Cum să implementăm procesarea documentelor?

Un coleg din departamentul financiar deschide în fiecare dimineață atașamentele de e-mail, descarcă facturile, redenumește fișierele și apoi introduce manual datele în sistemul de gestionare a afacerii. Între timp, achizițiile lucrează dintr-un folder partajat, iar depozitul află doar mai târziu că a sosit marfă nouă. Când apare întrebarea cum să introducem procesarea documentelor, multe companii se gândesc imediat la un sistem OCR sau la inteligența artificială. Acest lucru este de înțeles, dar poate fi un punct de plecare greșit.

Documentul nu este o problemă în sine. Problema apare dacă procesul de afaceri depinde de cineva care citește, interpretează, reintroduce, trimite mai departe și urmărește aceeași informație. Scopul unei bune implementări nu este pur și simplu digitalizarea documentelor. Scopul este ca informația să ajungă cu controale adecvate, în sistemul potrivit și la persoana potrivită.

Cum să introducem procesarea documentelor pornind de la proces?

În primul rând, să nu întrebăm ce instrument de recunoaștere a documentelor ar trebui să achiziționăm. Mai degrabă, să examinăm ce se întâmplă cu un document de la sosire până la finalizare. De exemplu, o factură de la un furnizor poate ajunge prin e-mail, scanată sau de pe un portal al furnizorului. Apoi, cineva verifică furnizorul, sumele, referința comenzii și TVA-ul, după care o trimite spre aprobare, o înregistrează, o arhivează sau inițiază o reclamație.

Dacă compania automatizează doar citirea imaginii facturii, dar verificarea datelor încă depinde de cicluri de e-mail și de mementouri personale, întârzierea rămâne. Doar se mută în alt loc. Același lucru este valabil pentru comenzi, avize de expediție, rapoarte de calitate, contracte, foi de lucru și formulare completate de clienți.

În timpul explorării procesului, de obicei patru întrebări oferă cele mai multe răspunsuri. De unde vine documentul? Cine și pe baza căror reguli decide asupra lui? În ce sistem trebuie să apară datele? Ce se întâmplă dacă conține informații incomplete, ilizibile sau contradictorii?

Adesea nu există un răspuns unitar la aceste întrebări. Un coleg salvează fișierul sub un alt nume, altul îl urmărește într-un tabel Excel, iar altul îl caută în e-mail. Acest lucru nu este neapărat o lipsă de disciplină. Este adesea un semn că procesul oficial nu sprijină adecvat munca zilnică.

Nu digitalizați pașii inutili

Unul dintre cele mai mari riscuri ale unui proiect de procesare a documentelor este că firma începe să funcționeze mai prost mai repede. Dacă o informație este înregistrată de trei ori în trei sisteme, soluția nu este ca un instrument să completeze automat toate cele trei câmpuri. Mai întâi trebuie să decidem care sistem este sursa autentică a datelor și dacă celelalte două sisteme au cu adevărat nevoie de aceleași date.

Să luăm un exemplu de magazin online. Comanda ajunge în magazinul online, apoi cineva o tipărește, un alt coleg o introduce în ERP, depozitul primește sarcina din aceasta, iar în final aceleași date despre client și articole apar din nou în sistemul de facturare. Aici nu este în primul rând o problemă de procesare a documentelor. Este o problemă de flux de informații. Citirea versiunii PDF a comenzii nu rezolvă ceea ce ar putea fi gestionat prin conexiuni de date între sisteme sau prin reorganizarea punctelor de responsabilitate.

În timpul revizuirii, merită să atribuim fiecărui pas un motiv de afaceri. Este susținut de legislație, control intern, promisiune către client sau o necesitate operațională reală? Dacă niciuna dintre acestea, pasul probabil poate fi eliminat. Dacă este necesar, dar se ia întotdeauna aceeași decizie, poate fi potrivit pentru procesare bazată pe reguli. Dacă necesită o situație excepțională, interpretare contractuală sau evaluare de afaceri, va fi nevoie de aprobare umană.

Separăm documentul, datele și decizia

Procesarea documentelor constă în trei sarcini distincte, care sunt adesea confundate. Prima este primirea și organizarea documentului: de unde a venit, ce tip este, cui aparține, trebuie păstrat. A doua este extragerea datelor: de exemplu, recunoașterea numărului facturii, numelui partenerului, datei, sumei, codului articolului sau adresei de livrare. A treia este decizia: poate fi aprobată factura, corespunde comenzii, este necesară completarea, poate fi inițiat următorul flux de lucru.

Primele două domenii pot fi adesea bine susținute prin automatizare. În al treilea caz, situația este mai nuanțată. O factură de la un furnizor cunoscut, cu un număr de comandă corespunzător și o abatere acceptabilă, poate fi trimisă automat spre contabilitate. Un furnizor nou, o sumă neobișnuită sau o referință lipsă ar trebui să fie gestionate ca excepții.

Aceasta nu este o limitare a automatizării, ci o condiție pentru o funcționare de încredere. Scopul nu este ca oamenii să nu vadă niciodată documente. Scopul este ca colegii să nu își petreacă timpul cu introducerea datelor în cazuri regulate și repetitive, ci să se ocupe de excepții și de deciziile reale de afaceri.

