Cum să accelerăm procesul de comisionare în depozit?

Lista de comenzi de dimineață este deja tipărită și așteaptă colegii, totuși până la prânz se acumulează munca. Pickerii parcurg aceleași coridoare, caută stocuri lipsă, întreabă despre starea comenzii, iar la masa de ambalare se constată că un articol nu este corespunzător. Când apare întrebarea cum să accelerăm picking-ul în depozit, multe companii se gândesc imediat la un nou echipament, un cititor de coduri de bare sau un sistem de management al depozitului. Acestea pot ajuta, dar mai întâi merită să înțelegem exact unde se pierde timpul.

Viteza picking-ului nu depinde doar de ritmul angajaților. Procesul lent este de obicei rezultatul unei logici de mișcare a mărfurilor defectuoase, informații inexacte, reumpleri prost programate și excepții pe care echipa le gestionează din obișnuință. Pe termen scurt, orele suplimentare ascund problema. Însă, odată cu creșterea volumului de comenzi, cresc și erorile, întârzierile și frustrarea angajaților.

Mai întâi evaluăm procesul de lucru efectiv

În majoritatea depozitelor există un proces documentat și altul care funcționează în realitate. Conform descrierii, comanda este primită, sistemul atribuie sarcina, pickerul colectează marfa, urmează verificarea și expedierea. În practică, este posibil ca comenzile să fie gestionate în Excel, articolele urgente să fie transmise verbal, lipsurile să fie coordonate telefonic, iar un coleg experimentat să țină minte unde există stoc de rezervă.

Nu se poate accelera în mod fiabil ceea ce nu vedem. O observație scurtă și reală arată adesea mai mult decât performanța medie zilnică. Urmăriți câteva comenzi de la primire până la predarea către transportator. Nu măsurați doar cât durează colectarea, ci și cât timp se pierde cu așteptarea, căutarea, întrebările suplimentare, predarea și corectarea erorilor.

Merită să se investigheze separat pe tipuri de comenzi. O logică diferită este necesară pentru comenzile mici și frecvente ale unui magazin online, pentru comenzile mari ale unui client B2B și pentru o expediere urgentă de piese de schimb. Dacă toate comenzile urmează aceeași rută și au aceeași prioritate, sistemul se adaptează la cazurile mai rare și mai lente.

Indicatorul potrivit nu este doar performanța pe oră

Numărul de linii pickate pe oră este un indicator util, dar poate fi înșelător de unul singur. Un angajat poate părea mai rapid dacă primește doar produse ușor accesibile și frecvent comandate. Conducerea ar trebui să vadă mai degrabă cât este timpul total de procesare pe comandă, câte comenzi sunt greșite sau incomplete, cât este distanța parcursă și câte întreruperi au loc pe tură.

Costul erorilor ar trebui, de asemenea, adăugat la imagine. Un produs pickat greșit nu înseamnă doar repickare. Provoacă o problemă de servicii pentru clienți, returnare, corecție de factură, discrepanță de stoc și, în multe cazuri, pierderea încrederii. Prin urmare, o viteză prea agresivă nu înseamnă neapărat o funcționare mai bună.

Cum să accelerăm picking-ul în depozit cu mai puțină mișcare?

În majoritatea proceselor de picking manual, mersul pe jos este cea mai mare pierdere de timp. Dacă un coleg parcurge cele patru colțuri ale depozitului pentru o comandă, problema nu este ritmul său de lucru, ci sistemul care îl obligă la mișcări inutile.

Primul punct de verificare este plasarea produselor, adică slotting-ul. Produsele frecvent comandate trebuie să fie ușor accesibile și plasate ergonomic. Produsele rareori mișcate, cu cerințe mari de spațiu sau sezoniere pot necesita o altă plasare. Aceasta nu este un proiect unic de rearanjare. Datele de comandă, schimbările sezoniere, noile linii de produse și promoțiile schimbă regulat ceea ce este considerat un produs cu rotație rapidă.

Analiza ABC este un bun punct de plecare, dar nu este suficient să privim doar valoarea traficului. Un accesoriu cu valoare scăzută, dar frecvent comandat, poate cauza mult mai mult timp de picking decât un produs cu valoare mare, dar rar mișcat. Plasarea articolelor comandate împreună în apropiere poate reduce semnificativ traseul.

A doua întrebare este cum sunt atribuite sarcinile. Picking-ul pe comandă unică este ușor de înțeles, dar pentru multe comenzi mici de magazin online rezultă în multe trasee repetitive. În astfel de situații, colectarea pentru mai multe comenzi, urmată de sortarea ulterioară, poate fi mai rapidă. Pentru comenzi mai mari și complexe, picking-ul pe zone poate fi adecvat, unde fiecare angajat lucrează într-o zonă desemnată.

