Digitalisierung der Lagerkommissionierung in 6 Schritten

Ein Lagerleiter sieht morgens im System, dass alle Bestellungen erfüllt werden können. Bis zum Mittag fehlen jedoch drei Artikel, zwei Kollegen durchlaufen denselben Regalabschnitt, und der Kundenservice versucht bereits herauszufinden, welche Bestellung unvollständig geblieben ist. Ein Beispiel für die Digitalisierung der Lagerkommissionierung ist dann nützlich, wenn es nicht nur die Anschaffung eines Barcodescanners zeigt, sondern wie aus zerrissenen Informationen ein steuerbarer Prozess wird.

Fehler bei der Kommissionierung entstehen selten nur im Lager. Es kann vorkommen, dass der Webshop Bestellungen verspätet übermittelt, der Bestand in zwei Systemen geführt wird oder die Einlagerung noch auf Papier erfolgt, sodass der systemische und der physische Bestand bereits am Vormittag voneinander abweichen. In solchen Fällen halten die Erfahrung und das Gedächtnis der Mitarbeiter den Betrieb am Laufen. Kurzfristig kann das funktionieren, aber während des Wachstums führt es zu immer mehr Abstimmungen, Suchvorgängen und Ausnahmebehandlungen.

Ausgangssituation: Die Papierliste ist nicht das Problem

Nehmen wir einen mittelgroßen Großhändler, bei dem täglich 180-250 Bestellzeilen zusammengestellt werden müssen. Die Bestellungen werden vom Vertrieb und dem Webshop in ein ERP-System eingetragen. Morgens druckt ein Kollege aus dem Lager die Liste der offenen Posten aus, und die Kommissionierer haken die Warenbewegungen auf Papier ab.

Auf den ersten Blick scheint das Problem das Papier zu sein. Das eigentliche Problem ist jedoch komplexer. Die Liste berücksichtigt nicht, an welchem Lagerort tatsächlich verfügbarer Bestand vorhanden ist, die Kommissionierer durchlaufen das Lager in unterschiedlicher Reihenfolge, die Verwaltung von Ersatzartikeln erfolgt mündlich, und der Bestandsabbau wird erst später in das System zurückgeführt. Wenn ein Artikel in einer Bestellung fehlt, bemerkt der Lagerist dies oft erst am Regal.

Diese Situation ist auch menschlich kostspielig. Der erfahrene Kollege weiß, dass manchmal ein Vorrat eines bestimmten Produkts im oberen Lager vorhanden ist oder welche Ersatzartikel für einen Kunden akzeptabel sind. Wenn er im Urlaub ist, verlangsamt sich der Prozess. Nicht, weil die anderen nicht gut arbeiten, sondern weil die erforderlichen Informationen nicht Teil des Betriebssystems sind.

Was sollte man vor der Digitalisierung verstehen?

Bevor jemand ein mobiles Terminal, ein WMS oder ein neues ERP-Modul auswählt, sollte man den Weg einer Bestellung von der Eingabe bis zur Übergabe verfolgen. Nicht das theoretische Flussdiagramm, sondern das, was an einem hektischen Montagvormittag tatsächlich passiert.

Bei der Untersuchung bringen in der Regel vier Fragen schnell die tatsächlichen Verluste ans Licht:

• Wann wird eine Bestellung kommissionierbar und wer entscheidet dies auf Basis welcher Daten?
• Welches System oder Dokument gilt als zuverlässige Bestandsquelle?
• Wo werden dieselben Daten, wie Bestellnummer, Artikelnummer oder Menge, erneut manuell erfasst?
• Was passiert bei Fehlmengen, beschädigter Ware, Ersatzartikeln oder Teillieferungen?

Aus den Antworten ergibt sich oft, dass nicht jede Bestellung gleich behandelt werden muss. Eine dringende Webshop-Bestellung mit einem Artikel erfordert möglicherweise eine andere Logik als eine B2B-Lieferung mit mehreren Paletten. Ziel der Digitalisierung ist es nicht, alle Ausnahmen zu beseitigen. Ziel ist es, dass der normale Prozess schnell und überprüfbar ist und die Ausnahmen sichtbar mit dokumentierten Entscheidungen weitergeführt werden.

