Pet mogućnosti automatizacije upravljanja narudžbinama

Neko svakog jutra otvara administratorski interfejs webshopa, preuzima nove narudžbine, a zatim ih pojedinačno unosi u poslovni sistem. U međuvremenu proverava zalihe, konsultuje se sa skladištem, ispravlja pogrešnu adresu i šalje podatke za fakturisanje. pet mogućnosti automatizacije upravljanja narudžbinama ne znači da tu osobu treba ukloniti iz procesa. Cilj je da ona ne bude veza između sistema, već da njeno vreme bude posvećeno izuzecima, zahtevima kupaca i poslovnim odlukama.

Upravljanje narudžbinama posebno brzo postaje teško za upravljanje. Kod nekoliko dnevnih narudžbina još uvek funkcioniše ručno unošenje, dogovaranje putem e-maila i tabela. Kod stotinu dnevnih narudžbina to već vodi do kašnjenja, različitih podataka i povećane stope grešaka. Problem često nije nedostatak jednog sistema, već to što informacije putuju između više sistema uz posredovanje ljudi.

Pre nego što se donese odluka o automatizaciji, vredi pratiti ceo put jedne narudžbine. Odakle dolazi? Ko je proverava? Koji sistem postaje primarni izvor podataka? Kada se zalihe rezervišu? Ko je obavešten o problematičnoj narudžbini? U mnogim slučajevima već ova analiza pokazuje da je jedno odobrenje suvišno, dva unosa podataka ponavljaju isti posao ili da kritičan korak postoji samo u glavi iskusnog kolege.

Pet mogućnosti automatizacije upravljanja narudžbinama

Nije svakoj kompaniji isti prvi korak u razvoju. Kod trgovca sa više kanala, usklađivanje izvora narudžbina može biti najveći dobitak. Kod proizvođača, važnije je povezivanje obećanog roka isporuke i proizvodnih kapaciteta. Sledeće mogućnosti stoga ne predstavljaju gotovu listu za kupovinu, već tačke procesa gde je obično značajan ručni rad i rizik od grešaka.

1. Automatski prijem i provera narudžbina

Najočigledniji korak je kada narudžbina koja dolazi iz webshopa, tržišta, EDI-veze ili prodajnog sistema automatski ulazi u centralni sistem za upravljanje narudžbinama ili poslovni sistem. Međutim, to samo po sebi nije dovoljno. Automatski prijem pogrešne ili nepotpune narudžbine samo brže prenosi problem do skladišta i fakturisanja.

Zato je preporučljivo u proces prijema ugraditi poslovne provere. To može uključivati proveru obaveznih podataka za isporuku, proveru formata poreskog broja, identifikaciju partnera, filtriranje dupliranih narudžbina ili označavanje neprodajnih proizvoda. Pravila ne moraju automatski prihvatiti svaki slučaj. Dobra rešenja obrađuju normalne narudžbine, a nejasne slučajeve pretvaraju u jasne zadatke za odgovarajućeg kolegu.

Time se ne oslobađa samo vreme. Informacije povezane sa narudžbinom mogu se pratiti od samog početka, i kasnije nije potrebno tražiti u kojem e-mailu ili tabeli je došlo do izmene.

2. Usklađivanje zaliha, cena i statusa narudžbina

U mnogim kompanijama webshop, skladišni sistem, ERP i fakturisanje funkcionišu odvojeno. Teškoća počinje kada različiti sistemi prikazuju različite zalihe, cene ili status narudžbine. Kupac vidi proizvod kao dostupan, iako je već rasprodat. Skladište priprema paket, ali korisnička služba još nije obaveštena. Finansije tek kasnije saznaju za storniranu narudžbinu.

Automatizacija ovde znači protok podataka, a ne jednostavno kopiranje podataka. Potrebno je odrediti koji sistem je odgovoran za koje podatke. Na primer, skladišni sistem može biti izvor stvarnih zaliha, ERP može upravljati pravilima cenovnika, a webshop može prikazivati informacije o proizvodima vidljive kupcima. Ako to nije jasno, integracija samo stvara nove rasprave oko starog procesa.

Sinhronizacija u realnom vremenu nije uvek potrebna. Za određene proizvode dovoljna je ažuriranje na sat vremena, dok je za druge - kao što su brzo prodavani ili proizvodi sa ograničenim zalihama - opravdana trenutna razmena podataka. Ispravnu učestalost određuje poslovni rizik, a ne ono što je tehnički moguće.

3. Automatsko određivanje puta ispunjenja

Kada narudžbina postane prihvaćena, sledi niz odluka. Koje skladište će je ispuniti? Da li je potrebna delimična isporuka? Postoje li posebni zahtevi za pakovanje? Može li se direktno predati dobavljaču? Treba li pokrenuti proizvodne ili nabavne zadatke? Ova pitanja se često rešavaju na osnovu iskustva, telefonom ili e-mailom.

