Hogyan gyorsítsuk a raktári komissiózást?

A reggeli rendelési lista már kinyomtatva várja a kollégákat, mégis délre torlódik fel a munka. A komissiózók ugyanazokat a folyosókat járják végig, hiányzó készletet keresnek, visszakérdeznek a rendelés státuszára, majd a csomagolóasztalnál derül ki, hogy egy tétel nem megfelelő. Amikor felmerül a kérdés, hogyan gyorsítsuk a raktári komissiózást, sok vállalat azonnal új eszközre, vonalkódolvasóra vagy raktárirányítási rendszerre gondol. Ezek segíthetnek, de előbb érdemes megérteni, pontosan hol vész el az idő.

A komissiózás sebessége nem egyszerűen a dolgozók tempójától függ. A lassú folyamat jellemzően rossz árumozgási logikából, pontatlan információból, rosszul időzített utántöltésből és olyan kivételekből áll össze, amelyeket a csapat már megszokásból kezel. Rövid távon a több túlóra elfedi a problémát. Növekvő rendelésállománynál azonban a hibák, a késések és a dolgozói frusztráció is vele együtt nőnek.

Először a tényleges munkafolyamatot mérjük fel

A legtöbb raktárban létezik egy leírt folyamat és egy másik, amely a valóságban működik. A leírás szerint a rendelés beérkezik, a rendszer feladatot ad, a komissiózó összeszedi az árut, majd az ellenőrzés és a feladás következik. A gyakorlatban lehet, hogy a rendeléseket valaki Excelben rendezi, a sürgős tételeket szóban adja át, a hiányokat telefonon egyeztetik, és egy tapasztalt kolléga fejben tartja, melyik helyen van tartalék készlet.

Nem lehet megbízhatóan gyorsítani azt, amit nem látunk. Egy rövid, valós megfigyelés gyakran többet mutat, mint az átlagos napi teljesítményszám. Kövessenek végig néhány rendelést a beérkezéstől a fuvarozónak való átadásig. Ne csak azt mérjék, mennyi ideig tart a szedés, hanem azt is, mennyi idő telik el várakozással, kereséssel, visszakérdezéssel, átadással és hibajavítással.

Érdemes rendeléstípusonként is külön vizsgálódni. Más logika kell egy webshop sok kis tételes rendeléséhez, egy B2B vevő nagy mennyiségű sorához és egy sürgős pótalkatrész-küldeményhez. Ha minden rendelés ugyanazon az útvonalon és ugyanazzal a prioritással halad, a rendszer a ritkább, lassabb esetekhez igazodik.

A megfelelő mérőszám nem csak a soróránkénti teljesítmény

A komissiózott sorok óránkénti száma hasznos mutató, de önmagában félrevezető lehet. Egy dolgozó gyorsabbnak tűnhet, ha csak könnyen elérhető, gyakran rendelt termékeket kap. A vezetésnek inkább azt kell látnia, hogy mennyi az egy rendelésre jutó teljes átfutási idő, hány hibás vagy hiányos rendelés keletkezik, mennyi a megtett út, és hány megszakítás történik műszakonként.

A hibák költségét is célszerű hozzáadni a képhez. Egy rosszul kiszedett termék nem csupán újraszedést jelent. Ügyfélszolgálati ügyet, visszaszállítást, számlakorrekciót, készleteltérést és sok esetben bizalomvesztést okoz. A túl agresszíven hajtott sebesség ezért nem feltétlenül jobb működés.

Hogyan gyorsítsuk a raktári komissiózást kevesebb mozgással?

A legtöbb kézi komissiózási folyamatban a gyaloglás a legnagyobb időveszteség. Ha egy kolléga egy rendelés miatt a raktár négy sarkát bejárja, nem a munkatempójával van gond, hanem a rendszer kényszeríti felesleges mozgásra.

Az első vizsgálati pont a termékelhelyezés, vagyis a slotting. A gyakran rendelt termékeknek könnyen elérhető, ergonomikus helyen kell lenniük. A ritkán mozgó, nagy helyigényű vagy szezonális áruk más elhelyezést indokolhatnak. Ez nem egyszeri átrendezési projekt. A rendelési adatok, a szezonális változások, az új termékvonalak és a promóciók rendszeresen megváltoztatják, mi számít gyorsan forgó terméknek.

Az ABC-elemzés jó kiindulópont, de nem elég csak a forgalmi értéket nézni. Egy alacsony értékű, de gyakran rendelt kiegészítő sokkal több komissiózási időt okozhat, mint egy nagy értékű, ritkán mozgó termék. A közösen rendelt cikkek egymáshoz közeli elhelyezése szintén jelentősen csökkentheti az útvonalat.

A második kérdés az, hogyan adják ki a feladatokat. Egyedi rendelésenkénti szedés egyszerűen érthető, de sok kis webshopos rendelésnél rengeteg ismétlődő útvonalat eredményez. Ilyen helyzetben a több rendeléshez történő gyűjtés, majd a későbbi szétválogatás gyorsabb lehet. Nagyobb, összetett rendelések esetén viszont a zónánkénti komissiózás lehet célszerű, ahol minden munkatárs egy kijelölt területen dolgozik.