Beispiel für die Digitalisierung der Lagerkommissionierung in einem funktionierenden Prozess

Bei dem oben genannten Großhändler bestand die erste Entscheidung nicht darin, ein neues System einzuführen. Zuerst wurden die Lagerorte und die Stammdaten der Artikel vereinheitlicht. Jeder kommissionierbare Ort erhielt eine eindeutige Kennung, und für die Produkte wurden die Barcodes und Verpackungseinheiten erfasst, die tatsächlich im Lager vorkommen.

Diese Arbeit ist weniger spektakulär als die Ausgabe eines neuen Handterminals, aber ohne sie würde das Terminal nur schneller unsichere Daten weiterleiten. Wenn dasselbe Produkt mehrere interne Bezeichnungen hat oder ein Lagerort von den Mitarbeitern anhand eines Spitznamens identifiziert wird, wird die Technologie nicht für Ordnung sorgen.

Nach den geordneten Grundlagen änderte sich der Prozess in sechs Schritten.

1. Die Bestellung gelangt nur in überprüfbarem Zustand ins Lager

Das System sendet nicht jede neue Bestellung sofort zur Kommissionierung. Zuerst überprüft es den Bestellstatus, die Zahlungs- oder Genehmigungsbedingungen sowie die Verfügbarkeit der Artikel. Wenn eine Information fehlt, erscheint die Bestellung als Ausnahme beim zuständigen Sachbearbeiter und nicht als missverständliche Papierliste im Lager.

Damit wird die häufige Situation vermieden, dass der Kommissionierer eine Bestellung zu sammeln beginnt, die später geändert oder zurückgehalten werden muss.

2. Die Aufgabe ist keine Liste, sondern eine geführte Arbeitsanweisung

Der Kommissionierer erhält auf dem Handgerät oder in der industriellen mobilen Anwendung die nächste Aufgabe. Das System zeigt den Lagerort, die Artikelnummer, die benötigte Menge und - wo sinnvoll - die Reihenfolge des Durchlaufs an. Der Mitarbeiter arbeitet nicht mit einer starren, für den ganzen Tag gedruckten Liste, sondern erhält Aufgaben entsprechend den aktuellen Prioritäten.

Die Optimierung der Durchlaufroute ist nicht immer vorrangig. In einem kleineren Lager kann es wertvoller sein, Fehler zu reduzieren, als ein paar Minuten Gehzeit einzusparen. Bei einer großen Anzahl von Artikeln oder in einem Lager mit mehreren Zonen kann jedoch die Zusammenfassung von Aufgaben, die zonenweise Verteilung und die Bewältigung von Staus erhebliche Kapazitäten freisetzen.

3. Das Scannen von Produkt und Ort bestätigt den Vorgang

Der Mitarbeiter scannt zuerst den Lagerort und dann das Produkt. Das System erfasst so nicht nur, dass eine Kommissionierung stattgefunden hat, sondern auch, ob sie vom richtigen Ort und mit dem richtigen Produkt erfolgt ist. Bei Mengenabweichungen lässt die Anwendung nicht zu, dass der Schritt stillschweigend abgeschlossen wird.

Dies ist kein Misstrauen gegenüber den Kollegen. Ein guter Kontrollpunkt schützt den Mitarbeiter davor, dass aufgrund einer ähnlichen Verpackung oder irreführenden Etikettierung später eine Reklamation entsteht. Ziel ist es, Fehler frühzeitig zu erkennen, wenn sie noch kostengünstig behoben werden können.

4. Das Handling von Fehlmengen ist ein Workflow, kein Telefonanruf

Wenn am systemischen Ort nicht genügend Ware vorhanden ist, meldet der Kommissionierer einen Fehlbestand. Diese Meldung geht nicht auf einem am Ende der Schicht abgegebenen Papier verloren. Sie kann sofort mehrere vordefinierte Wege auslösen: eine Überprüfung durch den Bestandsverantwortlichen anfordern, eine Aufgabe zur Nachfüllung erstellen oder den Kundenservice über die Teillieferung informieren.

