Digitalisierung der Lagerkommissionierung in 6 Schritten

Ein Lagerleiter sieht morgens im System, dass alle Bestellungen erfüllbar sind. Bis Mittag fehlen jedoch drei Artikel, zwei Kollegen arbeiten im selben Regalbereich, und der Kundenservice versucht herauszufinden, welche Bestellung unvollständig ist. Ein Beispiel für die Digitalisierung der Lagerkommissionierung ist dann nützlich, wenn es nicht nur den Kauf eines Barcodescanners zeigt, sondern wie aus zerrissenen Informationen ein steuerbarer Prozess wird.

Fehler bei der Kommissionierung entstehen selten nur im Lager. Es kann vorkommen, dass der Webshop eine Bestellung verspätet übermittelt, der Bestand in zwei Systemen geführt wird oder die Einlagerung noch auf Papier erfolgt, weshalb der Systembestand und der physische Bestand bereits am Vormittag voneinander abweichen. In solchen Fällen halten die Erfahrung und das Gedächtnis der Mitarbeiter den Betrieb am Laufen. Kurzfristig kann das funktionieren, aber während des Wachstums führt es zu immer mehr Abstimmungen, Suchvorgängen und Ausnahmebehandlungen.

Ausgangssituation: Die Papierliste ist nicht das Problem

Nehmen wir einen mittelgroßen Großhändler, bei dem täglich 180-250 Bestellzeilen zusammengestellt werden müssen. Die Bestellungen werden vom Vertrieb und dem Webshop in ein ERP-System eingegeben. Morgens druckt ein Kollege die Liste der offenen Positionen aus, und die Kommissionierer haken die Warenbewegungen auf Papier ab.

Auf den ersten Blick scheint das Problem das Papier zu sein. Das tatsächliche Problem ist jedoch komplexer. Die Liste berücksichtigt nicht, an welchem Lagerplatz tatsächlich verfügbarer Bestand vorhanden ist, die Kommissionierer durchlaufen das Lager in unterschiedlicher Reihenfolge, die Handhabung von Ersatzartikeln erfolgt mündlich, und die Bestandsreduzierung wird erst später im System erfasst. Wenn ein Artikel fehlt, bemerkt der Lagerarbeiter dies oft erst am Regal.

Diese Situation ist auch menschlich kostspielig. Der erfahrene Kollege weiß, dass es manchmal im oberen Lagerplatz einen Vorrat gibt oder welche Ersatzartikel bei einem bestimmten Kunden akzeptabel sind. Wenn er im Urlaub ist, verlangsamt sich der Prozess. Nicht, weil die anderen nicht gut arbeiten, sondern weil die notwendigen Informationen nicht Teil des Betriebssystems sind.

Was sollte man vor der Digitalisierung verstehen?

Bevor jemand ein mobiles Terminal, ein WMS oder ein neues ERP-Modul auswählt, sollte man den Weg einer Bestellung von der Eingabe bis zur Übergabe verfolgen. Nicht das theoretische Flussdiagramm, sondern das, was an einem hektischen Montagvormittag tatsächlich passiert.

Bei der Untersuchung bringen in der Regel vier Fragen schnell die tatsächlichen Verluste ans Licht:

• Wann wird eine Bestellung kommissionierbar und wer entscheidet dies auf Basis welcher Daten?
• Welches System oder Dokument gilt als verlässliche Bestandsquelle?
• Wo werden dieselben Daten, wie Bestellnummer, Artikelnummer oder Menge, manuell erneut erfasst?
• Was passiert bei Fehlmengen, beschädigter Ware, Ersatzartikeln oder Teillieferungen?

Aus den Antworten ergibt sich oft, dass nicht jede Bestellung gleich behandelt werden muss. Eine dringende Einzelposten-Webshop-Bestellung kann eine andere Logik erfordern als eine mehrpalettige B2B-Lieferung. Das Ziel der Digitalisierung ist nicht, alle Ausnahmen zu beseitigen. Das Ziel ist, dass der normale Prozess schnell und überprüfbar ist und die Ausnahmen sichtbar und mit dokumentierten Entscheidungen weitergeführt werden.