Nincs minden raktárra érvényes módszer. A kötegelt szedés csökkenti a járkálást, de növeli a későbbi szortírozás és az összekeverés kockázatát. A zónás működés jól skálázható, viszont több átadási pontot hoz létre. A megfelelő döntéshez a rendelési profil, a termékválaszték, a raktár fizikai adottságai és a kívánt kiszállítási határidő együtt számít.

A készletpontosság komissiózási kapacitás

Ha a rendszer szerint egy termék a polcon van, de valójában nincs ott, a komissiózó keresni kezd. Megnézi a szomszédos helyeket, megkérdez valakit, esetleg tartalék készletet bont meg. Ez néhány percnek tűnik, de sok száz rendelésnél az egész napos kapacitást elviszi.

A készleteltérés mögött gyakran nem egyetlen hiba áll. Lehet későn könyvelt beérkeztetés, rosszul kezelt visszáru, egymásra épülő manuális átvezetés vagy olyan termékazonosító, amely webshopban, ERP-ben és raktári nyilvántartásban eltérően szerepel. Ilyenkor a kollégák válnak a rendszerek közötti kapcsolattá: ellenőriznek, egyeztetnek és javítanak. Ez sérülékeny és nehezen skálázható működés.

A gyorsabb komissiózáshoz tisztázni kell, mely rendszer a készletadat forrása, mikor frissülnek az állapotok, és ki felel az eltérések kezeléséért. A vonalkódos azonosítás sokat javíthat a fegyelmen, de csak akkor, ha a cikktörzs, a tárolóhelyek és az árumozgások logikája rendezett. Egy hibás alapadatra épített gyors adatbevitel csak gyorsabban viszi tovább a hibát.

Az utántöltés ne a komissiózó problémája legyen

Gyakori működési hiba, hogy a szedőhely kifogyását csak akkor veszik észre, amikor a komissiózó már ott áll. Ekkor ugyanaz az ember keres targoncást, vár az áruátadásra vagy maga indul a tartalék helyhez. A komissiózási folyamat ezzel megszakad, a prioritások felborulnak.

Az utántöltést elkülönített feladatként kell kezelni, megfelelő küszöbértékekkel és felelőssel. A küszöbértékeknek a tényleges fogyást kell követniük, nem egy éve beállított mennyiséget. Ha a rendelési adatokból előre látható egy kampány vagy egy nagy partneri rendelés, az utántöltés időzíthető a csúcs előtt is.

Csökkentsük a döntési és átadási pontokat

A papíralapú lista önmagában nem elavult megoldás, de könnyen problémává válik, ha a prioritások napközben változnak. Ugyanez igaz arra, amikor a rendelés státusza külön táblázatban él, a készlet egy másik rendszerben, a fuvarozási információ pedig e-mailben érkezik. Ilyenkor a dolgozó nem a komissiózást végzi, hanem információt gyűjt.

A folyamat javítása gyakran egyszerű szabályokkal kezdődik: mely rendelés mikor válik kiadhatóvá, ki jelölhet sürgősséget, mikor lehet rendelést módosítani, és mi történik készlethiány esetén. Minél több az ad hoc kivétel, annál kevésbé működik a gondosan kialakított sorrend.

Csak ezután érdemes megvizsgálni, hogy a meglévő rendszerek között hol hiányzik az adatkapcsolat. Egy webshop, ERP, raktári rendszer, számlázó és fuvarozói felület közötti megbízható információáramlás megszüntetheti a kézi másolást és a státuszok visszaellenőrzését. Nem mindig új ERP a válasz. Előfordul, hogy egy célzott integráció, egy egyszerűbb feladatkiosztás vagy egy belső alkalmazás old meg olyan problémát, amelyet korábban emberi egyeztetéssel kezeltek.

A változást ellenőrzött módon vezessük be

A raktári működésben egy rosszul előkészített változtatás azonnal kiszállítási késést okozhat. Ezért nem célszerű egyetlen hétvége alatt teljesen átépíteni az elrendezést, a feladatlogikát és az informatikai hátteret. Válasszanak ki egy termékcsoportot, egy zónát vagy egy rendeléstípust, vezessenek be egy módosítást, majd mérjék az eredményt a korábbi adatokhoz képest.

A raktári kollégákat ebbe a munkába be kell vonni. Ők látják először, mely tárolóhelyek zsúfoltak, mely termékek keverednek, hol akad el az áru, és milyen kivételeket kezelnek naponta. A cél nem az, hogy gépiesebben dolgozzanak, hanem hogy kevesebb felesleges döntést, keresést és ismétlődő adminisztrációt kelljen végezniük.

A jól működő raktár nem attól gyors, hogy mindenki rohan. Attól gyors, hogy a rendelés, a készlet, az árumozgás és a feladatkiosztás ugyanazt a valóságot mutatja. Ha a következő műszakban csak egy dolgot vizsgálnak meg, az legyen az: hol áll meg a komissiózó azért, mert információra, árura vagy döntésre vár. Ott kezdődik a valódi javítás.