Jak urychlit vychystávání ve skladu?

Seznam objednávek na ráno je již vytištěn a čeká na kolegy, přesto se práce hromadí až do poledne. Komisionáři procházejí stejné uličky, hledají chybějící zásoby, dotazují se na stav objednávky a u balicího stolu se zjistí, že jeden položka není správná. Když se objeví otázka, jak urychlit skladovou komisionáž, mnoho společností okamžitě pomyslí na nový nástroj, čtečku čárových kódů nebo systém řízení skladu. Tyto mohou pomoci, ale nejprve je třeba pochopit, kde se přesně ztrácí čas.

Rychlost komisionáže nezávisí pouze na tempu pracovníků. Pomalý proces je obvykle výsledkem špatné logiky pohybu zboží, nepřesných informací, špatně načasovaného doplňování a výjimek, které tým již zvykl zpracovávat. Krátkodobě více přesčasů zakrývá problém. Při rostoucím objemu objednávek však chyby, zpoždění a frustrace zaměstnanců rostou spolu s ním.

Nejprve zhodnoťme skutečný pracovní proces

Ve většině skladů existuje popsaný proces a jiný, který funguje ve skutečnosti. Podle popisu objednávka přijde, systém zadá úkol, komisionář zboží sesbírá a následuje kontrola a odeslání. V praxi se může stát, že objednávky někdo řadí v Excelu, naléhavé položky předává ústně, nedostatky se dohodnou telefonicky a zkušený kolega si pamatuje, kde je záložní zásoba.

Nelze spolehlivě urychlit to, co nevidíme. Krátké, skutečné pozorování často ukáže více než průměrný denní výkon. Sledujte několik objednávek od přijetí až po předání dopravci. Neměřte jen, jak dlouho trvá sběr, ale také, kolik času se stráví čekáním, hledáním, dotazováním, předáváním a opravou chyb.

Je vhodné zkoumat i podle typu objednávky. Jiná logika je potřeba pro mnoho malých objednávek z e-shopu, pro velké množství položek od B2B zákazníka a pro naléhavou zásilku náhradních dílů. Pokud všechny objednávky postupují stejnou cestou a se stejnou prioritou, systém se přizpůsobuje vzácnějším, pomalejším případům.

Správný měřicí ukazatel není jen výkon za hodinu

Počet komisionovaných řádků za hodinu je užitečný ukazatel, ale sám o sobě může být zavádějící. Pracovník se může zdát rychlejší, pokud dostává pouze snadno dostupné, často objednávané produkty. Vedení by mělo spíše vidět, jak dlouho trvá celková doba zpracování jedné objednávky, kolik chybných nebo neúplných objednávek vzniká, kolik je ujetá trasa a kolik přerušení se stane během směny.

Je také vhodné přidat do obrazu náklady na chyby. Špatně vybraná položka neznamená jen opětovný výběr. Způsobuje zákaznický servis, návrat zboží, opravu faktury, rozdíly v zásobách a v mnoha případech ztrátu důvěry. Příliš agresivně prosazovaná rychlost proto nemusí nutně znamenat lepší provoz.

Jak urychlit skladovou komisionáž s menším pohybem?

Většina ručních komisionážních procesů má největší časovou ztrátu v chůzi. Pokud kolega kvůli jedné objednávce projde všechny čtyři rohy skladu, není problém v jeho pracovním tempu, ale systém ho nutí k zbytečnému pohybu.

Prvním bodem zkoumání je umístění produktů, tedy slotting. Často objednávané produkty by měly být na snadno dostupném, ergonomickém místě. Zřídka pohybující se, velké nebo sezónní zboží může vyžadovat jiné umístění. To není jednorázový projekt přeuspořádání. Objednávkové údaje, sezónní změny, nové produktové řady a promo akce pravidelně mění, co se považuje za rychle se pohybující produkt.

ABC analýza je dobrým výchozím bodem, ale nestačí se dívat pouze na hodnotu obratu. Nízkohodnotný, ale často objednávaný doplněk může způsobit mnohem více času na komisionáž než vysokohodnotný, zřídka pohybující se produkt. Umístění společně objednávaných položek blízko sebe může také výrazně zkrátit trasu.

Druhou otázkou je, jak se úkoly zadávají. Individuální sběr objednávek je snadno pochopitelný, ale u mnoha malých objednávek z e-shopu vede k mnoha opakujícím se trasám. V takové situaci může být rychlejší sběr pro více objednávek a následné třídění. U větších, složitějších objednávek může být vhodná zónová komisionáž, kde každý pracovník pracuje v určené oblasti.

