Exemplu de digitalizare a comisionării în depozit în 6 pași

Un manager de depozit vede dimineața în sistem că toate comenzile pot fi îndeplinite. Până la prânz, însă, lipsesc trei articole, doi colegi parcurg același rând de rafturi, iar serviciul clienți încearcă deja să afle care comandă a rămas neterminată. Un exemplu de digitalizare a comisionării depozitului este util atunci când nu prezintă doar achiziționarea unui cititor de coduri de bare, ci cum informațiile disparate devin un proces controlabil.

Erorile de comisionare rareori apar doar în depozit. Se întâmplă ca magazinul online să transmită o comandă cu întârziere, stocul să fie gestionat în două sisteme sau depozitarea să se facă încă pe hârtie, astfel încât stocul din sistem și cel fizic să difere deja dimineața. În astfel de cazuri, experiența și memoria angajaților mențin operațiunile în mișcare. Pe termen scurt, acest lucru poate funcționa, dar pe măsură ce creșterea continuă, generează tot mai multe reconciliări, căutări și gestionări de excepții.

Situația inițială: lista pe hârtie nu este problema în sine

Să luăm un distribuitor angro de dimensiuni medii, unde trebuie pregătite zilnic 180-250 de linii de comandă. Comenzile sunt înregistrate de vânzări și magazinul online într-un sistem de management al întreprinderii. Dimineața, un coleg din depozit imprimă lista articolelor deschise, iar comisionarii bifează mișcările de marfă pe hârtie.

La prima vedere, problema pare a fi hârtia. Problema reală este însă mai complexă. Lista nu ia în considerare care locație de depozitare are efectiv stoc disponibil, comisionarii parcurg depozitul în ordine diferită, gestionarea unităților de înlocuire se face verbal, iar scăderea stocului este înregistrată în sistem doar ulterior. Dacă o comandă are lipsuri, depozitarul observă adesea acest lucru doar la raft.

Această situație este costisitoare și din punct de vedere uman. Colegul experimentat știe că uneori există rezerve în depozitul superior pentru un anumit produs sau ce înlocuire este acceptabilă pentru un anumit client. Când acesta este în concediu, procesul încetinește. Nu pentru că ceilalți nu lucrează bine, ci pentru că informațiile necesare nu fac parte din sistemul operațional.

Ce trebuie înțeles înainte de digitalizare?

Înainte ca cineva să aleagă un terminal mobil, WMS sau un nou modul ERP, este recomandabil să urmărească traseul unei comenzi de la primire până la livrare. Nu diagrama de proces teoretică, ci ceea ce se întâmplă efectiv într-o dimineață aglomerată de luni.

În timpul examinării, de obicei patru întrebări scot rapid la iveală pierderile reale:

• Când devine o comandă comisionabilă și cine decide acest lucru, pe baza căror date?
• Care sistem sau document este considerat sursa de stoc autentică?
• Unde este reintrodus manual același set de date, de exemplu, numărul comenzii, codul articolului sau cantitatea?
• Ce se întâmplă în caz de lipsă, marfă deteriorată, înlocuire sau livrare parțială?

Răspunsurile dezvăluie adesea că nu toate comenzile trebuie tratate la fel. O comandă urgentă de magazin online cu un singur articol poate necesita o logică diferită față de o livrare B2B cu mai multe paleți. Scopul digitalizării nu este de a elimina toate excepțiile. Scopul este ca procesul normal să fie rapid și verificabil, iar excepțiile să fie gestionate vizibil, cu decizii documentate.

Exemplu de digitalizare a comisionării depozitului pe un proces funcțional

La distribuitorul angro menționat mai sus, prima decizie nu a fost introducerea unui nou sistem. Mai întâi au standardizat locațiile de depozitare și datele de bază ale articolelor. Fiecare locație comisionabilă a primit un identificator unic, iar pentru produse au fost înregistrate codurile de bare și unitățile de ambalare care apar efectiv în depozit.

Aceasta este o muncă mai puțin spectaculoasă decât distribuirea unui nou terminal manual, dar fără ea terminalul ar transmite doar mai rapid datele nesigure. Dacă același produs are mai multe denumiri interne sau o locație de depozitare este identificată de angajați după poreclă, tehnologia nu va face ordine în locul lor.

După stabilirea bazelor ordonate, procesul s-a schimbat în șase pași.

1. Comanda ajunge în depozit doar în stare verificabilă

Sistemul nu trimite toate comenzile noi imediat la comisionare. Mai întâi verifică statutul comenzii, condițiile de plată sau aprobare și dacă există stoc disponibil pentru articole. Dacă lipsește o informație, comanda apare ca excepție pentru responsabilul relevant, nu ca o listă pe hârtie interpretabilă greșit în depozit.

Astfel, se elimină situația frecventă în care comisionarul începe să adune o comandă care ulterior trebuie modificată sau reținută.

2. Sarcina nu este o listă, ci o instrucțiune de lucru direcționată

Comisionarul primește următoarea sarcină pe dispozitivul manual sau în aplicația mobilă industrială. Sistemul arată locația de depozitare, codul articolului, cantitatea necesară și - unde este cazul - ordinea de parcurgere. Angajatul nu lucrează dintr-o listă rigidă, imprimată pentru întreaga zi, ci primește sarcini în funcție de prioritățile actuale.

