Wie führt man Dokumentenverarbeitung ein?

Ein Finanzkollege öffnet jeden Morgen E-Mail-Anhänge, lädt Rechnungen herunter, benennt Dateien um und erfasst die Daten manuell im Verwaltungssystem. Währenddessen arbeitet der Einkauf aus einem gemeinsamen Ordner, und das Lager erfährt erst später, dass neue Ware eingetroffen ist. Wenn die Frage aufkommt, wie man Dokumentenverarbeitung einführt, denken viele Unternehmen sofort an ein OCR-System oder künstliche Intelligenz. Das ist verständlich, kann aber ein schlechter Ausgangspunkt sein.

Das Dokument ist nicht das Problem an sich. Das Problem besteht darin, wenn der Geschäftsprozess davon abhängt, dass jemand dieselben Informationen liest, interpretiert, erneut eingibt, weiterleitet und verfolgt. Das Ziel einer guten Einführung ist daher nicht einfach die Digitalisierung von Dokumenten. Das Ziel ist, dass die Informationen mit den richtigen Kontrollen in das richtige System und zur richtigen Person gelangen.

Wie führt man Dokumentenverarbeitung ausgehend vom Prozess ein?

Zuerst sollte man nicht fragen, welches Dokumentenerkennungstool man anschaffen sollte. Stattdessen sollte man untersuchen, was mit einem Dokument von seiner Ankunft bis zu seinem Abschluss passiert. Eine Lieferantenrechnung kann beispielsweise per E-Mail, gescannt oder von einem Lieferantenportal eingehen. Danach überprüft jemand den Lieferanten, die Beträge, die Bestellreferenz und die Mehrwertsteuer, bevor sie zur Genehmigung gesendet, verbucht, archiviert oder möglicherweise reklamiert wird.

Wenn das Unternehmen nur die Erfassung des Rechnungsbildes automatisiert, die Datenüberprüfung jedoch weiterhin von E-Mail-Runden und persönlichen Erinnerungen abhängt, bleibt die Verzögerung bestehen. Sie verlagert sich nur an einen anderen Ort. Dasselbe gilt für Bestellungen, Lieferscheine, Qualitätsprotokolle, Verträge, Arbeitsblätter und vom Kunden ausgefüllte Formulare.

Bei der Prozessanalyse geben in der Regel vier Fragen die meisten Antworten. Woher kommt das Dokument? Wer entscheidet darüber und nach welchen Regeln? In welchem System müssen die Daten erscheinen? Was passiert, wenn es unvollständige, unleserliche oder widersprüchliche Informationen enthält?

Oft gibt es darauf keine einheitliche Antwort. Ein Kollege speichert die Datei unter einem anderen Namen, ein anderer verfolgt sie in einer Excel-Tabelle, ein dritter sucht in der E-Mail danach. Das ist nicht unbedingt Disziplinlosigkeit. Oft ist es ein Zeichen dafür, dass der offizielle Prozess die tägliche Arbeit nicht angemessen unterstützt.

Digitalisieren Sie keine unnötigen Schritte

Ein großes Risiko bei einem Dokumentenverarbeitungsprojekt besteht darin, dass das Unternehmen schneller schlecht funktioniert. Wenn ein Datum in drei Systemen dreimal erfasst wird, ist es nicht die richtige Lösung, dass ein Tool alle drei Felder automatisch ausfüllt. Zuerst muss entschieden werden, welches System die authentische Quelle der Daten ist und ob die anderen beiden Systeme dieselben Daten wirklich benötigen.

Nehmen wir ein Webshop-Beispiel. Die Bestellung geht im Webshop ein, dann druckt jemand sie aus, ein anderer Kollege gibt sie ins ERP ein, das Lager erhält daraus eine Aufgabe, und schließlich erscheinen dieselben Kunden- und Artikeldaten wieder im Rechnungswesen. Hier gibt es nicht in erster Linie ein Dokumentenverarbeitungsproblem. Es gibt ein Informationsflussproblem. Das Lesen der PDF-Version der Bestellung löst nicht das, was durch Datenverbindungen zwischen Systemen oder die Neuanordnung von Verantwortlichkeitspunkten behandelt werden könnte.

