Was verursacht doppelte Dateneingaben im Unternehmen?

Jemand öffnet jeden Morgen das Admin-Interface des Webshops, lädt die Bestellungen des Vortages herunter und erfasst sie manuell im Verwaltungssystem. Anschließend erhält das Lager die Daten in einer anderen Tabelle, und die Rechnungsstellung überprüft erneut die Adresse und die Zahlungsmethode. Die Frage ist dann nicht einfach, ob was die doppelte Dateneingabe verursacht. Vielmehr, warum Menschen die Prozesse zusammenhalten, die zuverlässig Informationen weitergeben sollten.

Doppelte Dateneingaben sind selten das Ergebnis einer einzigen schlechten Entscheidung. Meistens entwickeln sie sich über Jahre hinweg: Eine temporäre Tabelle wird zur dauerhaften Lösung, ein neues System ist nicht mit dem alten verbunden, oder eine Ausnahmebehandlung wird zur täglichen Routine. Anfangs hat das Team noch alles im Griff. Mit wachsendem Bestellvolumen, mehr Kunden, neuen Standorten oder neuen Vertriebskanälen wird das Kopieren jedoch nicht mehr nur ein kleines Ärgernis, sondern ein betriebswirtschaftliches Risiko.

Was verursacht tatsächlich doppelte Dateneingaben?

Der offensichtliche Grund ist in der Regel, dass dieselben Daten in zwei oder mehr Systemen benötigt werden. Eine Bestellung erscheint im Webshop, im ERP, im Lagersystem, auf der Kurierplattform und in der Rechnungsstellung. An sich ist das kein Problem. Ein Unternehmen kann natürlich mehrere Anwendungen benötigen, und nicht jeder Prozess sollte in ein einziges System gezwungen werden.

Das Problem beginnt, wenn nicht klar ist, welches System die zuverlässige Quelle der Information ist und wie die Daten an den nächsten Verwendungsort gelangen. Wenn die Antwort darauf lautet: „Peter schreibt es jeden Nachmittag um“, dann ist der Prozess nicht integriert. Er basiert auf einem menschlichen Kontrollpunkt, der verlangsamt, Fehler machen kann, während des Urlaubs ausfällt und schwer nachvollziehbar ist.

Hinter der Duplikation stehen oft vier miteinander verbundene betriebliche Gründe:

• Fehlende oder unsichere Informationsflüsse zwischen den Systemen;
• unabhängig voneinander entwickelte Arbeitsmethoden verschiedener Abteilungen;
• unklare Datenverantwortung;
• auf Ausnahmen basierende Prozesse, die im Laufe der Zeit zur Norm wurden.

Jeder dieser Gründe kann ausreichen, damit Mitarbeiter denselben Kundennamen, Artikelnummer, Lieferadresse oder Produktionsdaten immer wieder eingeben. Zusammen erhöhen sie jedoch schnell den Verwaltungsaufwand.

Nicht immer ein technologisches Problem

Es ist einfach zu sagen, dass zwei Systeme nicht kommunizieren und daher eine Integration erforderlich ist. Das ist manchmal wahr, aber nicht immer die erste Frage, die gelöst werden muss. Zuerst muss verstanden werden, warum dieselben Daten an mehreren Stellen landen.

Es kann zum Beispiel vorkommen, dass der Vertrieb die Bestellung erneut erfasst, weil die Bestellungen aus dem Webshop noch geschäftlich genehmigt werden müssen. In diesem Fall muss möglicherweise nicht der gesamte Datenbestand erneut eingegeben werden. Vielleicht fehlt nur ein Genehmigungsschritt, ein Status oder einige Ausnahmeinformationen im ursprünglichen Prozess.

Manchmal ist das Kopieren tatsächlich eine versteckte Qualitätskontrolle. Der Kollege überprüft und gibt die Adresse erneut ein, weil im Quellsystem häufig fehlerhafte oder unvollständige Daten vorhanden sind. Wenn dies einfach automatisiert wird, gelangen die fehlerhaften Daten schneller in das nächste System. In diesem Fall kann vor der Abschaffung der Dateneingabe eine Datenvalidierung, Pflichtfelder oder eine klarere Kundenverwaltung erforderlich sein.

Die richtige Frage ist also nicht „Welche Software löst das?“, sondern „Welcher Schritt schafft echten geschäftlichen Wert?“. Kontrolle, Genehmigung und Ausnahmebehandlung können gerechtfertigt sein. Die unveränderte erneute Eingabe derselben Informationen ist es in der Regel nicht.

Die Kosten verschiedener Datenversionen

Die direkten Kosten doppelter Dateneingaben lassen sich leicht berechnen: Wie viele Minuten verbringt ein Mitarbeiter damit, wie oft täglich, mit wie vielen Personen. Die tatsächlichen geschäftlichen Auswirkungen sind jedoch größer.

