Digitalizácia skladového vychystávania v 6 krokoch

Vedúci skladu ráno vidí v systéme, že všetky objednávky sú splniteľné. Do obeda však chýbajú tri položky, dvaja kolegovia prechádzajú rovnaký regál a zákaznícky servis už zisťuje, ktorá objednávka zostala nedokončená. Digitalizácia skladového vychystávania je užitočná, keď neukazuje len nákup čítačky čiarových kódov, ale aj to, ako sa z roztrhnutých informácií stáva riaditeľný proces.

Chyby vo vychystávaní zriedka vznikajú len v sklade. Stáva sa, že e-shop odovzdá objednávku neskoro, zásoby sa vedú v dvoch systémoch alebo sa skladovanie ešte robí na papieri, preto sa systémové a fyzické zásoby už doobeda líšia. V takýchto prípadoch udržuje prevádzku v pohybe skúsenosť a pamäť zamestnancov. Krátkodobo to môže fungovať, ale počas rastu to produkuje čoraz viac dohadovaní, hľadania a výnimkového riadenia.

Východisková situácia: papierový zoznam nie je samotný problém

Vezmime si stredne veľkého veľkoobchodníka, kde je potrebné denne pripraviť 180-250 objednávkových riadkov. Objednávky zaznamenáva predaj a e-shop do podnikového informačného systému. Zo skladu ráno jeden kolega vytlačí zoznam otvorených položiek a vychystávači na papieri odškrtávajú pohyby tovaru.

Na prvý pohľad je problém papier. Skutočný problém je však zložitejší. Zoznam neberie do úvahy, na ktorom skladovom mieste je skutočne dostupná zásoba, vychystávači prechádzajú sklad v rôznom poradí, manipulácia s náhradnými jednotkami sa deje ústne a zníženie zásob sa do systému dostane až neskôr. Ak je v objednávke nedostatok, skladník si to často všimne až pri regáli.

Táto situácia je nákladná aj z ľudského hľadiska. Skúsený kolega vie, že z určitého produktu je niekedy rezerva v hornom sklade alebo aká náhrada je pre zákazníka prijateľná. Keď je na dovolenke, proces sa spomaľuje. Nie preto, že by ostatní nepracovali dobre, ale preto, že potrebné informácie nie sú súčasťou prevádzkového systému.

Čo treba pochopiť pred digitalizáciou?

Predtým, než si niekto vyberie mobilný terminál, WMS alebo nový ERP modul, je užitočné sledovať cestu objednávky od prijatia po odovzdanie. Nie teoretický diagram procesu, ale to, čo sa skutočne deje v rušný pondelok dopoludnia.

Počas skúmania štyri otázky zvyčajne rýchlo odhalia skutočné straty:

• Kedy sa objednávka stáva vychystateľnou a kto to rozhoduje na základe akých údajov?
• Ktorý systém alebo dokument sa považuje za dôveryhodný zdroj zásob?
• Kde sa ručne znovu vytvárajú rovnaké údaje, napríklad objednávkové číslo, číslo položky alebo množstvo?
• Čo sa deje v prípade nedostatku, poškodeného tovaru, náhrady alebo čiastočnej dodávky?

Z odpovedí často vyplýva, že nie všetky objednávky je potrebné spracovať rovnako. Jednopoložková, urgentná objednávka z e-shopu môže vyžadovať inú logiku ako viacpaletová B2B dodávka. Cieľom digitalizácie nie je odstrániť všetky výnimky. Cieľom je, aby bol normálny proces rýchly a kontrolovateľný a výnimky pokračovali viditeľne s dokumentovanými rozhodnutiami.

Príklad digitalizácie skladového vychystávania na fungujúcom procese

U vyššie uvedeného veľkoobchodníka prvým rozhodnutím nebolo zavedenie nového systému. Najprv zjednotili skladovacie miesta a základné údaje o položkách. Každé vychystávateľné miesto dostalo jedinečný identifikátor a k produktom boli priradené čiarové kódy a baliace jednotky, ktoré sa v sklade skutočne vyskytujú.

Toto je menej viditeľná práca ako rozdelenie nového ručného terminálu, ale bez nej by terminál len rýchlejšie prenášal nejasné údaje. Ak má rovnaký produkt viacero vnútorných názvov alebo zamestnanci identifikujú skladovacie miesto podľa prezývky, technológia za nich poriadok nevytvorí.

Po usporiadaní základov sa proces zmenil v šiestich krokoch.

1. Objednávka sa dostane do skladu len v overiteľnom stave

Systém neposiela každú novú objednávku okamžite na vychystávanie. Najprv overí stav objednávky, platobné alebo schvaľovacie podmienky a to, či sú k dispozícii zásoby pre položky. Ak chýbajú údaje, objednávka sa zobrazí ako výnimka príslušnému pracovníkovi, nie ako nejasný papierový zoznam v sklade.

Tým sa eliminuje častá situácia, keď vychystávač začne zbierať objednávku, ktorú je neskôr potrebné upraviť alebo zadržať.

2. Úloha nie je zoznam, ale riadený pracovný pokyn

Vychystávač dostane na ručnom zariadení alebo priemyselnej mobilnej aplikácii nasledujúcu úlohu. Systém ukáže skladovacie miesto, číslo položky, potrebné množstvo a - kde je to vhodné - poradie prechádzania. Zamestnanec nepracuje s pevne vytlačeným zoznamom na celý deň, ale dostáva úlohy podľa aktuálnych priorít.