Bei der Überprüfung ist es sinnvoll, jedem Schritt einen geschäftlichen Grund zuzuordnen. Steht dahinter ein Gesetz, eine interne Kontrolle, ein Kundenversprechen oder ein tatsächlicher Betriebsbedarf? Wenn keines davon zutrifft, kann der Schritt wahrscheinlich eliminiert werden. Wenn er notwendig ist, aber immer dieselbe Entscheidung getroffen wird, kann er für regelbasierte Verarbeitung geeignet sein. Wenn er jedoch eine Ausnahmebehandlung, Vertragsauslegung oder geschäftliche Abwägung erfordert, wird eine menschliche Genehmigung erforderlich sein.

Trennen Sie das Dokument, die Daten und die Entscheidung

Die Dokumentenverarbeitung besteht aus drei unterschiedlichen Aufgaben, die oft vermischt werden. Die erste ist die Annahme und Organisation des Dokuments: Woher kam es, welcher Typ ist es, zu wem gehört es, muss es aufbewahrt werden. Die zweite ist die Datenerfassung: zum Beispiel die Erkennung von Rechnungsnummer, Partnername, Datum, Betrag, Artikelnummer oder Lieferadresse. Die dritte ist die Entscheidung: Kann die Rechnung genehmigt werden, stimmt sie mit der Bestellung überein, ist eine Nachbesserung erforderlich, kann der nächste Arbeitsprozess gestartet werden.

Die ersten beiden Bereiche können in vielen Fällen gut durch Automatisierung unterstützt werden. Beim dritten ist die Situation bereits differenzierter. Eine Rechnung eines bekannten Lieferanten mit passender Bestellnummer und akzeptabler Abweichung kann automatisch zur Buchhaltung weitergeleitet werden. Ein neuer Lieferant, ein ungewöhnlicher Betrag oder eine fehlende Referenz sollten jedoch in die Ausnahmebehandlung gelangen.

Dies ist nicht die Grenze der Automatisierung, sondern die Voraussetzung für einen zuverlässigen Betrieb. Das Ziel ist nicht, dass ein Mensch niemals ein Dokument sieht. Das Ziel ist, dass die Kollegen ihre Zeit nicht mit der Dateneingabe bei regulären, sich wiederholenden Fällen verbringen, sondern sich mit den Ausnahmen und den tatsächlichen Geschäftsentscheidungen befassen.

Die Dokumententypen sind nicht gleich

Die Verarbeitung einer strukturierten elektronischen Rechnung und eines handschriftlich ausgefüllten Serviceprotokolls sind völlig unterschiedliche Aufgaben. Bei ersterem liegen die Daten oft bereits in maschinenlesbarer Form vor. Bei letzterem können fehlende Felder, unterschiedliche Formulierungen, schlechte Fotoqualität, Handschrift oder mehrseitige Anhänge vorkommen.

Es ist daher ratsam, ein enges, gut messbares Anfangsgebiet zu wählen. Ein guter erster Kandidat ist der Dokumententyp, der in großer Menge eingeht, wiederkehrende Daten enthält, mit klaren Regeln verbunden ist und viel manuelle Erfassung verursacht. Lieferantenrechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine sind oft solche, aber nicht in jedem Unternehmen stellen sie die größte Belastung dar.

Das Volumen allein reicht nicht aus. Wenn monatlich zwanzigtausend Dokumente eingehen, die jedoch bereits über elektronische Datenverbindungen verarbeitet werden können, ist möglicherweise keine komplexe Erkennungslösung erforderlich. Wenn jedoch monatlich fünfhundert Arbeitsblätter zwischen mehreren Abteilungen stecken bleiben und diese die Rechnungsstellung oder die Leistungserbringung verzögern, kann auch bei geringem Volumen ein erheblicher Geschäftserfolg erzielt werden.

Planen Sie Ausnahmebehandlungen, nicht nur ideale Prozesse

Die meisten Einführungen enttäuschen nicht, weil das System keine Daten lesen kann. Sondern weil niemand geplant hat, was mit fehlerhaften oder unsicheren Fällen passiert. Diese werden sicher auftreten: Eine Seite fehlt, die Bestellnummer ist falsch, der Partnername weicht von den Stammdaten ab, die hochgeladene Datei ist nicht der erwartete Dokumententyp, oder dieselbe Rechnung geht zweimal ein.

