Ce cauzează introducerea duplicată a datelor în companie?

Cineva deschide în fiecare dimineață interfața de administrare a magazinului online, descarcă comenzile din ziua precedentă și le introduce manual în sistemul de gestiune. Apoi, datele sunt transmise și depozitului într-un alt tabel, iar facturarea verifică din nou adresa și metoda de plată. Întrebarea nu este pur și simplu ce cauzează introducerea duplicată a datelor. Mai degrabă, de ce oamenii sunt cei care mențin acele procese care ar trebui să transmită informațiile între ele în mod fiabil.

Introducerea duplicată a datelor este rareori rezultatul unei singure decizii greșite. De obicei, se dezvoltă de-a lungul anilor: un tabel temporar devine o soluție permanentă, un nou sistem nu se conectează la cel vechi sau gestionarea unei excepții devine parte din rutina zilnică. La început, echipa încă ține lucrurile sub control. Însă, odată cu creșterea volumului de comenzi, mai mulți clienți, o nouă locație sau un nou canal de vânzare, copierea nu mai este doar o mică neplăcere, ci un risc operațional.

Ce cauzează de fapt introducerea duplicată a datelor?

Motivul vizibil este de obicei că două sau mai multe sisteme necesită aceleași date. O comandă apare în magazinul online, în ERP, în sistemul de depozitare, pe platforma de curierat și în sistemul de facturare. În sine, acest lucru nu este o problemă. O companie poate avea nevoie de mai multe aplicații și nu toate procesele merită să fie forțate într-un singur sistem.

Problema începe atunci când nu este clar care sistem este sursa autentică a informației și cum ajung datele la următorul loc de utilizare. Dacă răspunsul este „Péter le rescrie în fiecare după-amiază”, atunci procesul nu este integrat. Se bazează pe un punct de control uman, care încetinește, poate greși, poate lipsi în timpul concediului și este greu de urmărit.

În spatele duplicării se află adesea patru motive operaționale interconectate:

• lipsa sau incertitudinea fluxului de informații între sisteme;
• metode de lucru independente dezvoltate de departamente diferite;
• responsabilitate neclară pentru gestionarea datelor;
• procese bazate pe excepții care au devenit normale în timp.

Oricare dintre acestea poate fi suficientă pentru ca angajații să introducă din nou și din nou același nume de client, cod de articol, adresă de livrare sau date de producție. Împreună, însă, cresc rapid volumul de muncă administrativă.

Nu întotdeauna o eroare tehnologică

Este ușor să spui că două sisteme nu comunică, deci este nevoie de integrare. Acest lucru este uneori adevărat, dar nu este întotdeauna prima problemă care trebuie rezolvată. Mai întâi trebuie înțeles de ce aceleași date ajung în mai multe locuri.

De exemplu, poate fi cazul că vânzările înregistrează din nou comanda deoarece comenzile din magazinul online trebuie aprobate din punct de vedere comercial. În acest caz, nu este neapărat necesar să se introducă din nou întregul set de date. Poate lipsi doar un pas de aprobare, un statut sau câteva date excepționale din procesul original.

Alteori, copierea este de fapt un control de calitate ascuns. Colegul verifică și introduce din nou adresa deoarece în sistemul sursă sunt frecvente datele incorecte sau incomplete. Dacă acest lucru este automatizat pur și simplu, datele incorecte ajung mai repede în următorul sistem. În acest caz, înainte de a elimina introducerea datelor, poate fi necesară validarea datelor, câmpuri obligatorii sau o gestionare mai clară a datelor clienților.

Întrebarea corectă nu este „ce software rezolvă?”, ci care pas creează valoare reală de afaceri. Controlul, aprobarea și gestionarea excepțiilor pot fi justificate. Reintroducerea aceleași informații fără modificări, de obicei, nu este.

Costul diferitelor versiuni de date

Costul direct al introducerii duplicate a datelor este ușor de calculat: câte minute petrece un angajat cu aceasta, de câte ori pe zi, cu câți oameni. Impactul real asupra afacerii este însă mai mare.

