Jak przyspieszyć kompletację zamówień w magazynie?

Lista zamówień porannych jest już wydrukowana i czeka na kolegów, a mimo to praca spiętrza się do południa. Kompletujący przemierzają te same korytarze, szukają brakujących zapasów, dopytują o status zamówienia, a przy stole pakowania okazuje się, że jeden z artykułów jest nieodpowiedni. Kiedy pojawia się pytanie, jak przyspieszyć kompletację w magazynie, wiele firm natychmiast myśli o nowym sprzęcie, czytniku kodów kreskowych lub systemie zarządzania magazynem. Mogą one pomóc, ale najpierw warto zrozumieć, gdzie dokładnie traci się czas.

Szybkość kompletacji nie zależy wyłącznie od tempa pracy pracowników. Wolny proces zazwyczaj wynika z błędnej logiki przepływu towarów, niedokładnych informacji, źle zaplanowanego uzupełniania i wyjątków, które zespół obsługuje z przyzwyczajenia. Krótkoterminowo nadgodziny maskują problem. Jednak przy rosnącej liczbie zamówień rosną również błędy, opóźnienia i frustracja pracowników.

Najpierw oceńmy rzeczywisty proces pracy

W większości magazynów istnieje opisany proces i inny, który działa w rzeczywistości. Zgodnie z opisem zamówienie jest przyjmowane, system przydziela zadanie, kompletujący zbiera towar, a następnie następuje kontrola i wysyłka. W praktyce zamówienia mogą być sortowane w Excelu, pilne pozycje przekazywane ustnie, braki uzgadniane telefonicznie, a doświadczony kolega pamięta, gdzie znajdują się zapasy.

Nie można niezawodnie przyspieszyć tego, czego się nie widzi. Krótkie, rzeczywiste obserwacje często pokazują więcej niż średnie dzienne wyniki. Śledź kilka zamówień od momentu przyjęcia do przekazania przewoźnikowi. Mierz nie tylko czas kompletacji, ale także czas oczekiwania, poszukiwania, dopytywania, przekazywania i poprawiania błędów.

Warto również badać zamówienia według typu. Inna logika jest potrzebna dla wielu małych zamówień sklepu internetowego, dużych ilości zamówień B2B i pilnych przesyłek części zamiennych. Jeśli wszystkie zamówienia podążają tą samą trasą i mają ten sam priorytet, system dostosowuje się do rzadszych, wolniejszych przypadków.

Odpowiednia miara to nie tylko wydajność na godzinę

Liczba skompletowanych pozycji na godzinę to przydatny wskaźnik, ale może być mylący. Pracownik może wydawać się szybszy, jeśli otrzymuje tylko łatwo dostępne, często zamawiane produkty. Kierownictwo powinno raczej widzieć, ile wynosi całkowity czas realizacji jednego zamówienia, ile powstaje błędnych lub niekompletnych zamówień, ile jest pokonywanej drogi i ile przerw występuje na zmianę.

Warto również uwzględnić koszty błędów. Źle skompletowany produkt oznacza nie tylko ponowne kompletowanie. Powoduje to sprawę w obsłudze klienta, zwrot, korektę faktury, różnice w zapasach i często utratę zaufania. Zbyt agresywne dążenie do szybkości niekoniecznie oznacza lepsze działanie.

Jak przyspieszyć kompletację w magazynie przy mniejszej ilości ruchu?

W większości ręcznych procesów kompletacji chodzenie jest największą stratą czasu. Jeśli pracownik musi przejść przez cztery rogi magazynu z powodu jednego zamówienia, problem nie leży w jego tempie pracy, ale w systemie, który wymusza niepotrzebny ruch.

Pierwszym punktem do zbadania jest rozmieszczenie produktów, czyli slotting. Często zamawiane produkty powinny być łatwo dostępne i ergonomicznie rozmieszczone. Rzadko przemieszczane, duże lub sezonowe towary mogą wymagać innego rozmieszczenia. To nie jest jednorazowy projekt reorganizacji. Dane zamówień, zmiany sezonowe, nowe linie produktów i promocje regularnie zmieniają, co jest szybko rotującym produktem.

Analiza ABC to dobry punkt wyjścia, ale nie wystarczy patrzeć tylko na wartość obrotu. Niska wartość, ale często zamawiany dodatek może powodować znacznie więcej czasu kompletacji niż produkt o wysokiej wartości, ale rzadko przemieszczany. Bliskie rozmieszczenie wspólnie zamawianych artykułów również może znacząco skrócić trasę.

Drugie pytanie dotyczy sposobu przydzielania zadań. Kompletacja na zamówienie jest łatwa do zrozumienia, ale przy wielu małych zamówieniach internetowych prowadzi do wielu powtarzających się tras. W takiej sytuacji zbieranie dla wielu zamówień, a następnie późniejsze sortowanie może być szybsze. W przypadku większych, złożonych zamówień może być wskazana kompletacja strefowa, gdzie każdy pracownik pracuje na wyznaczonym obszarze.

