Како убрзати комисионирање у магацину?

Lista narudžbina za jutro je već odštampana i čeka kolege, ali posao se ipak nagomilava do podneva. Komisioneri prolaze iste hodnike, tražeći nedostajuće zalihe, ponovo pitaju za status narudžbine, a zatim se na pakovnom stolu ispostavi da stavka nije odgovarajuća. Kada se postavi pitanje kako ubrzati komisioniranje u skladištu, mnoge kompanije odmah pomisle na novu opremu, čitače bar-kodova ili sisteme za upravljanje skladištem. Oni mogu pomoći, ali prvo je važno razumeti gde se tačno gubi vreme.

Brzina komisioniranja ne zavisi samo od tempa zaposlenih. Spor proces obično je rezultat loše logike kretanja robe, netačnih informacija, loše tempiranog dopunjavanja i izuzetaka koje tim već rutinski obrađuje. Na kratke staze, više prekovremenih sati prikriva problem. Međutim, sa rastućim brojem narudžbina, greške, kašnjenja i frustracija zaposlenih takođe rastu.

Prvo procenjujemo stvarni radni proces

U većini skladišta postoji jedan opisani proces i drugi koji funkcioniše u stvarnosti. Prema opisu, narudžbina stiže, sistem dodeljuje zadatak, komisioner prikuplja robu, a zatim sledi provera i otprema. U praksi, narudžbine se možda organizuju u Excelu, hitne stavke se prenose usmeno, nedostaci se usklađuju telefonom, a iskusni kolega pamti gde se nalazi rezervna zaliha.

Ne može se pouzdano ubrzati ono što ne vidimo. Kratko, stvarno posmatranje često pokazuje više nego prosečni dnevni učinak. Pratite nekoliko narudžbina od prijema do predaje prevozniku. Ne merite samo koliko traje prikupljanje, već i koliko vremena prolazi u čekanju, traženju, ponovnom pitivanju, predaji i ispravljanju grešaka.

Vredi se posebno baviti i po tipu narudžbine. Druga logika je potrebna za webshop sa mnogo malih narudžbina, B2B kupca sa velikim brojem stavki i hitnu pošiljku rezervnih delova. Ako sve narudžbine idu istim putem i sa istim prioritetom, sistem se prilagođava ređim, sporijim slučajevima.

Odgovarajući merni pokazatelj nije samo učinak po satu

Broj komisioniranih stavki po satu je koristan pokazatelj, ali može biti obmanjujući sam po sebi. Radnik može izgledati brže ako dobija samo lako dostupne, često naručivane proizvode. Uprava treba da vidi koliko je ukupno vreme obrade po narudžbini, koliko je grešaka ili nepotpunih narudžbina, koliko je pređenog puta i koliko prekida se dešava po smeni.

Troškove grešaka takođe treba dodati slici. Pogrešno prikupljen proizvod ne znači samo ponovno prikupljanje. Uzrokuje slučaj u korisničkoj službi, povrat, korekciju računa, odstupanje u zalihama i često gubitak poverenja. Previše agresivno forsiranje brzine stoga ne znači nužno bolju operaciju.

Kako ubrzati komisioniranje u skladištu sa manje kretanja?

U većini ručnih procesa komisioniranja hodanje je najveći gubitak vremena. Ako kolega zbog jedne narudžbine obiđe četiri ugla skladišta, problem nije u njegovom radnom tempu, već sistem ga primorava na nepotrebno kretanje.

Prva tačka ispitivanja je raspored proizvoda, odnosno slotting. Često naručivani proizvodi treba da budu lako dostupni, na ergonomskim mestima. Retko pokretna, velika ili sezonska roba može zahtevati drugačiji raspored. Ovo nije jednokratni projekat preuređenja. Podaci o narudžbinama, sezonske promene, nove linije proizvoda i promocije redovno menjaju šta se smatra brzo pokretnim proizvodom.

ABC analiza je dobar početak, ali nije dovoljno gledati samo prometnu vrednost. Niska vrednost, ali često naručivani dodatak može uzrokovati mnogo više vremena za komisioniranje nego proizvod velike vrednosti koji se retko pokreće. Blisko postavljanje zajednički naručivanih artikala takođe može značajno smanjiti putanju.

Drugo pitanje je kako se dodeljuju zadaci. Prikupljanje po pojedinačnim narudžbinama je jednostavno za razumevanje, ali kod mnogo malih webshop narudžbina rezultira mnogim ponavljajućim rutama. U takvoj situaciji, prikupljanje za više narudžbina, a zatim kasnija razdvajanja može biti brže. Kod većih, složenijih narudžbina, zonsko komisioniranje može biti prikladno, gde svaki radnik radi u određenoj oblasti.