Dacă adresa clientului apare în trei sisteme și este corectată doar într-unul, deja există trei adevăruri diferite în companie. Depozitul pregătește expedierea la adresa veche, facturarea folosește alte date, iar serviciul clienți nu înțelege de ce diferă statusurile. Eroarea nu este neapărat dramatică, dar fiecare corectare poate cauza un alt e-mail, apel telefonic, coordonare și creditare.

Același lucru apare și în cazul datelor de stoc, listelor de prețuri, codurilor de articol ale furnizorilor, parametrilor de producție și statusurilor proiectelor. Conducerea constată adesea că toată lumea lucrează, dar nu există un raport de încredere disponibil. Nu pentru că nu există suficiente date, ci pentru că datele se schimbă în mai multe locuri, la momente diferite și conform unor reguli diferite.

Consecințele umane nu sunt nici ele neglijabile. Timpul unui angajat calificat nu este petrecut pentru a rezolva problemele clienților, a lua decizii de achiziție sau a analiza abaterile de producție, ci pentru copiere și verificare. Aceasta este o muncă frustrantă și, în plus, procesul se bazează adesea pe experiența unei singure persoane. Când aceasta nu este prezentă, ceilalți nu cunosc doar sarcina, ci nici logica excepțiilor asociate.

De unde să începeți investigația?

Cel mai util punct de plecare este un caz concret, care se repetă frecvent. Nu trebuie să cartografiați toate sistemele companiei simultan. Alegeți o comandă, înregistrarea unui nou client, o cerere de achiziție sau un ordin de lucru de producție și urmăriți-i parcursul.

Este util să întrebați: unde se generează prima dată datele? Cine le poate modifica? În câte sisteme apar? Care transfer este automat, care se face prin e-mail, telefon sau tabel? Cine verifică copierea și ce se întâmplă în caz de eroare? Chiar și această investigație va face vizibile acele transferuri manuale pe care rutina zilnică le-a ascuns anterior.

Este important să separați repetiția necesară de cea inutilă. De exemplu, pentru o comandă de producție, poate fi justificată o instrucțiune de producție separată și un registru de asigurare a calității. Acestea nu implică neapărat introducerea de noi date. Datele de bază comune - identificatorul produsului, clientul, cantitatea, termenul - ar trebui să fie transmise într-un mod controlat, în timp ce fiecare domeniu își completează doar informațiile profesionale proprii.

Mai întâi proces, apoi soluție

Dacă este cunoscut parcursul datelor și cauza duplicării, pot fi luate în considerare mai multe corecții. Uneori este suficient să clarificați care sistem este sursa datelor de bază și cine este responsabil pentru întreținerea acestora. În alte cazuri, o regulă de aprobare, un formular unificat sau o structură standardizată a codurilor de articol elimină ocolirea manuală.

Dacă este necesar să mutați datele între mai multe sisteme în mod regulat, atunci integrarea sau automatizarea țintită poate fi justificată. Scopul nu este să eliminați toate deciziile umane. Scopul este ca sistemul să transmită ceea ce deja știe, iar oamenii să intervină acolo unde este nevoie de evaluare, gestionarea excepțiilor sau responsabilitate de afaceri.

Există cazuri în care capacitățile sistemului existent sunt suficiente, dar nu au fost niciodată dezvoltate procesele corespunzătoare în cadrul acestora. Există cazuri în care, din cauza limitărilor unei aplicații vechi, este necesară o soluție intermediară. Și există cazuri în care numeroasele corecții manuale indică faptul că arhitectura trebuie revizuită. Acestea sunt investiții și riscuri diferite, deci nu este recomandat să se stabilească tehnologia dinainte.

În viziunea CGAT, introducerea duplicată a datelor nu este o eroare administrativă independentă, ci un semnal că undeva s-a întrerupt fluxul de informații de încredere. Corecția va fi durabilă dacă nu doar elimină copierea, ci clarifică și responsabilitatea, sursa datelor și gestionarea excepțiilor.

Cel mai bun prim pas nu este de obicei achiziționarea unui nou sistem. Luați un proces în care echipa introduce aceleași date de cel puțin două ori pe zi și întrebați: de ce trebuie să se întâmple acest lucru? Răspunsul spune adesea mai multe despre funcționarea companiei decât orice listă de software.