Dobro osmišljena poslovna pravila mogu usmeriti narudžbinu na odgovarajući put ispunjenja. Sistem može uzeti u obzir lokaciju zaliha, region isporuke, ugovorne uslove kupca, karakteristike proizvoda, hitnost ili čak minimalnu maržu. Skladište tako ne dobija opštu listu narudžbina, već zadatke koji već imaju potrebne prioritete i informacije.

Ovde je posebno važna obrada izuzetaka. Automatsko pravilo ne zamenjuje operativnu odluku ako je narudžbina važnog klijenta delimično nepotpuna ili kapacitet isporuke odstupa od plana. Zadatak sistema je da izuzetak učini vidljivim na vreme i da objedini podatke potrebne za donošenje odluke na jednom mestu.

4. Pokretanje dokumenata, isporuke i obaveštenja kupaca

Administrativni deo ispunjenja narudžbine sastoji se od mnogo malih, ponavljajućih zadataka: kreiranje fakture ili avansne fakture, izrada otpremnice, štampanje transportne etikete, beleženje broja za praćenje, a zatim obaveštavanje kupca. Ako ljudi kopiraju podatke između ovih koraka, svaka predaja je mogućnost greške i kašnjenja.

Automatizacija povezana sa statusom narudžbine ovde može brzo doneti merljive rezultate. Iz narudžbine spremne za isporuku mogu se kreirati potrebni dokumenti, preneti podaci prevoznicima, kao i obaveštenje kupcu na odgovarajućem jeziku i sadržaju. Važno je da komunikacija ne bude samo automatska, već i tačna. Sistem ne bi trebalo da obaveštava kupca da je paket poslat ako je zapravo samo etiketa izrađena.

Povezivanje finansijskih i logističkih događaja poboljšava i rešavanje reklamacija. Ako agent korisničke službe može videti narudžbinu, fakturu, status paketa i prethodnu komunikaciju na jednom ekranu, ne mora se obraćati tri odeljenja za jednostavan odgovor.

5. Upravljanje izuzecima i vidljivost za menadžere

Vrednost automatizovanog upravljanja narudžbinama ne pokazuje koliko normalnih narudžbina prolazi bez ljudske intervencije. Pravi test je šta se dešava sa problematičnim slučajevima. U slučaju nestašice zaliha, neuspešne uplate, greške u adresi, delimične isporuke, oštećene robe, neočekivanog kašnjenja dobavljača ili povratka, proces ne sme postati potraga putem e-maila.

Vredi definisati tipove izuzetaka, odgovorne osobe i rokove. Na primer, greška u adresi može biti upućena korisničkoj službi, nestašica zaliha nabavci ili proizvodnji, a problem sa kreditnim limitom finansijama. Odgovornosti nisu administrativni detalji: bez njih narudžbina jednostavno zastaje na nečijoj listi zadataka.

Menadžerski pregled ne mora navoditi svaku narudžbinu. Umesto toga, treba pokazati gde se posao gomila, koliko narudžbina čeka intervenciju, koliko su česte greške u podacima, koliko vremena prolazi od narudžbine do isporuke i koji razlog uzrokuje kašnjenja. Ovi podaci nisu samo za kontrolu. Oni pokazuju da li je problem tehnička greška, nedostatak kapaciteta, pogrešno pravilo ili loše osmišljen poslovni proces.

Prvo stabilizovati proces

Automatizacija upravljanja narudžbinama donosi trajne rezultate kada kompanija ne kopira trenutne ručne korake u novi sistem. Ako tri osobe odobravaju narudžbinu jer su pre mnogo godina greške u cenama bile česte, prvo treba razumeti da li taj rizik još uvek postoji. Možda je danas dovoljno pravilo cenovnika, grupa partnera ili jednostavna provera.

Prilikom implementacije, vredi početi sa dobro definisanim, velikim i ponavljajućim procesom. Treba izmeriti trenutni vreme obrade, greške, broj ručnih intervencija i procenat izuzetaka. Zatim treba testirati pravila sa stvarnim narudžbinama, uključujući i neprijatne slučajeve. Automatizacija koja funkcioniše samo za idealnu narudžbinu nije pouzdana u operacijama.

Na kraju dobrog procesa narudžbine, najvažniji rezultat nije da sistem obavlja više zadataka. Bitno je da zaposleni manje kopiraju podatke, kupci dobijaju tačnije informacije, a menadžment na vreme vidi gde treba doneti odluku pre nego što manja odstupanja postanu svakodnevni problemi.