Tipurile de documente nu sunt la fel

Procesarea unei facturi electronice structurate și a unui raport de service completat manual sunt sarcini complet diferite. În primul caz, datele sunt adesea deja în format lizibil de mașină. În al doilea caz, pot exista câmpuri lipsă, formulări diferite, fotografii de calitate slabă, scris de mână sau anexe de mai multe pagini.

De aceea, merită să alegem un domeniu de început restrâns și bine măsurabil. Un bun candidat inițial este acel tip de document care sosește în cantități mari, conține date repetitive, are reguli clare asociate și cauzează multă introducere manuală. Facturile furnizorilor, comenzile sau avizele de livrare sunt adesea astfel de documente, dar nu la toate companiile acestea reprezintă cea mai mare povară.

Volumul în sine nu este suficient. Dacă sosesc douăzeci de mii de documente lunar, dar pot fi deja procesate prin conexiuni de date electronice, atunci poate că nu este nevoie de o soluție complexă de recunoaștere. Dacă însă cinci sute de foi de lucru se blochează între mai multe departamente lunar și acestea întârzie facturarea sau confirmarea livrării, chiar și cu un volum mai mic se poate obține un rezultat de afaceri semnificativ.

Planificăm gestionarea excepțiilor, nu doar procesul ideal

Cele mai multe implementări nu dezamăgesc pentru că sistemul nu poate citi date. Ci pentru că nimeni nu a planificat ce se întâmplă cu cazurile eronate sau incerte. Acestea vor apărea cu siguranță: lipsește o pagină, numărul comenzii este greșit, numele partenerului diferă de datele de bază, fișierul încărcat nu este tipul de document așteptat sau aceeași factură sosește de două ori.

Gestionarea excepțiilor trebuie să aibă un responsabil desemnat, un termen limită și un statut vizibil. Nu este suficient să trimitem documentele problematice într-o căsuță de e-mail generală. Conducerea trebuie să știe câte elemente așteaptă o decizie, de cât timp așteaptă, la ce departament se află și din ce motiv se repetă eroarea.

În același timp, trebuie clarificate și regulile de aprobare. Cine poate aproba până la un anumit plafon? Este necesară verificarea de către un responsabil de costuri, un manager de proiect sau un achizitor? În ce cazuri trebuie aplicat principiul celor patru ochi? Acestea sunt întrebări de control al afacerii. Un sistem tehnic le poate aplica consecvent doar dacă organizația a stabilit mai întâi regulile.

Integrarea și calitatea datelor sunt factori decisivi

Datele procesate sunt valoroase dacă nu rămân blocate pe o interfață separată. Apariția partenerului, a comenzii, a mișcării stocului sau a înregistrării contabile în sistemul potrivit poate economisi mult mai mult timp decât recunoașterea documentului în sine. De aceea, integrarea trebuie luată în considerare încă din faza de planificare inițială.

Aici, calitatea datelor este deosebit de importantă. Dacă datele partenerilor diferă în mai multe sisteme, dacă codurile articolelor nu sunt uniforme sau dacă identificatorii comenzilor sunt introduși de colegi ca text liber, procesarea va fi incertă. Sistemul nu poate alinia în mod fiabil datele care nu au un sistem comun de identificare.

De aceea, înainte de implementare, este recomandabil să se stabilească responsabilii pentru date, câmpurile obligatorii, formatele acceptate și modul de gestionare a duplicatelor. Aceasta este o muncă mai puțin spectaculoasă decât prezentarea unei noi interfețe, dar pe termen lung, stabilitatea funcționării depinde de aceasta.

Măsurăm rezultatele de afaceri, nu doar acuratețea recunoașterii

Performanța unei soluții de recunoaștere a documentelor este ușor de măsurat în procente. Pentru conducere, însă, este mai important dacă timpul de procesare a facturilor s-a scurtat, dacă numărul de înregistrări eronate a scăzut, dacă confirmarea livrării a devenit mai rapidă și dacă starea procesului a devenit mai vizibilă.

Un indicator de pornire util poate fi timpul de procesare, timpul de muncă manuală per document, proporția excepțiilor, motivele respingerilor și numărul elementelor întârziate. În primele săptămâni, aceste cifre pot chiar să se înrăutățească, deoarece erorile ascunse anterior devin vizibile. Acest lucru nu este neapărat un eșec. Mai degrabă, este un semn că funcționarea devine în sfârșit măsurabilă.

Implementarea treptată implică de obicei un risc mai mic decât tranziția întregii organizații simultan. Un tip de document, o unitate de afaceri sau un proces bine delimitat pot fi suficiente pentru ca regulile, integrările și gestionarea excepțiilor să fie dovedite în munca reală. Apoi poate fi extins.

Procesarea documentelor aduce rezultate durabile atunci când documentul nu mai este un obstacol în muncă, ci o sursă de informații verificabilă. Întrebarea cea mai bună nu este cât de multe date poate citi un sistem, ci ce face ca firma să funcționeze a doua zi cu mai puțină incertitudine, mai puține transferuri manuale și informații mai bune pentru decizii.