Digitalizacja komisjonowania magazynowego w 6 krokach

Kierownik magazynu rano widzi w systemie, że wszystkie zamówienia mogą być zrealizowane. Jednak do południa brakuje trzech pozycji, dwóch pracowników chodzi po tych samych półkach, a obsługa klienta próbuje ustalić, które zamówienie zostało przerwane. Przykład digitalizacji kompletacji magazynowej jest przydatny, gdy pokazuje, jak z rozproszonej informacji stworzyć sterowalny proces, a nie tylko zakup skanera kodów kreskowych.

Błędy kompletacji rzadko powstają wyłącznie w magazynie. Czasami sklep internetowy przekazuje zamówienie z opóźnieniem, zapasy są prowadzone w dwóch systemach, lub przyjmowanie towarów odbywa się na papierze, przez co zapasy w systemie i fizyczne różnią się już przed południem. W takich sytuacjach doświadczenie i pamięć pracowników utrzymują zakład w ruchu. Krótkoterminowo to działa, ale podczas wzrostu generuje coraz więcej uzgodnień, poszukiwań i obsługi wyjątków.

Punkt wyjścia: lista papierowa nie jest problemem samym w sobie

Weźmy średniej wielkości hurtownika, gdzie codziennie trzeba przygotować 180-250 pozycji zamówień. Zamówienia są rejestrowane w systemie ERP przez sprzedaż i sklep internetowy. Rano pracownik drukuje listę otwartych pozycji z magazynu, a kompletujący zaznaczają ruchy towarów na papierze.

Na pierwszy rzut oka problemem jest papier. Jednak rzeczywisty problem jest bardziej złożony. Lista nie uwzględnia, na której lokalizacji magazynowej faktycznie dostępne są zapasy, kompletujący przemierzają magazyn w różnej kolejności, obsługa jednostek zastępczych odbywa się ustnie, a zmniejszenie zapasów jest wprowadzane do systemu dopiero później. Jeśli w zamówieniu brakuje pozycji, magazynier często zauważa to dopiero przy półce.

Ta sytuacja jest również kosztowna pod względem ludzkim. Doświadczony pracownik wie, że czasami zapas danego produktu znajduje się na górnej półce, lub jakie zastępstwo jest akceptowalne dla danego klienta. Kiedy jest na urlopie, proces zwalnia. Nie dlatego, że inni nie pracują dobrze, ale dlatego, że niezbędne informacje nie są częścią systemu operacyjnego.

Co należy zrozumieć przed digitalizacją?

Zanim ktoś wybierze mobilny terminal, WMS lub nowy moduł ERP, warto prześledzić drogę zamówienia od przyjęcia do przekazania. Nie teoretyczny schemat, ale to, co faktycznie dzieje się w zatłoczony poniedziałkowy poranek.

Podczas badania zazwyczaj cztery pytania szybko ujawniają rzeczywiste straty:

• Kiedy zamówienie staje się gotowe do kompletacji i kto, na podstawie jakich danych, o tym decyduje?
• Który system lub dokument jest uznawany za wiarygodne źródło zapasów?
• Gdzie ponownie ręcznie wprowadzane są te same dane, na przykład numer zamówienia, numer artykułu lub ilość?
• Co się dzieje w przypadku braków, uszkodzonych towarów, zastępstw lub częściowych dostaw?

Odpowiedzi często ujawniają, że nie każde zamówienie musi być traktowane tak samo. Jednoelementowe, pilne zamówienie z e-sklepu może wymagać innej logiki niż wielopaletowa dostawa B2B. Celem digitalizacji nie jest wyeliminowanie wszystkich wyjątków. Celem jest, aby normalny proces był szybki i kontrolowalny, a wyjątki były widoczne i kontynuowane z udokumentowanymi decyzjami.

Przykład digitalizacji kompletacji magazynowej w działającym procesie

W przypadku powyższego hurtownika pierwszą decyzją nie było wprowadzenie nowego systemu. Najpierw ujednolicono lokalizacje magazynowe i podstawowe dane artykułów. Każda lokalizacja kompletacyjna otrzymała unikalny identyfikator, a do produktów przypisano kody kreskowe i jednostki opakowaniowe faktycznie występujące w magazynie.

To mniej spektakularna praca niż rozdanie nowego terminala ręcznego, ale bez tego terminal tylko szybciej przekazywałby niepewne dane. Jeśli ten sam produkt ma kilka wewnętrznych nazw, lub lokalizacja jest identyfikowana przez pracowników na podstawie pseudonimu, technologia nie zaprowadzi porządku za nich.

Po uporządkowaniu podstaw proces zmienił się w sześciu krokach.

1. Zamówienie trafia do magazynu tylko w stanie weryfikowalnym

System nie wysyła od razu wszystkich nowych zamówień do kompletacji. Najpierw sprawdza status zamówienia, warunki płatności lub zatwierdzenia oraz dostępność zapasów dla pozycji. Jeśli brakuje jakiejś informacji, zamówienie pojawia się jako wyjątek dla odpowiedzialnego pracownika, a nie jako niejasna lista papierowa w magazynie.

To eliminuje częstą sytuację, gdy kompletujący zaczyna zbierać zamówienie, które później trzeba zmodyfikować lub wstrzymać.

2. Zadanie to nie lista, lecz kierowane instrukcje pracy

Kompletujący otrzymuje następne zadanie na urządzeniu ręcznym lub w przemysłowej aplikacji mobilnej. System pokazuje lokalizację magazynową, numer artykułu, wymaganą ilość i - gdzie to uzasadnione - kolejność przejścia. Pracownik nie pracuje z sztywną, wydrukowaną na cały dzień listą, lecz otrzymuje zadania zgodnie z aktualnymi priorytetami.

