6 начина за континуитет пословања

Obrada porudžbina ne prestaje samo zato što server padne. Često se dešava kada podaci o porudžbini ne prelaze između dva sistema, kada se zalihe vode u tabeli, ili kada jedini zaposleni koji zna koji je fajl ispravan nije dostupan. 6 načina za kontinuitet poslovanja stoga ne znači isključivo IT protivmere. Radi se o tome da kompanija može donositi odluke, raditi i služiti klijentima u kritičnim situacijama - uz prihvatljive kompromise.

U srednjim preduzećima kontinuitet poslovanja retko je rezultat jednog velikog projekta. Umesto toga, sastoji se od tačnog razumevanja operacija, nekoliko svesno kreiranih rezervi i redovnih provera. Cilj nije eliminisanje svih mogućih posledica grešaka. To bi bilo nesrazmerno skupo i često nepotrebno. Cilj je da prekid ne postane višednevna neizvesnost.

Šta kontinuitet znači za vaše poslovanje?

Pitanje nije samo da li ERP, webshop ili proizvodni sistem funkcionišu. Pravo pitanje glasi: ako sistem, dobavljač, lokacija ili ključna osoba privremeno ispadnu, koji poslovni procesi se ne mogu izvršiti, koliko dugo, i sa kakvim posledicama?

Na primer, kod veletrgovca, kašnjenje u fakturisanju od sat vremena je podnošljivo ako se isporuka može nastaviti. Međutim, u proizvodnom pogonu, nedostatak pristupa proizvodnim parametrima ili zalihama sirovina može izazvati zastoj, škart ili pogrešnu isporuku. U online prodavnici, greška u statusu porudžbina može izazvati opterećenje korisničke podrške i pogrešne isporuke, čak i ako je webshop dostupan.

Prioritet treba odrediti na osnovu poslovnog uticaja, a ne prema tome koji je sistem najnoviji, najskuplji ili tehnički najzanimljiviji.

1. Identifikujte zaista kritične procese

Prvi korak nije izbor rešenja za bekap, već mapiranje procesa. Vredi pratiti kako porudžbina dolazi od prodaje do fakturisanja, izdavanja iz skladišta, proizvodnje ili isporuke. Isto važi za nabavku, servis i finansijsko zatvaranje.

Tri jednostavna pitanja pomažu kod svakog procesa. Šta se dešava ako se ovaj korak ne može izvršiti jedan dan? Ko prvi primećuje grešku? Da li postoji prihvatljiva ručna ili alternativna procedura?

Ovde se obično brzo otkrivaju skrivene zavisnosti. Može se desiti da skladište na papiru funkcioniše samostalno, ali je za štampanje etiketa potrebna aplikacija koja radi na kancelarijskom računaru. Ili je proizvodni plan dostupan, ali najnoviju verziju šalje samo jedan zaposleni putem e-pošte. Ovo nisu nužno spektakularne tehničke greške, ali mogu zaustaviti operacije.

Rezultat procene procesa treba da bude kratak i upotrebljiv: koji proces je kritičan, na koje sisteme, podatke, ljude i spoljne partnere se oslanja, i koliko je prekid prihvatljiv.

2. Smanjite znanje vezano za jednog čoveka

U mnogim organizacijama postoji zaposleni koji zna kako da ponovo pokrene aplikaciju, iz kog izvoza se pravi izveštaj za menadžment, ili koji izuzetak treba obraditi u integraciji sa prevoznicima. Ovo je stručnost, ali i operativni rizik.

Cilj nije da svi znaju sve. Cilj je da poslovno kritičan zadatak ne postane neizvodiv u odsustvu jedne osobe. Za to je prvo potrebno dokumentovati ključne zadatke: kojim redosledom se obavljaju koraci, koja su potrebna ovlašćenja, odakle potiču ulazni podaci, i ko je ovlašćen da donosi odluke u vanrednim situacijama.

Sama dokumentacija nije dovoljna ako je niko nikada ne koristi. Zamena je verodostojna kada drugi kolega povremeno zaista izvršava zadatak. Ovo je posebno važno kod mesečnih zatvaranja, vrhova porudžbina, prelaza u proizvodnji i administrativnih zadataka sistema.

3. Sredite izvore podataka i integracije

Jedna od najčešćih prepreka kontinuitetu poslovanja je nesigurnost podataka. Ako zalihe pokazuju različite vrednosti u ERP-u, webshopu i ručnoj tabeli, nakon prekida neće biti najveći problem koji sistem je dostupan. Veći problem će biti na osnovu kojih podataka se može sigurno raditi.

Vredi odrediti pouzdan izvor za svaki osnovni podatak. U kom sistemu se nalaze osnovni podaci o kupcima? Gde su validni podaci o artiklima, ceni, zalihama ili proizvodnim receptima? Kako i koliko često se informacije prenose u povezane sisteme?

