Co způsobuje duplicitní zadávání dat ve firmě?

Někdo každé ráno otevře administraci e-shopu, stáhne objednávky z předchozího dne a ručně je zaznamená do podnikových systémů. Poté jsou data předána skladu v jiném souboru a fakturace znovu kontroluje adresu a způsob platby. Otázka pak není jen o tom, co způsobuje duplicitní zadávání dat. Spíše jde o to, proč lidé udržují procesy, které by měly spolehlivě předávat informace mezi sebou.

Duplicitní zadávání dat je zřídka důsledkem jednoho špatného rozhodnutí. Většinou se vyvíjí během let: dočasná tabulka se stává trvalým řešením, nový systém není propojen se starým, nebo se výjimečné případy stávají součástí každodenní rutiny. Zpočátku tým situaci zvládá. S rostoucím objemem objednávek, více zákazníky, novými pobočkami nebo prodejními kanály se však kopírování stává provozním rizikem, nikoli drobnou nepříjemností.

Co skutečně způsobuje duplicitní zadávání dat?

Viditelným důvodem obvykle je, že stejná data jsou potřebná ve dvou nebo více systémech. Objednávka se objevuje v e-shopu, ERP, skladovém systému, u kurýrní služby a ve fakturačním systému. Samo o sobě to není problém. Firma může samozřejmě potřebovat více aplikací a ne všechny procesy je vhodné vynucovat do jednoho systému.

Problém začíná, když není jasné, který systém je autentickým zdrojem informací a jak se data dostávají na další místo použití. Pokud je odpovědí „Petr to každý odpoledne přepisuje“, pak proces není integrovaný. Je založen na lidském kontrolním bodu, který zpomaluje, může chybovat, vypadnout během dovolené a je těžko sledovatelný.

Za duplikací často stojí čtyři vzájemně propojené provozní důvody:

• nedostatek nebo nejistota v toku informací mezi systémy;
• nezávislé pracovní metody vytvořené různými odděleními;
• nejasná odpovědnost za správu dat;
• procesy založené na výjimkách, které se časem staly normálními operacemi.

Každý z těchto důvodů může stačit k tomu, aby zaměstnanci znovu a znovu zadávali stejné jméno zákazníka, číslo položky, dodací adresu nebo výrobní data. Společně však rychle zvyšují administrativu.

Ne vždy technologická chyba

Je snadné říci, že dva systémy nekomunikují, takže je potřeba integrace. To je někdy pravda, ale ne vždy je to první otázka k řešení. Nejdříve je třeba pochopit, proč se stejná data dostávají na více míst.

Například prodej může znovu zadávat objednávku, protože objednávky z e-shopu musí být obchodně schváleny. V takovém případě nemusí být nutné znovu zadávat celý datový soubor. Možná chybí pouze krok schválení, status nebo několik výjimečných dat v původním procesu.

Jindy je kopírování ve skutečnosti skrytou kontrolou kvality. Kolega kontroluje a znovu zadává adresu, protože ve zdrojovém systému jsou časté chyby nebo neúplná data. Pokud se to jednoduše automatizuje, chybná data se rychleji dostanou do dalšího systému. V tomto případě může být před odstraněním zadávání dat potřeba validace dat, povinná pole nebo jasnější správa zákaznických dat.

Správná otázka tedy není „který software to vyřeší?“, ale „který krok vytváří skutečnou obchodní hodnotu“. Kontrola, schválení a zpracování výjimek mohou být oprávněné. Opakované zadávání stejných informací bez změn obvykle není.

Cena různých verzí dat

Přímé náklady na duplicitní zadávání dat lze snadno vypočítat: kolik minut tím zaměstnanec stráví, kolikrát denně, s kolika lidmi. Skutečný obchodní dopad je však větší.

Pokud je adresa zákazníka ve třech systémech a opraví se pouze v jednom, existují ve firmě tři různé pravdy. Sklad připraví zásilku na starou adresu, fakturace použije jiná data a zákaznický servis nechápe, proč se stavy liší. Chyba nemusí být dramatická, ale každá oprava může způsobit další e-mail, telefonát, dohodu a dobropis.

Totéž se objevuje u skladových dat, ceníků, čísel dodavatelských položek, výrobních parametrů a stavů projektů. Vedení často zjišťuje, že všichni pracují, ale spolehlivý report není k dispozici. Ne proto, že by nebylo dostatek dat, ale protože data se mění na více místech, v různých časech a podle různých pravidel.

Lidský důsledek také není zanedbatelný. Čas kvalifikovaného zaměstnance není věnován řešení problémů zákazníků, rozhodování o nákupech nebo analýze výrobních odchylek, ale kopírování a kontrole. Je to frustrující práce, navíc proces často závisí na zkušenostech jediného člověka. Když není přítomen, ostatní neznají nejen úkol, ale ani logiku výjimek, které k němu patří.

Kde začít s vyšetřováním?

Nejužitečnějším výchozím bodem je konkrétní, často se opakující případ. Není nutné mapovat všechny systémy celé firmy najednou. Vyberte si jednu objednávku, registraci nového zákazníka, nákupní požadavek nebo výrobní pracovní list a sledujte jeho cestu.

Je dobré se zeptat: kde se data poprvé objevují? Kdo je může upravit? Ve kterých systémech se objevují? Který přenos je automatický, který probíhá e-mailem, telefonem nebo v tabulce? Kdo kontroluje kopírování a co se stane v případě chyby? Už tato analýza může odhalit ruční předání, které každodenní rutina dříve zakrývala.

Je důležité odlišit potřebné opakování od zbytečného. Například u výrobní objednávky může být oprávněná samostatná výrobní instrukce a záznam o zajištění kvality. Ty však nemusí nutně znamenat nové zadávání dat. Společné základní údaje - identifikátor produktu, zákazník, množství, termín - by měly být předávány kontrolovaným způsobem, zatímco daná oblast doplňuje pouze své odborné informace.

Nejprve proces, poté řešení

Pokud je známá cesta dat a důvod duplikace, lze zvážit několik oprav. Někdy stačí vyjasnit, který systém je zdrojem kmenových dat a kdo je odpovědný za jejich údržbu. Jindy odstraní ruční obchvat pravidlo schválení, jednotný formulář nebo standardizovaná struktura čísel položek.

Pokud je skutečně potřeba pravidelně přesouvat data mezi více systémy, může být integrace nebo cílená automatizace oprávněná. Cílem není odstranit všechna lidská rozhodnutí. Cílem je, aby systém předával to, co již ví, a lidé zasahovali tam, kde je potřeba posouzení, zpracování výjimek nebo obchodní odpovědnost.

Někdy jsou schopnosti stávajícího systému dostatečné, jen v nich nikdy nebyl vytvořen správný proces. Jindy je kvůli omezením staré aplikace potřeba mezitímní řešení. A někdy už mnoho ručních oprav naznačuje, že je třeba přehodnotit architekturu. Tyto investice a rizika se liší, proto nemá smysl předem určovat technologii.

V přístupu CGAT není duplicitní zadávání dat samostatnou administrativní chybou, ale signálem, že někde došlo k přerušení spolehlivého toku informací. Oprava bude trvalá, pokud nejen odstraní kopírování, ale také vyjasní odpovědnost, zdroj dat a zpracování výjimek.

Nejlepší první krok obvykle není nákup nového systému. Vezměte proces, ve kterém tým denně zadává stejná data alespoň dvakrát, a zeptejte se: proč se to vůbec musí stát? Odpověď často řekne více o fungování firmy než jakýkoli seznam softwaru.