Digitalisierungsbeispiel der Lagerkommissionierung in einem funktionierenden Prozess

Beim oben genannten Großhändler war die erste Entscheidung nicht die Einführung eines neuen Systems. Zuerst wurden die Lagerplätze und die Stammdaten der Artikel vereinheitlicht. Jeder kommissionierbare Platz erhielt eine eindeutige Kennung, und für die Produkte wurden die Barcodes und Verpackungseinheiten erfasst, die tatsächlich im Lager vorkommen.

Diese Arbeit ist weniger spektakulär als die Ausgabe eines neuen Handterminals, aber ohne sie würde das Terminal nur unsichere Daten schneller übertragen. Wenn dasselbe Produkt mehrere interne Bezeichnungen hat oder ein Lagerplatz von den Mitarbeitern anhand eines Spitznamens identifiziert wird, wird die Technologie nicht für Ordnung sorgen.

Nach den geordneten Grundlagen änderte sich der Prozess in sechs Schritten.

1. Die Bestellung gelangt nur in überprüfbarem Zustand ins Lager

Das System sendet nicht jede neue Bestellung sofort zur Kommissionierung. Zuerst überprüft es den Bestellstatus, die Zahlungs- oder Genehmigungsbedingungen sowie die Verfügbarkeit der Artikel. Wenn eine Information fehlt, erscheint die Bestellung als Ausnahme beim zuständigen Sachbearbeiter und nicht als missverständliche Papierliste im Lager.

Dadurch entfällt die häufige Situation, dass der Kommissionierer eine Bestellung zu sammeln beginnt, die später geändert oder zurückgehalten werden muss.

2. Die Aufgabe ist keine Liste, sondern eine geführte Arbeitsanweisung

Der Kommissionierer erhält die nächste Aufgabe auf dem Handgerät oder in der industriellen Mobilanwendung. Das System zeigt den Lagerplatz, die Artikelnummer, die benötigte Menge und - wo angebracht - die Reihenfolge der Durchgänge an. Der Mitarbeiter arbeitet nicht mit einer starren, für den ganzen Tag gedruckten Liste, sondern erhält Aufgaben nach den aktuellen Prioritäten.

Die Optimierung der Durchgangsroute ist nicht immer vorrangig. In einem kleineren Lager kann die Reduzierung von Fehlern mehr wert sein als ein paar Minuten Gehzeitersparnis. Bei einer großen Anzahl von Artikeln oder in einem Lager mit mehreren Zonen kann die Zusammenführung von Aufgaben, die zonenweise Zuweisung und die Handhabung von Staus jedoch erhebliche Kapazitäten freisetzen.

3. Das Scannen von Produkt und Ort bestätigt den Vorgang

Der Mitarbeiter erfasst zuerst den Lagerplatz und dann das Produkt. Das System erfasst so nicht nur, dass eine Kommissionierung stattgefunden hat, sondern auch, ob sie vom richtigen Ort und mit dem richtigen Produkt erfolgt ist. Bei Mengenabweichungen erlaubt die Anwendung nicht, den Schritt stillschweigend abzuschließen.

Dies ist kein Misstrauen gegenüber den Kollegen. Ein guter Kontrollpunkt schützt den Mitarbeiter davor, dass aufgrund einer ähnlichen Verpackung oder eines irreführenden Etiketts später eine Reklamation entsteht. Das Ziel ist die frühzeitige Erkennung von Fehlern, wenn es noch kostengünstig ist, sie zu beheben.

4. Das Handling von Fehlmengen ist ein Arbeitsablauf, kein Telefonanruf

Wenn am systemseitigen Ort nicht genügend Ware vorhanden ist, meldet der Kommissionierer einen Mangel. Diese Meldung geht nicht auf einem am Ende der Schicht abgegebenen Papier verloren. Sie kann sofort mehrere vorab festgelegte Wege auslösen: eine Überprüfung durch den Bestandsverwalter anfordern, eine Aufgabe zur Nachfüllung erstellen oder den Kundenservice über die Teillieferung informieren.