Nu există o metodă valabilă pentru toate depozitele. Picking-ul în loturi reduce mersul, dar crește riscul de sortare ulterioară și amestecare. Funcționarea pe zone este bine scalabilă, dar creează mai multe puncte de predare. Pentru a lua decizia corectă, profilul comenzilor, sortimentul de produse, caracteristicile fizice ale depozitului și termenul de livrare dorit contează împreună.

Precizia stocului este capacitatea de picking

Dacă sistemul indică faptul că un produs este pe raft, dar de fapt nu este acolo, pickerul începe să caute. Verifică locațiile adiacente, întreabă pe cineva sau poate desface un stoc de rezervă. Acest lucru poate părea câteva minute, dar pentru sute de comenzi, consumă capacitatea unei zile întregi.

Discrepanța de stoc nu este adesea cauzată de o singură eroare. Poate fi o recepție înregistrată târziu, o returnare gestionată greșit, un transfer manual suprapus sau un identificator de produs care apare diferit în magazinul online, ERP și înregistrările depozitului. În astfel de cazuri, colegii devin legătura între sisteme: verifică, coordonează și corectează. Aceasta este o funcționare vulnerabilă și greu de scalat.

Pentru a accelera picking-ul, trebuie clarificat care sistem este sursa datelor de stoc, când sunt actualizate stările și cine este responsabil pentru gestionarea discrepanțelor. Identificarea cu coduri de bare poate îmbunătăți mult disciplina, dar doar dacă structura articolelor, locațiile de stocare și logica mișcărilor mărfurilor sunt ordonate. O introducere rapidă de date bazată pe o bază de date eronată doar transmite mai rapid eroarea.

Reumplerea nu trebuie să fie problema pickerului

O eroare frecventă de funcționare este că epuizarea locației de picking este observată doar când pickerul este deja acolo. În acest caz, aceeași persoană caută un stivuitorist, așteaptă predarea mărfii sau merge singură la locația de rezervă. Procesul de picking este astfel întrerupt, iar prioritățile sunt perturbate.

Reumplerea trebuie tratată ca o sarcină separată, cu praguri și responsabilități adecvate. Pragurile trebuie să urmeze consumul real, nu o cantitate stabilită cu un an în urmă. Dacă din datele de comandă se poate anticipa o campanie sau o comandă mare de la un partener, reumplerea poate fi programată înainte de vârf.

Reducem punctele de decizie și predare

Lista pe hârtie nu este o soluție depășită în sine, dar devine ușor o problemă dacă prioritățile se schimbă în timpul zilei. Același lucru este valabil și atunci când starea comenzii există într-un tabel separat, stocul într-un alt sistem, iar informațiile de transport sosesc prin e-mail. În astfel de cazuri, angajatul nu face picking, ci colectează informații.

Îmbunătățirea procesului începe adesea cu reguli simple: când devine o comandă disponibilă pentru livrare, cine poate marca urgența, când se poate modifica o comandă și ce se întâmplă în caz de lipsă de stoc. Cu cât există mai multe excepții ad-hoc, cu atât mai puțin funcționează ordinea atent stabilită.

Abia apoi merită să se examineze unde lipsește conexiunea de date între sistemele existente. Un flux de informații fiabil între un magazin online, ERP, sistemul de depozit, facturare și platforma transportatorului poate elimina copierea manuală și verificarea stărilor. Nu întotdeauna un nou ERP este răspunsul. Uneori, o integrare țintită, o alocare mai simplă a sarcinilor sau o aplicație internă rezolvă o problemă care anterior era gestionată prin coordonare umană.

Introducem schimbarea într-un mod controlat

În funcționarea depozitului, o schimbare prost pregătită poate provoca imediat întârzieri la livrare. De aceea, nu este recomandat să se reconstruiască complet aranjamentul, logica sarcinilor și infrastructura IT într-un singur weekend. Alegeți un grup de produse, o zonă sau un tip de comandă, introduceți o modificare și apoi măsurați rezultatul în comparație cu datele anterioare.

Colegiile din depozit trebuie implicate în această muncă. Ei văd primii care locații de stocare sunt aglomerate, care produse se amestecă, unde se blochează marfa și ce excepții gestionează zilnic. Scopul nu este să lucreze mai mecanic, ci să aibă mai puține decizii inutile, căutări și administrări repetitive de efectuat.

Un depozit bine funcțional nu este rapid pentru că toată lumea aleargă. Este rapid pentru că comanda, stocul, mișcarea mărfurilor și alocarea sarcinilor reflectă aceeași realitate. Dacă în următoarea tură se examinează un singur lucru, să fie acela: unde se oprește pickerul pentru că așteaptă informații, marfă sau o decizie. Acolo începe îmbunătățirea reală.