Optimizarea traseului de parcurgere nu este întotdeauna prioritară. Într-un depozit mai mic, reducerea erorilor poate valora mai mult decât economisirea câtorva minute de mers. La un număr mare de articole sau într-un depozit cu mai multe zone, însă, combinarea sarcinilor, alocarea pe zone și gestionarea aglomerărilor poate elibera capacități semnificative.

3. Scanarea produsului și a locației confirmă operațiunea

Angajatul scanează mai întâi locația de depozitare, apoi produsul. Astfel, sistemul nu doar înregistrează că a avut loc comisionarea, ci și că aceasta s-a făcut din locul și cu produsul corect. În caz de diferență cantitativă, aplicația nu permite închiderea tăcută a pasului.

Aceasta nu este o lipsă de încredere față de colegi. Un punct bun de control protejează angajatul de reclamații ulterioare cauzate de un ambalaj similar sau o etichetă înșelătoare. Scopul este detectarea timpurie a erorilor, când încă sunt ieftin de corectat.

4. Gestionarea lipsei este un flux de lucru, nu un apel telefonic

Dacă nu există suficientă marfă la locația indicată de sistem, comisionarul raportează lipsa. Acest semnal nu se pierde pe o hârtie predată la sfârșitul turei. Poate declanșa imediat mai multe căi predefinite: poate solicita verificarea de la managerul de stoc, poate crea o sarcină pentru reaprovizionare sau poate notifica serviciul clienți despre livrarea parțială.

Ce se întâmplă dintre aceste opțiuni este o regulă de afaceri. La un client strategic, poate fi justificată verificarea unei locații de rezervă. Pentru un produs de valoare mică, ușor de înlocuit, o informare rapidă și clară poate fi o decizie mai bună. Sistemul trebuie să sprijine această ordine de decizie, nu să o înlocuiască.

5. Ambalarea și livrarea sunt, de asemenea, puncte confirmate

Multe erori nu apar la raft, ci atunci când comenzile pregătite sunt încurcate. De aceea, în proces, se efectuează și o verificare la ambalare: identificatorul comenzii, dacă este necesar, eticheta de livrare și numărul coletului sunt legate între ele. Starea expedierii predate curierului este raportată înapoi în sistemul de afaceri.

Acest lucru are un impact care depășește depozitul. Serviciul clienți vede un statut real, vânzările nu promit un timp de livrare inexact, iar facturarea începe doar în legătură cu evenimentul de afaceri corespunzător.

6. Datele devin management zilnic

Unul dintre rezultatele reale ale comisionării digitalizate nu este scannerul, ci procesul măsurabil. Devine vizibil, de exemplu, timpul dintre eliberarea comenzii și raportarea finalizării, proporția lipsurilor, abaterile frecvente, numărul sarcinilor de reaprovizionare și încărcarea pe ture.

Aceste date nu ar trebui folosite exclusiv pentru măsurarea performanței individuale. Dacă într-o zonă există în mod regulat mai multe lipsuri, cauza poate fi o evidență de stoc defectuoasă, o disciplină de depozitare deficitară, un stoc minim necorespunzător sau un proces de reaprovizionare supraîncărcat. Numerele ajută atunci când atrag atenția asupra defecțiunilor de sistem, nu doar asupra oamenilor.

Ce tehnologie este necesară?

Nu există un răspuns universal valabil pentru toate companiile. Un comerciant cu 20 de angajați poate avea nevoie doar de o funcție simplă de comisionare mobilă conectată la ERP-ul existent și câteva reguli bine stabilite. Într-o companie cu mai multe locații și volum mare de tranzacții, poate fi justificat un sistem dedicat de management al depozitului, terminale capabile de operare offline, integrare cu imprimante și gestionarea detaliată a permisiunilor.

Alegerea este determinată de cât de complex este stocul, câte excepții apar, cu ce sisteme trebuie schimbate date și ce risc de întrerupere poate fi asumat. Într-un mediu industrial, acoperirea wireless, rezistența la șocuri a dispozitivelor, fiabilitatea imprimării etichetelor și gestionarea situațiilor offline sunt la fel de importante ca software-ul în sine.

Cea mai frecventă greșeală este atunci când compania dorește să transforme întregul depozit dintr-o dată. Este mai sigur să începi cu un proces bine delimitat, cum ar fi un grup de produse, o zonă sau gestionarea comenzilor online. Pilotul trebuie să aibă un obiectiv măsurabil: mai puține linii eronate, timp de procesare mai scurt, raportare mai rapidă a lipsurilor sau date de stoc mai precise. Dacă acest lucru poate fi demonstrat, pasul următor nu se bazează pe promisiuni, ci pe experiență.

La finalul unei bune digitalizări a depozitului, colegii nu primesc mai multe ecrane, ci mai puțină incertitudine. Ei știu care este următoarea sarcină, ce stoc este disponibil și când trebuie să ceară ajutor. Conducerea nu află despre probleme vineri după-amiază dintr-un tabel compilat manual, ci le vede atunci când încă se mai poate interveni.