Optimalizácia trasy prechádzania nie je vždy prioritou. V menšom sklade môže byť zníženie chýb cennejšie ako ušetrenie niekoľkých minút chôdze. Pri veľkom počte položiek alebo v sklade s viacerými zónami môže však zlučovanie úloh, rozdeľovanie podľa zón a riešenie preťažení uvoľniť značnú kapacitu.

3. Skenovanie produktu a miesta potvrdzuje operáciu

Zamestnanec najprv naskenuje skladovacie miesto a potom produkt. Systém tak nielen zaznamenáva, že došlo k vychystávaniu, ale aj to, či sa to stalo zo správneho miesta a správneho produktu. Pri množstevnej odchýlke aplikácia nedovolí ticho uzavrieť krok.

Toto nie je nedôvera voči kolegom. Dobrý kontrolný bod chráni zamestnanca pred tým, aby neskôr vznikla reklamácia kvôli podobnému baleniu alebo zavádzajúcej etikete. Cieľom je včasné rozpoznanie chýb, keď je ešte lacné ich opraviť.

4. Riešenie nedostatku je pracovný proces, nie telefonát

Ak na mieste podľa systému nie je dostatok tovaru, vychystávač hlási nedostatok. Toto hlásenie sa nestratí na papieri odovzdanom na konci zmeny. Okamžite môže spustiť niekoľko preddefinovaných ciest: môže požiadať o kontrolu zásob od správcu zásob, vytvoriť úlohu na doplnenie alebo informovať zákaznícky servis o čiastočnej dodávke.

To, čo sa z týchto možností stane, je obchodné pravidlo. U strategického zákazníka môže byť vhodné skontrolovať rezervné miesto. Pri nízkej hodnote, ľahko nahraditeľnom produkte môže byť rýchle a jasné informovanie lepším rozhodnutím. Systém by mal podporovať toto rozhodovacie poradie, nie ho nahrádzať.

5. Balenie a odovzdanie sú tiež potvrdené body

Mnoho chýb nevzniká pri regáli, ale pri zámene zostavených objednávok. Preto sa v procese kontroluje aj pri balení: identifikátor objednávky, v prípade potreby prepravný štítok a číslo balíka sú prepojené. Stav zásielky odovzdanej kuriérovi sa vracia do obchodného systému.

Tento efekt presahuje sklad. Zákaznícky servis vidí skutočný stav, predaj neponúka nepresný čas dodania a fakturácia sa spúšťa len pri správnej obchodnej udalosti.

6. Z údajov sa stáva denné riadenie

Jedným zo skutočných výsledkov digitalizovaného vychystávania nie je skener, ale merateľný proces. Viditeľný je napríklad čas medzi uvoľnením objednávky a oznámením o dokončení, podiel nedostatkov, časté odchýlky, počet úloh na doplnenie a zaťaženie podľa zmien.

Tieto údaje sa neoplatí používať len na individuálne meranie výkonu. Ak je v zóne pravidelne viac nedostatkov, môže to byť spôsobené chybnou evidenciou zásob, zlou disciplínou pri skladovaní, nevhodnou minimálnou zásobou alebo preťaženým procesom doplňovania. Čísla pomáhajú, keď sa zameriavajú na systémové chyby, nielen na ľudí.

Aká technológia je potrebná?

Na to neexistuje univerzálna odpoveď pre každú spoločnosť. Pre obchodníka s 20 zamestnancami môže byť dostatočná jednoduchá mobilná funkcia vychystávania pripojená k existujúcemu ERP a niekoľko dobre nastavených pravidiel. Pre spoločnosť s viacerými pobočkami a veľkým objemom môže byť vhodný dedikovaný systém riadenia skladu, terminály schopné offline prevádzky, integrácia tlačiarní a podrobné riadenie oprávnení.

Výber závisí od toho, aké zložité sú zásoby, koľko výnimiek sa vyskytuje, s akými systémami je potrebné vymieňať údaje a aké riziko výpadku je prijateľné. V priemyselnom prostredí je bezdrôtové pokrytie, odolnosť zariadení proti nárazom, spoľahlivosť tlače etikiet a riešenie offline situácií rovnako otázkou plánovania ako samotný softvér.

Najčastejšou chybou je, keď chce spoločnosť naraz zmeniť celý sklad. Bezpečnejšie je začať s dobre ohraničeným procesom, napríklad s jednou skupinou produktov, jednou zónou alebo spracovaním objednávok z e-shopu. Pilotný projekt musí mať merateľný cieľ: menej chybných riadkov, kratší čas spracovania, rýchlejšie hlásenie nedostatkov alebo presnejšie údaje o zásobách. Ak je to preukázateľné, ďalší krok sa už neopiera o sľuby, ale o skúsenosti.

Na konci dobrej digitalizácie skladu kolegovia nedostanú viac obrazoviek, ale menej neistoty. Vedia, aká je ďalšia úloha, aké zásoby sú k dispozícii a kedy majú požiadať o pomoc. Vedenie sa o problémoch dozvie nie v piatok popoludní z ručne zostavených tabuliek, ale vtedy, keď ich ešte možno opraviť.