaké údaje aspoň dvakrát, a opýtajte sa: prečo sa to vôbec musí stať? Odpoveď často hovorí viac o fungovaní spoločnosti ako akýkoľvek zoznam softvérov.