Nie ma jednej metody dla każdego magazynu. Kompletacja grupowa zmniejsza chodzenie, ale zwiększa ryzyko późniejszego sortowania i pomyłek. Działanie strefowe jest dobrze skalowalne, ale tworzy więcej punktów przekazywania. Do podjęcia właściwej decyzji potrzebny jest profil zamówień, asortyment produktów, fizyczne cechy magazynu i pożądany termin dostawy.

Dokładność zapasów to zdolność kompletacji

Jeśli system wskazuje, że produkt jest na półce, ale w rzeczywistości go tam nie ma, kompletujący zaczyna szukać. Sprawdza sąsiednie miejsca, pyta kogoś, ewentualnie otwiera zapas. To wydaje się kilka minut, ale przy setkach zamówień pochłania całodzienną zdolność.

Za różnicą w zapasach często nie stoi jeden błąd. Może to być późne księgowanie przyjęcia, źle obsługiwany zwrot, nakładające się ręczne przekazywanie lub identyfikator produktu, który różni się w sklepie internetowym, ERP i rejestrze magazynowym. W takich przypadkach pracownicy stają się łącznikiem między systemami: sprawdzają, uzgadniają i poprawiają. To podatne na błędy i trudne do skalowania działanie.

Aby przyspieszyć kompletację, należy wyjaśnić, który system jest źródłem danych o zapasach, kiedy aktualizowane są stany i kto odpowiada za obsługę różnic. Identyfikacja kodów kreskowych może znacznie poprawić dyscyplinę, ale tylko wtedy, gdy baza danych artykułów, lokalizacje magazynowe i logika przepływu towarów są uporządkowane. Szybkie wprowadzanie danych oparte na błędnych podstawach tylko szybciej przenosi błąd.

Uzupełnianie zapasów nie powinno być problemem kompletującego

Częstym błędem operacyjnym jest to, że brak na miejscu kompletacji zauważany jest dopiero wtedy, gdy kompletujący już tam stoi. Wtedy ta sama osoba szuka operatora wózka widłowego, czeka na przekazanie towaru lub sama idzie do miejsca zapasowego. Proces kompletacji zostaje przerwany, a priorytety się zmieniają.

Uzupełnianie zapasów powinno być traktowane jako oddzielne zadanie, z odpowiednimi progami i odpowiedzialnością. Progi powinny śledzić rzeczywiste zużycie, a nie ilość ustawioną rok temu. Jeśli z danych zamówień można przewidzieć kampanię lub duże zamówienie partnerskie, uzupełnianie można zaplanować przed szczytem.

Zredukujmy punkty decyzyjne i przekazywania

Papierowa lista sama w sobie nie jest przestarzałym rozwiązaniem, ale łatwo staje się problemem, gdy priorytety zmieniają się w ciągu dnia. To samo dotyczy sytuacji, gdy status zamówienia istnieje w oddzielnej tabeli, zapasy w innym systemie, a informacje o transporcie przychodzą e-mailem. W takim przypadku pracownik nie zajmuje się kompletacją, ale zbiera informacje.

Poprawa procesu często zaczyna się od prostych zasad: które zamówienie kiedy staje się gotowe do wydania, kto może oznaczyć pilność, kiedy można zmodyfikować zamówienie i co się dzieje w przypadku braku zapasów. Im więcej wyjątków ad hoc, tym mniej działa starannie zaplanowana kolejność.

Dopiero potem warto sprawdzić, gdzie brakuje połączenia danych między istniejącymi systemami. Niezawodny przepływ informacji między sklepem internetowym, ERP, systemem magazynowym, fakturowaniem i platformą przewoźnika może wyeliminować ręczne kopiowanie i weryfikację statusów. Nowy ERP nie zawsze jest odpowiedzią. Czasami celowana integracja, prostsze przydzielanie zadań lub wewnętrzna aplikacja rozwiązuje problem, który wcześniej był obsługiwany przez ludzkie uzgodnienia.

Wprowadzajmy zmiany w kontrolowany sposób

W działaniu magazynu źle przygotowana zmiana może natychmiast spowodować opóźnienia w wysyłce. Dlatego nie warto przebudowywać całego układu, logiki zadań i zaplecza informatycznego w jeden weekend. Wybierz grupę produktów, strefę lub typ zamówienia, wprowadź zmianę, a następnie zmierz wynik w porównaniu do wcześniejszych danych.

Pracowników magazynu należy zaangażować w tę pracę. To oni widzą najpierw, które miejsca składowania są zatłoczone, które produkty się mieszają, gdzie towar się zatrzymuje i jakie wyjątki obsługują codziennie. Celem nie jest, aby pracowali bardziej mechanicznie, ale aby mieli mniej zbędnych decyzji, poszukiwań i powtarzającej się administracji.

Dobrze działający magazyn nie jest szybki, bo wszyscy biegają. Jest szybki, bo zamówienie, zapasy, przepływ towarów i przydzielanie zadań pokazują tę samą rzeczywistość. Jeśli w następnej zmianie mają zbadać tylko jedną rzecz, niech to będzie: gdzie zatrzymuje się kompletujący, ponieważ czeka na informację, towar lub decyzję. Tam zaczyna się prawdziwa poprawa.