Wenn die Adresse eines Kunden in drei Systemen vorhanden ist und nur in einem korrigiert wird, gibt es bereits drei verschiedene Wahrheiten im Unternehmen. Das Lager bereitet die Sendung an die alte Adresse vor, die Rechnungsstellung verwendet andere Daten, und der Kundenservice versteht nicht, warum die Status abweichen. Der Fehler ist nicht unbedingt dramatisch, aber jede Korrektur verursacht eine weitere E-Mail, einen Anruf, eine Abstimmung und eine Gutschrift.

Dasselbe zeigt sich bei Bestandsdaten, Preislisten, Lieferantennummern, Produktionsparametern und Projektstatus. Die Geschäftsleitung stellt dann oft fest, dass alle arbeiten, aber dennoch kein zuverlässiger Bericht vorliegt. Nicht, weil es nicht genug Daten gibt, sondern weil die Daten an mehreren Orten, zu unterschiedlichen Zeiten und nach unterschiedlichen Regeln geändert werden.

Auch die menschlichen Folgen sind nicht zu vernachlässigen. Die Zeit eines qualifizierten Mitarbeiters wird nicht für die Lösung von Kundenproblemen, Beschaffungsentscheidungen oder die Analyse von Produktionsabweichungen verwendet, sondern für das Kopieren und Überprüfen. Das ist frustrierende Arbeit, zudem basiert der Prozess oft auf der Erfahrung einer einzigen Person. Wenn diese nicht anwesend ist, kennen die anderen nicht nur die Aufgabe, sondern auch nicht die Logik der dazugehörigen Ausnahmen.

Wo sollte die Untersuchung beginnen?

Der nützlichste Ausgangspunkt ist ein konkreter, häufig wiederkehrender Fall. Es ist nicht notwendig, alle Systeme des gesamten Unternehmens gleichzeitig zu kartieren. Wählen Sie eine Bestellung, die Erfassung eines neuen Kunden, eine Beschaffungsanforderung oder einen Produktionsauftrag und verfolgen Sie deren Weg.

Es lohnt sich zu fragen: Wo entstehen die Daten zuerst? Wer kann sie ändern? In wie vielen Systemen erscheinen sie? Welche Übergaben sind automatisch, welche erfolgen per E-Mail, Telefon oder Tabelle? Wer überprüft das Kopieren, und was passiert im Fehlerfall? Schon diese Untersuchung macht die manuellen Übergaben sichtbar, die die tägliche Routine zuvor verdeckt hat.

Es ist wichtig, die notwendige Wiederholung von der überflüssigen zu trennen. Für einen Produktionsauftrag kann es beispielsweise gerechtfertigt sein, separate Produktionsanweisungen und Qualitätsaufzeichnungsprotokolle zu haben. Diese bedeuten jedoch nicht unbedingt eine neue Dateneingabe. Die gemeinsamen Basisdaten - Produkt-ID, Kunde, Menge, Frist - sollten auf kontrollierte Weise weitergegeben werden, während der jeweilige Bereich nur seine eigenen fachlichen Informationen ergänzt.

Erst der Prozess, dann die Lösung

Wenn der Datenfluss und die Ursache der Duplikation bekannt sind, kommen verschiedene Korrekturen in Frage. Manchmal reicht es aus, klarzustellen, welches System die Quelle der Stammdaten ist und wer für deren Pflege verantwortlich ist. In anderen Fällen beseitigt eine Genehmigungsregel, ein einheitliches Formular oder eine standardisierte Artikelnummernstruktur den manuellen Umweg.

Wenn tatsächlich regelmäßig Daten zwischen mehreren Systemen bewegt werden müssen, kann eine Integration oder gezielte Automatisierung gerechtfertigt sein. Ziel ist es nicht, jede menschliche Entscheidung zu eliminieren. Ziel ist es, dass das System das weiterleitet, was es bereits weiß, und die Menschen dort eingreifen, wo Abwägungen, Ausnahmebehandlungen oder geschäftliche Verantwortung erforderlich sind.

Manchmal reichen die Fähigkeiten des bestehenden Systems aus, nur wurde nie der richtige Prozess darin entwickelt. Manchmal ist aufgrund der Einschränkungen einer alten Anwendung eine Zwischenlösung erforderlich. Und manchmal zeigt die Vielzahl manueller Korrekturen bereits an, dass die Architektur überprüft werden muss. Diese sind unterschiedliche Investitionen und Risiken, daher ist es nicht ratsam, die Technologie im Voraus festzulegen.

In der CGAT-Perspektive ist doppelte Dateneingabe kein isolierter administrativer Fehler, sondern ein Hinweis darauf, dass irgendwo der zuverlässige Informationsfluss unterbrochen wurde. Die Korrektur wird dauerhaft sein, wenn sie nicht nur das Kopieren beseitigt, sondern auch die Verantwortung, die Datenquelle und die Behandlung von Ausnahmen klärt.

Der beste erste Schritt ist in der Regel nicht der Kauf eines neuen Systems. Nehmen Sie einen Prozess, bei dem das Team täglich dieselben Daten mindestens zweimal erfasst, und fragen Sie: Warum muss das überhaupt passieren? Die Antwort sagt oft mehr über den Betrieb des Unternehmens aus als jede Softwareliste.