Ručno izvođenje i uvoz podataka zahteva posebnu pažnju. Možda su privremeno opravdani, ali se mogu pouzdano obraditi samo ako su odgovornosti, format fajla, kontrolne tačke i postupci u slučaju greške jasno definisani. Dugoročno, često je vredno pojednostaviti ili zameniti ih integracijom , ali prvo treba razjasniti da li je samo kretanje podataka potrebno sa svim trenutnim koracima.

4. Pripremite upotrebljive, a ne teoretske planove za vanredne situacije

Plan za vanredne situacije je koristan kada ga rukovodilac smene, skladišta ili finansijski kolega može sprovesti čak i u napetoj situaciji. Dokument od više desetina stranica retko ispunjava ovu ulogu. Za kritične procese su potrebne kratke, konkretne procedure za prekide rada.

U takvoj proceduri treba da bude navedeno kako prepoznati problem, koga obavestiti, ko donosi poslovnu odluku, koji je privremeni način rada i pod kojim uslovima se vraćaju na normalno funkcionisanje. Postoji važna razlika između toga da sistem nije dostupan i da su podaci pogrešni ili kasne. U potonjem slučaju, nastavak rada ponekad može izazvati veću štetu nego kratko, kontrolisano čekanje.

Vanredni režim može biti vođenje evidencije na papiru, unapred pripremljena lista porudžbina, alternativni redosled odobravanja ili rezervni radni tok sa ograničenim funkcijama. Nije uvek potrebno održavati potpunu kopiju. Prikladno rešenje zavisi od toga koliko je prekid prihvatljiv i koliko košta održavanje rezervnog kapaciteta.

5. Proverite bekapove sa aspekta vraćanja

Postojanje bekapa nije isto što i mogućnost vraćanja. Mnoge kompanije znaju da se pravi bekap, ali nisu sigurne kada je poslednji put izvršeno provereno vraćanje, koliko je vremena trajalo i da li su potrebni podaci zaista bili dostupni iz vraćenog sistema.

Pravo pitanje nije da li postoji bekap. Umesto toga, pitanje je do kog trenutka se može vratiti određeni sistem i podaci, koliko vremena je potrebno i ko obavlja zadatak. Različiti zahtevi važe za arhivirani dokumentacioni sistem u odnosu na sistem za obradu porudžbina ili podršku proizvodnji.

Test vraćanja ne mora uvek biti potpuna simulacija katastrofe. Već ciljano, redovno proveravanje može otkriti mnogo neizvesnosti: nedostajuće pristupe, nedokumentovane zavisnosti, nedovoljno skladište ili bekapove koji tehnički postoje, ali nisu upotrebljivi za poslovne svrhe.

6. Vežbajte postupke odlučivanja i komunikacije

U slučaju prekida rada, nije važna samo tehnička obnova. Jednako je važno da zaposleni znaju ko vodi situaciju, na osnovu kojih informacija mogu raditi i kada treba zaustaviti rizičan proces. Nesigurne ili kontradiktorne instrukcije mogu brzo izazvati više problema nego sam početni prekid.

Liderske, operativne i IT odgovornosti treba unapred razjasniti. Ko odlučuje da li skladište prelazi na ručno izdavanje? Ko obaveštava korisničku podršku? Ko odobrava da se privremeno zabeleženi podaci ponovo unesu u centralni sistem? Ovo su i poslovne odluke, ne samo IT zadaci.

Vežba može biti kratka i ciljana. Na primer, tokom unapred najavljene dvočasovne simulacije može se proći kroz to šta se dešava ako podaci o porudžbinama ne stignu u skladište. Cilj nije savršeno izvođenje, već prepoznavanje nejasnih tačaka: da li nedostaje neko ovlašćenje, da li je odgovornost nejasna ili se u vanrednom režimu pojavljuje previše ručnih koraka.

Kontinuitet poslovanja je zadatak održavanja

6 načina za kontinuitet poslovanja daje pravu vrednost samo ako ne ostane u jednom planu koji je jednom napravljen. Novi sistem, nova lokacija, organizacione promene, promena dobavljača ili brzi rast lako mogu učiniti prethodne pretpostavke nevažećim. Vredi tretirati kontinuitet kao deo normalnog poslovanja: revidirati kritične procese, testirati vraćanje, ažurirati odgovornosti i eliminisati ručne zaobilazne puteve koji više nikome nisu jasni. Najbolji plan za vanredne situacije nije dobar zato što je debela dokumentacija. Dobar je zato što kompanija zna šta je sledeći kontrolisani korak čak i u teškim danima.

Vredi tretirati kontinuitet kao deo normalnog poslovanja: revidirati kritične procese, testirati vraćanje, ažurirati odgovornosti i eliminisati ručne zaobilazne puteve koji više nikome nisu jasni. Najbolji plan za vanredne situacije nije dobar zato što je debela dokumentacija. Dobar je zato što kompanija zna šta je sledeći kontrolisani korak čak i u teškim danima.