Ne postoji metoda koja važi za svako skladište. Grupno prikupljanje smanjuje hodanje, ali povećava rizik od kasnijeg sortiranja i mešanja. Zonski rad je dobro skalabilan, ali stvara više tačaka predaje. Za ispravnu odluku važni su profil narudžbine, asortiman proizvoda, fizičke karakteristike skladišta i željeni rok isporuke.

Tačnost zaliha je kapacitet komisioniranja

Ako sistem kaže da je proizvod na polici, ali zapravo nije, komisioner počinje da traži. Pogleda susedna mesta, pita nekoga, možda otvori rezervnu zalihu. Ovo izgleda kao nekoliko minuta, ali kod stotina narudžbina odnosi celodnevni kapacitet.

Iza odstupanja u zalihama često ne stoji jedna greška. Može biti kasno knjiženje prijema, loše obrađen povrat, manuelni prenos ili identifikator proizvoda koji se razlikuje u webshopu, ERP-u i skladišnom evidenciji. U takvim slučajevima, kolege postaju veza između sistema: proveravaju, usklađuju i ispravljaju. Ovo je ranjiv i teško skalabilan način rada.

Za brže komisioniranje, potrebno je razjasniti koji sistem je izvor podataka o zalihama, kada se stanja ažuriraju i ko je odgovoran za rešavanje odstupanja. Identifikacija bar-kodom može značajno poboljšati disciplinu, ali samo ako je logika osnovnih podataka, skladišnih mesta i kretanja robe uređena. Brz unos podataka zasnovan na pogrešnim osnovnim podacima samo brže prenosi grešku.

Dopunjavanje ne treba da bude problem komisionera

Česta operativna greška je što se primeti da je mesto za prikupljanje prazno tek kada komisioner već stoji tamo. Tada ista osoba traži vozača viljuškara, čeka na predaju robe ili sama ide do rezervnog mesta. Proces komisioniranja se time prekida, prioriteti se narušavaju.

Dopunjavanje treba tretirati kao zaseban zadatak, sa odgovarajućim pragovima i odgovornim licem. Pragovi treba da prate stvarnu potrošnju, a ne količinu postavljenu pre godinu dana. Ako se iz podataka o narudžbinama može predvideti kampanja ili velika narudžbina partnera, dopunjavanje se može tempirati pre vrhunca.

Smanjimo tačke odlučivanja i predaje

Papirna lista sama po sebi nije zastarela rešenja, ali lako postaje problem ako se prioriteti menjaju tokom dana. Isto važi kada status narudžbine postoji u posebnoj tabeli, zalihe u drugom sistemu, a informacije o prevozu stižu putem e-pošte. U takvim slučajevima, zaposleni ne obavlja komisioniranje, već prikuplja informacije.

Poboljšanje procesa često počinje jednostavnim pravilima: kada narudžbina postaje dostupna, ko može označiti hitnost, kada se narudžbina može izmeniti i šta se dešava u slučaju nedostatka zaliha. Što je više ad hoc izuzetaka, to manje funkcioniše pažljivo uspostavljen redosled.

Tek nakon toga vredi ispitati gde nedostaje podatkovna veza između postojećih sistema. Pouzdan protok informacija između webshopa, ERP-a, skladišnog sistema, fakturisanja i prevoznika može eliminisati ručno kopiranje i ponovno proveravanje statusa. Novi ERP nije uvek odgovor. Dešava se da ciljano integrisanje, jednostavnija dodela zadataka ili interna aplikacija reši problem koji se ranije rešavao ljudskom koordinacijom.

Promene uvodimo na kontrolisan način

U skladišnom poslovanju, loše pripremljena promena može odmah izazvati kašnjenje u isporuci. Stoga nije preporučljivo u potpunosti preurediti raspored, logiku zadataka i informatičku podršku tokom jednog vikenda. Izaberite grupu proizvoda, zonu ili tip narudžbine, uvedite izmenu, a zatim merite rezultat u odnosu na prethodne podatke.

Skladišne kolege treba uključiti u ovaj posao. Oni prvi vide koja skladišna mesta su pretrpana, koji proizvodi se mešaju, gde se roba zaglavljuje i koje izuzetke svakodnevno obrađuju. Cilj nije da rade mehanički, već da imaju manje nepotrebnih odluka, traženja i ponavljajuće administracije.

Dobro funkcionisano skladište nije brzo zato što svi trče. Brzo je zato što narudžbina, zalihe, kretanje robe i dodela zadataka pokazuju istu stvarnost. Ako u sledećoj smeni ispitaju samo jednu stvar, neka to bude: gde komisioner staje jer čeka na informaciju, robu ili odluku. Tu počinje prava poboljšanja.