Ako zrýchliť vychystávanie v sklade?

Ranný zoznam objednávok už vytlačený čaká na kolegov, napriek tomu sa práca hromadí do obeda. Komisionári prechádzajú tie isté uličky, hľadajú chýbajúci tovar, pýtajú sa na stav objednávky, a potom pri balení zistia, že jedna položka nie je správna. Keď sa objaví otázka, ako zrýchliť skladové komisionovanie, mnoho firiem okamžite myslí na nové zariadenie, čítačku čiarových kódov alebo systém riadenia skladu. Tieto môžu pomôcť, ale najprv je potrebné pochopiť, kde presne sa stráca čas.

Rýchlosť komisionovania nezávisí len od tempa pracovníkov. Pomalý proces je zvyčajne výsledkom zlej logiky pohybu tovaru, nepresných informácií, zle načasovaného doplňovania a výnimiek, ktoré tím už zvykom spracováva. Krátkodobo viac nadčasov zakrýva problém. Pri rastúcom objeme objednávok však rastú aj chyby, meškania a frustrácia zamestnancov.

Najprv zhodnoťme skutočný pracovný proces

Vo väčšine skladov existuje popísaný proces a iný, ktorý funguje v praxi. Podľa popisu objednávka prichádza, systém zadáva úlohu, komisionár zbiera tovar, potom nasleduje kontrola a odoslanie. V praxi sa môže stať, že objednávky niekto usporiada v Exceli, urgentné položky odovzdáva ústne, nedostatky sa dohodnú telefonicky a skúsený kolega si pamätá, kde je záložný sklad.

Nie je možné spoľahlivo zrýchliť to, čo nevidíme. Krátke, skutočné pozorovanie často ukáže viac než priemerné denné výkonnostné číslo. Sledujte niekoľko objednávok od prijatia až po odovzdanie dopravcovi. Nemerať len, ako dlho trvá zber, ale aj koľko času sa stráca čakaním, hľadaním, pýtaním sa, odovzdávaním a opravou chýb.

Je vhodné skúmať aj podľa typu objednávky. Iná logika je potrebná pre e-shop s mnohými malými objednávkami, pre B2B zákazníka s veľkým množstvom riadkov a pre urgentnú zásielku náhradných dielov. Ak všetky objednávky idú rovnakou trasou a s rovnakou prioritou, systém sa prispôsobuje vzácnejším, pomalším prípadom.

Správna metrika nie je len výkon za hodinu

Počet komisionovaných riadkov za hodinu je užitočný ukazovateľ, ale sám o sebe môže byť zavádzajúci. Pracovník sa môže zdať rýchlejší, ak dostáva len ľahko dostupné, často objednávané produkty. Vedenie by malo skôr vidieť, aký je celkový čas spracovania jednej objednávky, koľko chybných alebo neúplných objednávok vzniká, koľko cesty sa prejde a koľko prerušenia sa vyskytne počas zmeny.

Je vhodné pridať aj náklady na chyby do obrazu. Nesprávne vybraný produkt neznamená len opätovný zber. Spôsobuje zákaznícky servis, vrátenie, opravu faktúry, rozdiely v zásobách a v mnohých prípadoch stratu dôvery. Príliš agresívne tlačená rýchlosť preto nemusí nevyhnutne znamenať lepšiu prevádzku.

Ako zrýchliť skladové komisionovanie s menším pohybom?

Väčšina manuálnych komisionovacích procesov má najväčšiu stratu času v chôdzi. Ak kolega kvôli jednej objednávke prejde štyri rohy skladu, problém nie je v jeho pracovnom tempe, ale systém ho núti k zbytočnému pohybu.

Prvým bodom skúmania je umiestnenie produktov, teda slotting. Často objednávané produkty by mali byť na ľahko dostupnom, ergonomickom mieste. Zriedka sa pohybujúce, veľké alebo sezónne produkty môžu vyžadovať iné umiestnenie. Toto nie je jednorazový projekt preusporiadania. Objednávkové údaje, sezónne zmeny, nové produktové rady a promo akcie pravidelne menia, čo sa považuje za rýchlo sa pohybujúci produkt.

ABC analýza je dobrým východiskovým bodom, ale nestačí len pozerať na obchodnú hodnotu. Nízko hodnotný, ale často objednávaný doplnok môže spôsobiť oveľa viac času na komisionovanie než vysoko hodnotný, zriedka sa pohybujúci produkt. Blízke umiestnenie spoločne objednávaných položiek môže tiež výrazne skrátiť trasu.

Druhou otázkou je, ako sú úlohy prideľované. Zber podľa jednotlivých objednávok je jednoducho pochopiteľný, ale pri mnohých malých objednávkach z e-shopu vedie k množstvu opakujúcich sa trás. V takom prípade môže byť rýchlejšie zhromažďovanie pre viac objednávok a následné roztriedenie. Pri väčších, zložitejších objednávkach môže byť vhodné komisionovanie podľa zón, kde každý pracovník pracuje v určenej oblasti.

