Was verursacht doppelte Dateneingaben im Unternehmen?

Jemand öffnet jeden Morgen das Admin-Interface des Webshops, lädt die Bestellungen vom Vortag herunter und erfasst sie manuell im Verwaltungssystem. Danach erhält das Lager die Daten in einer anderen Tabelle, und die Rechnungsabteilung überprüft nochmals die Adresse und die Zahlungsmethode. Die Frage ist dann nicht einfach, ob was die doppelte Dateneingabe verursacht. Vielmehr, warum Menschen die Prozesse zusammenhalten, die zuverlässig Informationen weitergeben sollten.

Doppelte Dateneingabe ist selten die Folge einer einzigen schlechten Entscheidung. Meistens entwickelt es sich über Jahre: Eine vorübergehende Tabelle wird zur dauerhaften Lösung, ein neues System ist nicht mit dem alten verbunden, oder eine Ausnahmebehandlung wird zur täglichen Routine. Anfangs hat das Team noch alles im Griff. Bei wachsendem Bestellvolumen, mehr Kunden, neuen Standorten oder neuen Vertriebskanälen ist das Kopieren jedoch nicht mehr nur eine kleine Unannehmlichkeit, sondern ein Betriebsrisiko.

Was verursacht tatsächlich die doppelte Dateneingabe?

Der offensichtliche Grund ist meist, dass dieselben Daten in zwei oder mehr Systemen benötigt werden. Eine Bestellung erscheint im Webshop, im ERP, im Lagersystem, auf der Plattform des Kurierdienstes und in der Rechnungsstellung. An sich ist das kein Problem. Ein Unternehmen kann natürlich mehrere Anwendungen benötigen, und nicht jeder Prozess sollte in ein einziges System gezwungen werden.

Das Problem beginnt, wenn nicht klar ist, welches System die zuverlässige Quelle der Informationen ist und wie die Daten zum nächsten Nutzungsort gelangen. Wenn die Antwort darauf lautet: „Peter schreibt es jeden Nachmittag um“, dann ist der Prozess nicht integriert. Er basiert auf einem menschlichen Kontrollpunkt, der verlangsamen, Fehler machen, im Urlaub ausfallen und schwer nachvollziehbar sein kann.

Hinter der Duplizierung stehen oft vier miteinander verbundene betriebliche Gründe:

• Mangel oder Unsicherheit im Informationsfluss zwischen den Systemen;
• unabhängige Arbeitsmethoden, die von verschiedenen Abteilungen entwickelt wurden;
• unklare Datenverantwortung;
• auf Ausnahmen basierende Prozesse, die mit der Zeit zum Normalbetrieb wurden.

Jeder dieser Gründe kann ausreichen, damit Mitarbeiter denselben Kundennamen, Artikelnummer, Lieferadresse oder Produktionsdaten immer wieder eingeben. Zusammen erhöhen sie jedoch schnell die Verwaltungslast.

Nicht immer ein technologischer Fehler

Es ist einfach zu sagen, dass zwei Systeme nicht kommunizieren, also ist eine Integration erforderlich. Das ist manchmal wahr, aber nicht immer die erste Frage, die gelöst werden muss. Zuerst muss verstanden werden, warum dieselben Daten an mehreren Stellen landen.

Es kann zum Beispiel vorkommen, dass der Vertrieb die Bestellung erneut erfasst, weil die Bestellungen aus dem Webshop geschäftlich noch genehmigt werden müssen. In diesem Fall ist es nicht sicher, dass der gesamte Datenbestand erneut eingegeben werden muss. Vielleicht fehlt nur ein Genehmigungsschritt, ein Status oder einige Ausnahmefälle im ursprünglichen Prozess.

Manchmal ist das Kopieren tatsächlich eine versteckte Qualitätskontrolle. Der Kollege überprüft und gibt die Adresse erneut ein, weil im Quellsystem häufig fehlerhafte oder unvollständige Daten vorliegen. Wenn dies einfach automatisiert wird, gelangen die fehlerhaften Daten schneller ins nächste System. In diesem Fall kann vor der Abschaffung der Dateneingabe eine Datenvalidierung, Pflichtfelder oder eine klarere Kundenverwaltung erforderlich sein.

Die richtige Frage ist also nicht „welche Software löst das?“, sondern welche Schritte echten Geschäftswert schaffen. Kontrolle, Genehmigung und Ausnahmebehandlung können gerechtfertigt sein. Die unveränderte, wiederholte Eingabe derselben Informationen ist es in der Regel nicht.

Der Preis verschiedener Datenversionen

Die direkten Kosten der doppelten Dateneingabe sind leicht zu berechnen: Wie viele Minuten verbringt ein Mitarbeiter damit, wie oft am Tag, mit wie vielen Personen. Die tatsächliche geschäftliche Auswirkung ist jedoch größer.