Welche dieser Maßnahmen ergriffen wird, ist eine Geschäftsregel. Bei einem strategischen Kunden kann es sinnvoll sein, einen Reserveplatz zu überprüfen. Bei einem kostengünstigen, leicht ersetzbaren Produkt kann jedoch eine schnelle und klare Information die bessere Entscheidung sein. Das System muss diese Entscheidungsordnung unterstützen, nicht ersetzen.

5. Auch die Verpackung und Übergabe sind bestätigte Punkte

Viele Fehler entstehen nicht am Regal, sondern beim Vertauschen der zusammengestellten Bestellungen. Daher erfolgt auch bei der Verpackung eine Überprüfung: Die Bestellnummer, gegebenenfalls das Versandetikett und die Paketnummer werden miteinander verknüpft. Der Status der an den Kurier übergebenen Sendung wird ins Geschäftssystem zurückgeführt.

Dessen Auswirkungen gehen über das Lager hinaus. Der Kundenservice sieht den tatsächlichen Status, der Vertrieb verspricht keine ungenauen Lieferzeiten, und die Rechnungsstellung beginnt erst, wenn das entsprechende Geschäftereignis eingetreten ist.

6. Aus den Daten wird tägliche Steuerung

Ein echtes Ergebnis der digitalisierten Kommissionierung ist nicht der Scanner, sondern der messbare Prozess. Sichtbar wird zum Beispiel die Zeit zwischen Freigabe der Bestellung und Fertigmeldung, der Anteil der Fehlmengen, häufige Abweichungen, die Anzahl der Nachfüllaufgaben und die Belastung pro Schicht.

Diese Daten sollten nicht ausschließlich für individuelle Leistungsbewertungen verwendet werden. Wenn in einer Zone regelmäßig mehr Fehlmengen auftreten, kann dies auf fehlerhafte Bestandsführung, schlechte Einlagerungsdisziplin, unzureichende Mindestbestände oder überlastete Nachfüllprozesse zurückzuführen sein. Die Zahlen helfen, wenn sie die Aufmerksamkeit auf Systemfehler lenken, nicht nur auf die Menschen.

Welche Technologie ist dafür erforderlich?

Darauf gibt es keine universelle Antwort für alle Unternehmen. Ein Händler mit 20 Mitarbeitern benötigt möglicherweise nur eine einfache mobile Kommissionierungsfunktion, die mit dem bestehenden ERP verbunden ist, und einige gut gestaltete Regeln. Bei einem Unternehmen mit mehreren Standorten und hohem Verkehrsaufkommen kann ein dediziertes Lagerverwaltungssystem, Terminals mit Offline-Funktionalität, Druckerintegration und detaillierte Berechtigungsverwaltung erforderlich sein.

Die Wahl hängt davon ab, wie komplex der Bestand ist, wie viele Ausnahmen auftreten, mit welchen Systemen Daten ausgetauscht werden müssen und welches Ausfallrisiko akzeptabel ist. In einer industriellen Umgebung sind die drahtlose Abdeckung, die Stoßfestigkeit der Geräte, die Betriebssicherheit des Etikettendrucks und die Handhabung von Offline-Situationen ebenso Planungsfragen wie die Software selbst.

Der häufigste Fehler besteht darin, dass das Unternehmen das gesamte Lager auf einmal umgestalten möchte. Sicherer ist es, mit einem gut abgegrenzten Prozess zu beginnen, zum Beispiel mit einer Produktgruppe, einer Zone oder der Bearbeitung von Webshop-Bestellungen. Der Pilot muss ein messbares Ziel haben: weniger fehlerhafte Zeilen, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Fehlermeldungen oder genauere Bestandsdaten. Wenn dies nachgewiesen werden kann, basiert der nächste Schritt nicht auf Versprechen, sondern auf Erfahrung.

Am Ende einer guten Lagerdigitalisierung erhalten die Mitarbeiter nicht mehr Bildschirme, sondern weniger Unsicherheit. Sie wissen, was die nächste Aufgabe ist, welcher Bestand verfügbar ist und wann sie um Hilfe bitten müssen. Die Führung erfährt nicht am Freitagnachmittag aus manuell erstellten Tabellen von Problemen, sondern sieht sie, wenn noch Verbesserungen möglich sind.