Welche dieser Maßnahmen ergriffen wird, ist eine Geschäftsregel. Bei einem strategischen Kunden kann es sinnvoll sein, einen Reserveort zu überprüfen. Bei einem kostengünstigen, leicht ersetzbaren Produkt kann jedoch eine schnelle und klare Information die bessere Entscheidung sein. Das System sollte diese Entscheidungsstruktur unterstützen, nicht ersetzen.

5. Die Verpackung und Übergabe sind ebenfalls bestätigte Punkte

Viele Fehler entstehen nicht am Regal, sondern beim Vertauschen der zusammengestellten Bestellungen. Daher erfolgt auch bei der Verpackung eine Überprüfung: Die Bestellnummer, gegebenenfalls das Versandetikett und die Packstücknummer werden miteinander verknüpft. Der Status der an den Kurier übergebenen Sendung wird in das Geschäftssystem zurückgeführt.

Dies hat Auswirkungen über das Lager hinaus. Der Kundenservice sieht den tatsächlichen Status, der Vertrieb verspricht keine ungenauen Lieferzeiten und die Rechnungsstellung beginnt erst, wenn das richtige Geschäftereignis eingetreten ist.

6. Aus den Daten wird eine tägliche Steuerung

Ein echtes Ergebnis der digitalisierten Kommissionierung ist nicht der Scanner, sondern der messbare Prozess. Sichtbar wird beispielsweise die Zeit zwischen der Freigabe der Bestellung und der Fertigmeldung, der Anteil der Fehlmengen, häufige Abweichungen, die Anzahl der Nachfüllaufgaben und die Belastung pro Schicht.

Diese Daten sollten nicht ausschließlich zur individuellen Leistungsbewertung verwendet werden. Wenn in einer Zone regelmäßig mehr Fehlmengen auftreten, kann dies auf eine fehlerhafte Bestandsführung, schlechte Einlagerungsdisziplin, unzureichende Mindestbestände oder einen überlasteten Nachfüllprozess zurückzuführen sein. Die Zahlen helfen dann, wenn sie auf Systemfehler hinweisen, nicht nur auf die Menschen.

Welche Technologie wird benötigt?

Darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort für jedes Unternehmen. Ein Händler mit 20 Mitarbeitern benötigt möglicherweise nur eine einfache mobile Kommissionierungsfunktion, die an das bestehende ERP-System angeschlossen ist, und einige gut durchdachte Regeln. Bei einem Unternehmen mit mehreren Standorten und hohem Umsatz kann ein dediziertes Lagerverwaltungssystem, Terminals mit Offline-Funktionalität, Druckerintegration und detailliertes Berechtigungsmanagement erforderlich sein.

Die Wahl hängt davon ab, wie komplex der Bestand ist, wie viele Ausnahmen auftreten, mit welchen Systemen Daten ausgetauscht werden müssen und welches Ausfallrisiko akzeptabel ist. In einer industriellen Umgebung sind die drahtlose Abdeckung, die Stoßfestigkeit der Geräte, die Betriebssicherheit des Etikettendrucks und die Handhabung von Offline-Situationen ebenso Planungsfragen wie die Software selbst.

Der häufigste Fehler ist, wenn das Unternehmen das gesamte Lager auf einmal umgestalten möchte. Sicherer ist es, mit einem klar abgegrenzten Prozess zu beginnen, beispielsweise mit einer Produktgruppe, einer Zone oder der Bearbeitung von Webshop-Bestellungen. Der Pilot muss ein messbares Ziel haben: weniger fehlerhafte Zeilen, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Fehlermeldungen oder genauere Bestandsdaten. Wenn dies nachweisbar ist, basiert der nächste Schritt nicht auf Versprechen, sondern auf Erfahrung.

Am Ende einer guten Lagerdigitalisierung erhalten die Kollegen nicht mehr Bildschirme, sondern weniger Unsicherheit. Sie wissen, was die nächste Aufgabe ist, welcher Bestand verfügbar ist und wann sie um Hilfe bitten müssen. Die Führung erhält nicht erst am Freitagnachmittag von Hand erstellte Tabellen über Probleme, sondern sieht sie, wenn noch Verbesserungen möglich sind.