Optymalizacja trasy przejścia nie zawsze jest priorytetem. W mniejszym magazynie redukcja błędów może być cenniejsza niż oszczędność kilku minut marszu. Przy dużej liczbie pozycji lub w magazynie z wieloma strefami, konsolidacja zadań, przydział według stref i zarządzanie zatorami mogą uwolnić znaczącą pojemność.

3. Skanowanie produktu i lokalizacji potwierdza operację

Pracownik najpierw skanuje lokalizację magazynową, a następnie produkt. System rejestruje nie tylko, że kompletacja miała miejsce, ale także czy odbyła się z właściwej lokalizacji i właściwego produktu. Przy różnicy ilościowej aplikacja nie pozwala na ciche zakończenie kroku.

To nie jest brak zaufania do pracowników. Dobry punkt kontrolny chroni pracownika przed późniejszymi reklamacjami z powodu podobnego opakowania lub mylącej etykiety. Celem jest wczesne wykrywanie błędów, gdy ich naprawa jest jeszcze tania.

4. Zarządzanie brakami to proces, a nie rozmowa telefoniczna

Jeśli na lokalizacji systemowej nie ma wystarczającej ilości towaru, kompletujący zgłasza brak. To zgłoszenie nie ginie na papierze złożonym pod koniec zmiany. Może natychmiast uruchomić kilka wcześniej zdefiniowanych ścieżek: zażądać kontroli od zarządcy zapasów, utworzyć zadanie do uzupełnienia lub powiadomić obsługę klienta o częściowej dostawie.

To, która z tych ścieżek jest realizowana, jest kwestią zasad biznesowych. W przypadku strategicznego klienta może być uzasadnione sprawdzenie lokalizacji zapasowej. W przypadku produktu o niskiej wartości, łatwego do zastąpienia, szybka i jednoznaczna informacja może być lepszym rozwiązaniem. System powinien wspierać ten proces decyzyjny, a nie go zastępować.

5. Pakowanie i przekazanie to również potwierdzony punkt

Wiele błędów nie powstaje przy półce, ale podczas zamiany gotowych zamówień. Dlatego w procesie również podczas pakowania odbywa się kontrola: identyfikator zamówienia, w razie potrzeby etykieta wysyłkowa i numer paczki są ze sobą powiązane. Status przesyłki przekazanej kurierowi wraca do systemu biznesowego.

Wpływ tego wykracza poza magazyn. Obsługa klienta widzi rzeczywisty status, sprzedaż nie obiecuje niedokładnych terminów realizacji, a fakturowanie rozpoczyna się tylko w związku z odpowiednim zdarzeniem biznesowym.

6. Dane stają się codziennym zarządzaniem

Jednym z rzeczywistych wyników digitalizacji kompletacji nie jest skaner, lecz mierzalny proces. Widoczny staje się na przykład czas między zwolnieniem zamówienia a zgłoszeniem gotowości, odsetek braków, częste odchylenia, liczba zadań uzupełniających i obciążenie na zmianę.

Nie warto używać tych danych wyłącznie do indywidualnej oceny wydajności. Jeśli w strefie regularnie występuje więcej braków, może to być spowodowane błędnym rejestrem zapasów, słabą dyscypliną przyjmowania, niewłaściwym minimalnym poziomem zapasów lub przeciążonym procesem uzupełniania. Liczby pomagają, gdy kierują uwagę na błędy systemowe, a nie tylko na ludzi.

Jaka technologia jest potrzebna?

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich firm. Dla 20-osobowego handlowca może wystarczyć prosta funkcja kompletacji mobilnej połączona z istniejącym ERP i kilka dobrze zaprojektowanych zasad. W przypadku firmy z wieloma lokalizacjami i dużym obrotem może być uzasadniony dedykowany system zarządzania magazynem, terminale zdolne do pracy offline, integracja drukarek i szczegółowe zarządzanie uprawnieniami.

Wybór zależy od tego, jak skomplikowane są zapasy, ile wyjątków występuje, z jakimi systemami trzeba wymieniać dane i jakie ryzyko przestoju jest akceptowalne. W środowisku przemysłowym zasięg bezprzewodowy, odporność urządzeń na uderzenia, niezawodność drukowania etykiet i obsługa sytuacji offline są równie ważnymi kwestiami projektowymi, co samo oprogramowanie.

Najczęstszym błędem jest, gdy firma chce przekształcić cały magazyn naraz. Bezpieczniej jest zacząć od dobrze zdefiniowanego procesu, na przykład z grupą produktów, strefą lub obsługą zamówień z e-sklepu. Pilot powinien mieć mierzalny cel: mniej błędnych pozycji, krótszy czas realizacji, szybsze zgłaszanie braków lub dokładniejsze dane o zapasach. Jeśli to się potwierdzi, kolejny krok opiera się już na doświadczeniu, a nie na obietnicach.

Na końcu dobrej digitalizacji magazynu pracownicy nie mają więcej ekranów, lecz mniej niepewności. Wiedzą, jakie jest następne zadanie, jakie zapasy są dostępne i kiedy powinni poprosić o pomoc. Kierownictwo zaś nie dowiaduje się o problemach z ręcznie tworzonych tabel w piątkowe popołudnie, lecz widzi je, gdy można jeszcze coś poprawić.