Пример дигитализације комисионирања у магацину у 6 корака

Jedan upravnik skladišta ujutro vidi u sistemu da se sve narudžbine mogu ispuniti. Do podneva, međutim, nedostaju tri stavke, dva kolege prolaze istu policu, a korisnička služba već pokušava da otkrije koja narudžbina je ostala nedovršena. Digitalizacija komisioniranja u skladištu je korisna kada ne prikazuje samo nabavku čitača barkodova, već i kako se od rastrzanih informacija stvara upravljiv proces.

Greške u komisioniranju retko nastaju samo u skladištu. Dešava se da webshop kasni sa predajom narudžbine, zalihe se vode u dva sistema, ili se skladištenje još uvek obavlja na papiru, zbog čega se sistemske i fizičke zalihe već pre podne razlikuju. U takvim situacijama iskustvo i pamćenje radnika održavaju pogon u pokretu. To može funkcionisati kratkoročno, ali tokom rasta proizvodi sve više usklađivanja, pretrage i upravljanja izuzecima.

Početna situacija: papirna lista nije sama po sebi problem

Uzmimo srednjeg veletrgovca, gde se dnevno mora pripremiti 180-250 redova narudžbina. Narudžbine se beleže u sistem upravljanja preduzećem od strane prodaje i webshopa. Ujutro jedan kolega iz skladišta štampa listu otvorenih stavki, a komisionari na papiru označavaju kretanje robe.

Na prvi pogled, problem je papir. Međutim, stvarni problem je složeniji. Lista ne uzima u obzir na kojem skladišnom mestu je zaista dostupna zaliha, komisionari obilaze skladište različitim redosledom, zamenske jedinice se rešavaju usmeno, a smanjenje zaliha se vraća u sistem tek kasnije. Ako narudžbina ima manjak, skladištar to često primeti tek kod police.

Ova situacija je i ljudski skupa. Iskusni kolega zna da ponekad ima zaliha u gornjem skladištu za određeni proizvod, ili koji zamenski proizvod je prihvatljiv za određenog kupca. Kada je on na odmoru, proces se usporava. Ne zato što ostali ne rade dobro, već zato što potrebne informacije nisu deo operativnog sistema.

Šta treba prvo razumeti pre digitalizacije?

Pre nego što neko izabere mobilni terminal, WMS ili novi ERP modul, vredi pratiti put narudžbine od prijema do predaje. Ne teoretski dijagram toka, već ono što se zaista dešava u užurbanom ponedeljku pre podne.

Tokom ispitivanja, obično četiri pitanja brzo otkrivaju stvarne gubitke:

• Kada narudžbina postaje spremna za komisioniranje, i ko to odlučuje na osnovu kojih podataka?
• Koji sistem ili dokument se smatra pouzdanim izvorom zaliha?
• Gde se ručno ponovo unosi isti podatak, na primer broj narudžbine, šifra artikla ili količina?
• Šta se dešava u slučaju manjka, oštećene robe, zamene ili delimične isporuke?

Odgovori često otkrivaju da se ne mora svaka narudžbina tretirati na isti način. Jednostavna, hitna webshop narudžbina može zahtevati drugačiju logiku od B2B isporuke sa više paleta. Cilj digitalizacije nije uklanjanje svih izuzetaka. Cilj je da normalni proces bude brz i kontrolisan, a izuzeci vidljivi i dokumentovani.

Primer digitalizacije komisioniranja u skladištu na funkcionalnom procesu

Kod pomenutog veletrgovca, prva odluka nije bila uvođenje novog sistema. Prvo su ujednačili skladišna mesta i osnovne podatke o artiklima. Svako mesto za komisioniranje dobilo je jedinstveni identifikator, a za proizvode su zabeleženi barkodovi i pakovanja koja se zaista nalaze u skladištu.

Ovo je manje spektakularan posao od dodeljivanja novog ručnog terminala, ali bez toga terminal bi samo brže prenosio nesigurne podatke. Ako isti proizvod ima više unutrašnjih naziva ili se skladišno mesto identifikuje nadimkom, tehnologija neće stvoriti red umesto njih.

Nakon uređenih osnova, proces se promenio u šest koraka.

1. Narudžbina ulazi u skladište samo u proverljivom stanju

Sistem ne šalje svaku novu narudžbinu odmah na komisioniranje. Prvo proverava status narudžbine, uslove plaćanja ili odobrenja, kao i dostupnost zaliha za stavke. Ako neki podatak nedostaje, narudžbina se pojavljuje kao izuzetak odgovornom službeniku, a ne kao nejasna papirna lista u skladištu.

Ovim se eliminiše česta situacija kada komisionar počinje da prikuplja narudžbinu koja kasnije mora biti izmenjena ili zadržana.

2. Zadatak nije lista, već usmereno radno uputstvo

Komisionar na ručnom uređaju ili industrijskoj mobilnoj aplikaciji dobija sledeći zadatak. Sistem pokazuje skladišno mesto, šifru artikla, potrebnu količinu i - gde je potrebno - redosled obilaska. Radnik ne radi sa krutom, celodnevno štampanom listom, već dobija zadatke prema trenutnim prioritetima.