Neexistuje univerzálna metóda pre všetky sklady. Hromadný zber znižuje chodenie, ale zvyšuje riziko neskoršieho triedenia a miešania. Zónová prevádzka je dobre škálovateľná, ale vytvára viac odovzdávacích bodov. Pre správne rozhodnutie je dôležitý profil objednávky, sortiment produktov, fyzické vlastnosti skladu a požadovaný termín dodania.

Presnosť zásob je kapacita komisionovania

Ak systém uvádza, že produkt je na polici, ale v skutočnosti tam nie je, komisionár začne hľadať. Pozrie sa na susedné miesta, opýta sa niekoho, prípadne otvorí záložný sklad. To sa môže zdať ako niekoľko minút, ale pri stovkách objednávok to zaberie celodennú kapacitu.

Za rozdielmi v zásobách často nestojí jedna chyba. Môže to byť neskoro zaúčtované prijatie, zle spracovaný vrátený tovar, manuálne prepisovanie alebo produktový identifikátor, ktorý sa líši v e-shope, ERP a skladovej evidencii. V takých prípadoch sa kolegovia stávajú spojkou medzi systémami: kontrolujú, dohadujú a opravujú. To je zraniteľná a ťažko škálovateľná prevádzka.

Pre rýchlejšie komisionovanie je potrebné objasniť, ktorý systém je zdrojom údajov o zásobách, kedy sa aktualizujú stavy a kto je zodpovedný za riešenie rozdielov. Čiarový kód môže výrazne zlepšiť disciplínu, ale len vtedy, ak je logika kmeňových údajov, skladovacích miest a pohybov tovaru usporiadaná. Rýchly vstup údajov založený na chybných základných údajoch len rýchlejšie prenáša chybu.

Doplňovanie by nemalo byť problémom komisionára

Častou prevádzkovou chybou je, že vyčerpanie miesta na zber sa zistí až vtedy, keď tam komisionár už stojí. Vtedy ten istý človek hľadá vodiča vysokozdvižného vozíka, čaká na odovzdanie tovaru alebo sám ide k záložnému miestu. Tým sa komisionovací proces preruší, priority sa narušia.

Doplňovanie by sa malo považovať za samostatnú úlohu s vhodnými prahovými hodnotami a zodpovednosťou. Prahové hodnoty by mali sledovať skutočnú spotrebu, nie množstvo nastavené pred rokom. Ak sa z objednávkových údajov dá predvídať kampaň alebo veľká partnerská objednávka, doplňovanie sa môže načasovať aj pred špičkou.

Znížme rozhodovacie a odovzdávacie body

Papierový zoznam sám o sebe nie je zastaraným riešením, ale môže sa ľahko stať problémom, ak sa priority počas dňa menia. To isté platí, keď stav objednávky žije v samostatnej tabuľke, zásoby v inom systéme a informácie o doprave prichádzajú e-mailom. V takých prípadoch pracovník nevykonáva komisionovanie, ale zhromažďuje informácie.

Zlepšenie procesu často začína jednoduchými pravidlami: kedy sa objednávka stáva vydavateľnou, kto môže označiť urgentnosť, kedy je možné objednávku zmeniť a čo sa stane v prípade nedostatku zásob. Čím viac je ad hoc výnimiek, tým menej funguje starostlivo vytvorený poriadok.

Až potom je vhodné preskúmať, kde medzi existujúcimi systémami chýba dátové prepojenie. Spoľahlivý tok informácií medzi e-shopom, ERP, skladovým systémom, fakturačným a dopravným rozhraním môže eliminovať manuálne kopírovanie a spätnú kontrolu stavov. Nie vždy je odpoveďou nový ERP. Niekedy problém, ktorý sa predtým riešil ľudským dohadovaním, vyrieši cielená integrácia, jednoduchšie prideľovanie úloh alebo interná aplikácia.

Zmenu zavádzajme kontrolovaným spôsobom

V skladovej prevádzke môže zle pripravená zmena okamžite spôsobiť meškanie dodávok. Preto nie je vhodné počas jedného víkendu kompletne prestavať usporiadanie, logiku úloh a IT zázemie. Vyberte si skupinu produktov, zónu alebo typ objednávky, zaveďte jednu zmenu a potom merajte výsledok v porovnaní s predchádzajúcimi údajmi.

Skladových kolegov je potrebné do tejto práce zapojiť. Oni vidia ako prví, ktoré skladovacie miesta sú preplnené, ktoré produkty sa miešajú, kde sa tovar zasekáva a aké výnimky denne riešia. Cieľom nie je, aby pracovali mechanickejšie, ale aby mali menej zbytočných rozhodnutí, hľadania a opakujúcej sa administratívy.

Dobre fungujúci sklad nie je rýchly preto, že všetci bežia. Je rýchly preto, že objednávka, zásoby, pohyb tovaru a prideľovanie úloh ukazujú tú istú realitu. Ak v nasledujúcej zmene preskúmate len jednu vec, nech je to: kde sa komisionár zastaví, pretože čaká na informácie, tovar alebo rozhodnutie. Tam začína skutočné zlepšenie.