Wenn die Adresse eines Kunden in drei Systemen vorhanden ist und nur in einem korrigiert wird, existieren bereits drei verschiedene Wahrheiten im Unternehmen. Das Lager bereitet die Sendung an die alte Adresse vor, die Rechnungsstellung verwendet andere Daten, und der Kundenservice versteht nicht, warum die Status abweichen. Der Fehler ist nicht unbedingt dramatisch, aber jede Korrektur kann eine neue E-Mail, einen Anruf, Abstimmungen und Gutschriften verursachen.

Dasselbe zeigt sich bei Bestandsdaten, Preislisten, Lieferantennummern, Produktionsparametern und Projektstatus. Das Management stellt dann oft fest, dass alle arbeiten, aber dennoch kein zuverlässiger Bericht verfügbar ist. Nicht, weil es nicht genug Daten gibt, sondern weil die Daten an mehreren Stellen, zu unterschiedlichen Zeiten und nach unterschiedlichen Regeln geändert werden.

Die menschlichen Folgen sind ebenfalls nicht unerheblich. Die Zeit eines qualifizierten Mitarbeiters geht nicht für die Lösung von Kundenproblemen, Einkaufsentscheidungen oder die Analyse von Produktionsabweichungen drauf, sondern für das Kopieren und Überprüfen. Das ist frustrierende Arbeit, zudem basiert der Prozess oft auf der Erfahrung einer einzigen Person. Wenn diese nicht anwesend ist, kennen die anderen nicht nur die Aufgabe, sondern auch die Logik der dazugehörigen Ausnahmen nicht.

Wo sollte die Untersuchung beginnen?

Der nützlichste Ausgangspunkt ist ein konkreter, häufig wiederkehrender Fall. Es ist nicht notwendig, alle Systeme des gesamten Unternehmens gleichzeitig zu kartieren. Wählen Sie eine Bestellung, eine neue Kundenregistrierung, eine Einkaufsanforderung oder einen Produktionsauftrag und verfolgen Sie deren Weg.

Es lohnt sich zu fragen: Wo entstehen die Daten zuerst? Wer kann sie ändern? In wie vielen Systemen erscheinen sie? Welche Übergabe erfolgt automatisch, welche per E-Mail, Telefon oder Tabelle? Wer überprüft das Kopieren und was passiert im Fehlerfall? Schon durch diese Untersuchung werden die manuellen Übergaben sichtbar, die die tägliche Routine zuvor verdeckt hat.

Es ist wichtig, notwendige Wiederholungen von unnötigen zu trennen. Für einen Produktionsauftrag kann es beispielsweise gerechtfertigt sein, separate Produktionsanweisungen und Qualitätsaufzeichnungen zu haben. Diese bedeuten jedoch nicht unbedingt eine neue Dateneingabe. Die gemeinsamen Stammdaten - Produktkennzeichnung, Kunde, Menge, Frist - sollten kontrolliert weitergegeben werden, während der jeweilige Bereich nur seine eigenen fachlichen Informationen ergänzt.

Zuerst der Prozess, dann die Lösung

Wenn der Datenweg und die Ursache der Duplizierung bekannt sind, kommen verschiedene Korrekturen in Frage. Manchmal reicht es aus, klarzustellen, welches System die Quelle der Stammdaten ist und wer für deren Pflege verantwortlich ist. In anderen Fällen beseitigt eine Genehmigungsregel, einheitliches Formular oder standardisierte Artikelnummernstruktur den manuellen Umweg.

Wenn tatsächlich regelmäßig Daten zwischen mehreren Systemen bewegt werden müssen, kann eine Integration oder gezielte Automatisierung gerechtfertigt sein. Ziel ist es nicht, jede menschliche Entscheidung zu eliminieren. Ziel ist es, dass das System das weiterleitet, was es bereits weiß, und die Menschen dort eingreifen, wo Abwägung, Ausnahmebehandlung oder geschäftliche Verantwortung erforderlich sind.

Manchmal reichen die Fähigkeiten des bestehenden Systems aus, aber es wurden nie die richtigen Prozesse darin entwickelt. Manchmal ist aufgrund der Einschränkungen einer alten Anwendung eine Zwischenlösung erforderlich. Und manchmal zeigt die viele manuelle Korrektur bereits, dass die Architektur überprüft werden muss. Diese sind unterschiedliche Investitionen und Risiken, daher lohnt es sich nicht, die Technologie im Voraus festzulegen.

In der CGAT-Perspektive ist die doppelte Dateneingabe kein eigenständiger Verwaltungsfehler, sondern ein Hinweis darauf, dass irgendwo der zuverlässige Informationsfluss unterbrochen wurde. Die Korrektur wird dauerhaft sein, wenn sie nicht nur das Kopieren beseitigt, sondern auch die Verantwortung, die Datenquelle und die Ausnahmebehandlung klärt.

Der beste erste Schritt ist in der Regel nicht der Kauf eines neuen Systems. Nehmen Sie einen Prozess, bei dem das Team täglich dieselben Daten mindestens zweimal erfasst, und fragen Sie: Warum muss das überhaupt passieren? Die Antwort sagt oft mehr über den Betrieb des Unternehmens aus als jede Softwareliste.