Optimizacija rute obilaska nije uvek primarna. U manjem skladištu smanjenje grešaka može biti vrednije od uštede nekoliko minuta hoda. Kod velikog broja stavki ili skladišta sa više zona, međutim, objedinjavanje zadataka, dodela po zonama i upravljanje zagušenjima može osloboditi značajan kapacitet.

3. Skeniranje proizvoda i mesta potvrđuje operaciju

Radnik prvo očitava skladišno mesto, a zatim proizvod. Sistem tako ne beleži samo da je komisioniranje izvršeno, već i da li je izvršeno sa odgovarajućeg mesta i odgovarajućeg proizvoda. U slučaju količinskog odstupanja, aplikacija ne dozvoljava tiho zatvaranje koraka.

Ovo nije nepoverenje prema kolegama. Dobra kontrolna tačka štiti radnika od reklamacija zbog sličnog pakovanja ili zavaravajuće etikete. Cilj je rano prepoznavanje grešaka, kada ih je još uvek jeftino ispraviti.

4. Upravljanje manjkom je radni proces, a ne telefonski poziv

Ako na mestu prema sistemu nema dovoljno robe, komisionar prijavljuje manjak. Ova prijava se ne gubi na papiru predatom na kraju smene. Odmah može pokrenuti više unapred definisanih puteva: može zatražiti proveru od upravnika zaliha, kreirati zadatak za dopunu ili obavestiti korisničku službu o delimičnoj isporuci.

Koji od ovih puteva će biti izabran zavisi od poslovnih pravila. Kod strateškog klijenta može biti opravdano proveriti rezervno mesto. Kod proizvoda niske vrednosti, koji se lako nadoknađuje, brza i jasna obaveštenja mogu biti bolja odluka. Sistem treba da podržava ovaj redosled odlučivanja, a ne da ga zameni.

5. Pakovanje i predaja su takođe potvrđene tačke

Mnoge greške ne nastaju kod police, već prilikom zamene sastavljenih narudžbina. Zato se u procesu vrši kontrola i kod pakovanja: identifikator narudžbine, po potrebi etiketa za isporuku i broj paketa se povezuju. Status pošiljke predat kuriru vraća se u poslovni sistem.

Ovo ima efekat i izvan skladišta. Korisnička služba vidi stvarni status, prodaja ne obećava netačno vreme isporuke, a fakturisanje se pokreće samo u vezi sa odgovarajućim poslovnim događajem.

6. Podaci postaju dnevno upravljanje

Jedan od stvarnih rezultata digitalizovanog komisioniranja nije skener, već merljiv proces. Postaje vidljivo, na primer, vreme između oslobađanja narudžbine i prijave završetka, procenat manjka, česte razlike, broj zadataka za dopunu i opterećenje po smeni.

Ove podatke ne treba koristiti isključivo za individualno merenje performansi. Ako u nekoj zoni redovno ima više manjka, uzrok može biti pogrešno vođenje zaliha, loša disciplina skladištenja, neodgovarajući minimalni nivo zaliha ili preopterećen proces dopune. Brojevi pomažu kada usmeravaju pažnju na sistemske greške, a ne samo na ljude.

Koja tehnologija je potrebna?

Na ovo pitanje nema univerzalnog odgovora za sve kompanije. Za trgovca sa 20 zaposlenih može biti dovoljno jednostavna funkcija komisioniranja povezana sa postojećim ERP-om i nekoliko dobro osmišljenih pravila. Kod kompanije sa više lokacija i velikim prometom, može biti opravdan posvećen sistem za upravljanje skladištem, terminali koji mogu raditi offline, integracija štampača i detaljno upravljanje pravima pristupa.

Izbor zavisi od složenosti zaliha, broja izuzetaka, sistema sa kojima treba razmenjivati podatke i prihvatljivog rizika od zastoja. U industrijskom okruženju, pokrivenost bežičnom mrežom, otpornost uređaja na udarce, pouzdanost štampanja etiketa i upravljanje offline situacijama su jednako važna pitanja dizajna kao i sam softver.

Najčešća greška je kada kompanija želi da transformiše celo skladište odjednom. Bezbednije je početi sa dobro definisanim procesom, na primer sa jednom grupom proizvoda, jednom zonom ili upravljanjem webshop narudžbinama. Pilot projekat treba da ima merljiv cilj: manje pogrešnih redova, kraće vreme obrade, brže prijavljivanje manjka ili preciznije podatke o zalihama. Ako je to dokazano, sledeći korak se zasniva na iskustvu, a ne na obećanjima.

Na kraju dobre digitalizacije skladišta, kolege ne dobijaju više ekrana, već manje nesigurnosti. Znaju koji je sledeći zadatak, koje zalihe su dostupne i kada treba da zatraže pomoć. Menadžment ne saznaje o problemima u petak popodne iz ručno sastavljenih tabela, već ih vidi kada se još mogu popraviti.