Die Ausnahmebehandlung sollte einen zugewiesenen Verantwortlichen, eine Frist und einen sichtbaren Status haben. Es reicht nicht aus, problematische Dokumente an ein allgemeines E-Mail-Postfach weiterzuleiten. Der Leiter muss wissen, wie viele Posten auf eine Entscheidung warten, seit wann sie warten, bei welcher Abteilung sie stehen und aus welchem Grund der Fehler wiederholt auftritt.

Gleichzeitig müssen die Genehmigungsregeln geklärt werden. Wer kann bis zu welchem Betrag genehmigen? Ist eine Überprüfung durch den Kostenstellenverantwortlichen, Projektleiter oder Einkäufer erforderlich? In welchen Fällen muss das Vier-Augen-Prinzip angewendet werden? Dies sind geschäftliche Kontrollfragen. Ein technisches System kann sie nur dann konsequent anwenden, wenn die Organisation die Regeln vorher festgelegt hat.

Integration und Datenqualität sind entscheidende Faktoren

Die verarbeiteten Daten sind wertvoll, wenn sie nicht auf einer separaten Oberfläche stecken bleiben. Das Erscheinen von Partner-, Bestell-, Bestandsbewegungs- oder Buchungsposten im richtigen System kann viel mehr Zeit sparen als die eigentliche Dokumentenerkennung. Daher muss die Integration bereits in der Anfangsplanung berücksichtigt werden.

Hier ist die Datenqualität besonders wichtig. Wenn die Partnerdaten in mehreren Systemen unterschiedlich sind, wenn die Artikelnummern nicht einheitlich sind oder wenn die Bestellkennungen von den Kollegen als Freitext eingegeben werden, wird die Verarbeitung unsicher. Das System kann keine Daten zuverlässig zuordnen, wenn es keine gemeinsame Identifikationsordnung gibt.

Vor der Einführung ist es daher ratsam, die Datenverantwortlichen, die Pflichtfelder, die akzeptierten Formate und die Art der Duplikationsbehandlung festzulegen. Diese Arbeit ist weniger auffällig als die Präsentation einer neuen Oberfläche, aber langfristig hängt die Stabilität des Betriebs davon ab.

Messen Sie Geschäftsergebnisse, nicht nur Erkennungsgenauigkeit

Die Leistung einer Dokumentenerkennungslösung lässt sich leicht in Prozent messen. Für das Management ist jedoch wichtiger, ob die Rechnungsverarbeitungszeit verkürzt wurde, die Anzahl der fehlerhaften Erfassungen gesunken ist, die Leistungserbringung schneller geworden ist und der Prozessstatus sichtbarer ist.

Ein nützlicher Ausgangsindikator kann die Durchlaufzeit, die pro Dokument aufgewendete manuelle Arbeitszeit, der Anteil der Ausnahmen, die Gründe für Ablehnungen und die Anzahl der überfälligen Posten sein. In den ersten Wochen können sich diese Zahlen sogar verschlechtern, da zuvor verborgene Fehler sichtbar werden. Dies ist nicht unbedingt ein Misserfolg. Es ist eher ein Zeichen dafür, dass der Betrieb endlich messbar ist.

Eine schrittweise Einführung birgt in der Regel ein geringeres Risiko als die gleichzeitige Umstellung der gesamten Organisation. Ein Dokumententyp, eine Geschäftseinheit oder ein gut abgegrenzter Prozess können ausreichen, um die Regeln, die Integrationen und die Ausnahmebehandlung in der realen Arbeit zu beweisen. Danach kann erweitert werden.

Die Dokumentenverarbeitung bringt dann dauerhafte Ergebnisse, wenn das Dokument keine Hürde mehr in der Arbeit darstellt, sondern eine überprüfbare Informationsquelle ist. Die beste Frage ist daher nicht, wie viele Daten ein System lesen kann, sondern was das Unternehmen dazu bringt, am nächsten Tag mit weniger Unsicherheit, weniger manuellen Übergaben und besseren Entscheidungsinformationen zu arbeiten.