Neexistuje metoda platná pro každý sklad. Sběr v dávkách snižuje chůzi, ale zvyšuje riziko pozdějšího třídění a míchání. Zónový provoz je dobře škálovatelný, ale vytváří více předávacích bodů. Pro správné rozhodnutí je důležitý profil objednávek, sortiment produktů, fyzické vlastnosti skladu a požadovaný termín dodání.

Přesnost zásob je kapacita komisionáže

Pokud systém uvádí, že produkt je na polici, ale ve skutečnosti tam není, komisionář začne hledat. Podívá se na sousední místa, zeptá se někoho, případně otevře záložní zásobu. To se může zdát jako pár minut, ale u stovek objednávek to zabere celodenní kapacitu.

Za rozdíly v zásobách často nestojí jedna chyba. Může to být pozdě zaúčtovaný příjem, špatně zpracované vrácené zboží, manuální převody nebo produktové identifikátory, které se liší v e-shopu, ERP a skladové evidenci. V takovém případě se kolegové stávají spojnicí mezi systémy: kontrolují, dohodují a opravují. To je zranitelný a obtížně škálovatelný provoz.

Pro rychlejší komisionáž je třeba vyjasnit, který systém je zdrojem dat o zásobách, kdy se aktualizují stavy a kdo je zodpovědný za řešení rozdílů. Čárová identifikace může hodně zlepšit disciplínu, ale pouze pokud je logika kmenových dat, skladovacích míst a pohybu zboží uspořádána. Rychlý vstup dat založený na chybných základních datech chybu jen rychleji přenáší dál.

Doplňování by nemělo být problémem komisionáře

Častou provozní chybou je, že vyčerpání místa pro sběr se zjistí až tehdy, když tam komisionář již stojí. V takovém případě stejný člověk hledá řidiče vysokozdvižného vozíku, čeká na předání zboží nebo sám jde k záložnímu místu. Tím se proces komisionáže přeruší a priority se naruší.

Doplňování je třeba řešit jako samostatný úkol s vhodnými prahovými hodnotami a odpovědností. Prahové hodnoty by měly sledovat skutečnou spotřebu, nikoli množství nastavené před rokem. Pokud lze z objednávkových dat předem předvídat kampaň nebo velkou partnerskou objednávku, doplňování lze načasovat i před špičkou.

Snižme počet rozhodovacích a předávacích bodů

Papírový seznam sám o sobě není zastaralé řešení, ale snadno se stává problémem, pokud se priority během dne mění. Totéž platí, když stav objednávky žije v samostatné tabulce, zásoby v jiném systému a informace o dopravě přicházejí e-mailem. V takovém případě pracovník nedělá komisionáž, ale sbírá informace.

Zlepšení procesu často začíná jednoduchými pravidly: kdy se objednávka stává vydatelnou, kdo může označit naléhavost, kdy lze objednávku změnit a co se stane v případě nedostatku zásob. Čím více je ad hoc výjimek, tím méně funguje pečlivě vytvořené pořadí.

Teprve poté je vhodné zkoumat, kde mezi stávajícími systémy chybí datové propojení. Spolehlivý tok informací mezi e-shopem, ERP, skladovým systémem, fakturačním a přepravním rozhraním může eliminovat ruční kopírování a zpětné ověřování stavů. Ne vždy je odpovědí nový ERP. Někdy problém, který byl dříve řešen lidskou dohodou, vyřeší cílená integrace, jednodušší zadávání úkolů nebo interní aplikace.

Změnu zavádějme kontrolovaným způsobem

Ve skladovém provozu může špatně připravená změna okamžitě způsobit zpoždění dodávky. Proto není vhodné během jednoho víkendu kompletně přestavět uspořádání, logiku úkolů a IT zázemí. Vyberte si skupinu produktů, zónu nebo typ objednávky, zaveďte změnu a poté měřte výsledek oproti předchozím datům.

Skladové kolegy je třeba do této práce zapojit. Oni první vidí, které skladovací prostory jsou přeplněné, které produkty se míchají, kde se zboží zadrhává a jaké výjimky denně řeší. Cílem není, aby pracovali mechanicky, ale aby měli méně zbytečných rozhodnutí, hledání a opakované administrativy.

Dobře fungující sklad není rychlý proto, že všichni běhají. Je rychlý proto, že objednávka, zásoby, pohyb zboží a zadávání úkolů ukazují stejnou realitu. Pokud se v příští směně podíváte jen na jednu věc, ať je to: kde se komisionář zastaví, protože čeká na informace, zboží nebo rozhodnutí. Tam začíná skutečné zlepšení.