6 Methoden zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität

Die Auftragsabwicklung wird nicht dadurch gestoppt, dass ein Server ausfällt. Häufig passiert dies, wenn Bestelldaten nicht zwischen zwei Systemen übertragen werden, der Lagerbestand in einer Tabelle geführt wird oder der einzige Mitarbeiter, der weiß, welche Datei die richtige ist, gerade nicht verfügbar ist. 6 Methoden zur Geschäftskontinuität bedeutet daher nicht ausschließlich IT-Gegenmaßnahmen. Es geht darum, dass das Unternehmen auch in kritischen Situationen Entscheidungen treffen, arbeiten und Kunden bedienen kann – mit akzeptablen Kompromissen.

Bei mittelständischen Unternehmen ist die Geschäftskontinuität selten das Ergebnis eines einzigen großen Projekts. Vielmehr besteht sie aus einem genauen Verständnis der Abläufe, einigen bewusst geschaffenen Reserven und regelmäßigen Überprüfungen. Ziel ist es nicht, jede denkbare Folge eines Fehlers zu beseitigen. Das wäre unverhältnismäßig teuer und in vielen Fällen unnötig. Ziel ist es, dass ein Ausfall nicht zu tagelanger Unsicherheit wird.

Was bedeutet Kontinuität im eigenen Betrieb?

Die Frage ist nicht nur, ob das ERP, der Webshop oder das Produktionssystem funktioniert. Die eigentliche Frage lautet: Wenn ein System, Dienstleister, Standort oder Schlüsselperson vorübergehend ausfällt, welcher Geschäftsprozess kann nicht ausgeführt werden, wie lange und mit welchen Folgen?

Bei einem Großhändler kann beispielsweise eine einstündige Verzögerung der Rechnungsstellung verkraftet werden, wenn die Auslieferung fortgesetzt werden kann. In einem Produktionsbetrieb kann jedoch der Mangel an Zugang zu Produktionsparametern oder Rohstoffbeständen zu Stillstand, Ausschuss oder fehlerhafter Leistung führen. Bei einem Online-Shop kann ein Fehler im Bestellstatus zu einer Belastung des Kundenservices und falschen Auslieferungen führen, selbst wenn der Webshop selbst verfügbar ist.

Die Priorität sollte daher auf der Grundlage der geschäftlichen Auswirkungen festgelegt werden und nicht danach, welches System das neueste, teuerste oder technisch interessanteste ist.

1. Identifizieren Sie die wirklich kritischen Prozesse

Der erste Schritt besteht nicht in der Auswahl einer Backup-Lösung, sondern in der Kartierung der Prozesse. Es lohnt sich, nachzuverfolgen, wie eine Bestellung vom Verkauf über die Rechnungsstellung bis zur Lagerausgabe, Produktion oder Auslieferung gelangt. Dasselbe gilt für den Einkauf, den Service und den Finanzabschluss.

Bei jedem Prozess helfen drei einfache Fragen. Was passiert, wenn dieser Schritt einen Tag lang nicht durchgeführt werden kann? Wer bemerkt den Fehler zuerst? Gibt es ein akzeptables manuelles oder alternatives Verfahren?

Hier kommen in der Regel schnell versteckte Abhängigkeiten zum Vorschein. Es kann sein, dass das Lager auf dem Papier eigenständig arbeitet, aber für den Etikettendruck eine auf einem Bürocomputer laufende Anwendung benötigt wird. Oder der Produktionsplan ist verfügbar, aber die neueste Version wird nur von einem Mitarbeiter per E-Mail herumgeschickt. Diese sind nicht unbedingt auffällige technische Fehler, können aber den Betrieb stoppen.

Das Ergebnis der Prozessbewertung sollte kurz und brauchbar sein: Welcher Prozess ist kritisch, auf welche Systeme, Daten, Personen und externen Partner stützt er sich und wie viel Ausfallzeit ist akzeptabel.

2. Reduzieren Sie das Wissen, das an eine Person gebunden ist

In vielen Organisationen gibt es einen Mitarbeiter, der weiß, wie man eine Anwendung neu startet, aus welchem Export der Managementbericht erstellt wird oder welche Ausnahme bei der Speditionsintegration zu behandeln ist. Dies ist Fachwissen, aber auch ein Betriebsrisiko.

Das Ziel ist nicht, dass jeder alles weiß. Das Ziel ist, dass eine geschäftskritische Aufgabe nicht durch die Abwesenheit einer einzigen Person undurchführbar wird. Dazu müssen zuerst die Schlüsselaufgaben dokumentiert werden: In welcher Reihenfolge erfolgen die Schritte, welche Zugriffe sind erforderlich, woher stammen die Eingabedaten und wer ist berechtigt, in unregelmäßigen Situationen Entscheidungen zu treffen.

Die Dokumentation allein reicht nicht aus, wenn sie nie jemand benutzt. Die Vertretung ist dann glaubwürdig, wenn ein anderer Kollege die Aufgabe gelegentlich tatsächlich ausführt. Dies ist besonders wichtig bei Monatsabschlüssen, Bestellspitzen, Produktionsumstellungen und Systemadministrationsaufgaben.

3. Bringen Sie die Datenquellen und Integrationen in Ordnung

Ein häufiges Hindernis für die Geschäftskontinuität ist unsichere Daten. Wenn der Bestand im ERP, im Webshop und in einer manuellen Tabelle unterschiedliche Werte zeigt, ist nach einem Ausfall nicht das größte Problem, welches System verfügbar ist. Sondern auf welcher Datenbasis sicher gearbeitet werden kann.

Es lohnt sich, die zuverlässige Quelle für die einzelnen Stammdaten festzulegen. In welchem System sind die Kundendaten? Wo sind der Artikelstamm, der Preis, der Bestand oder das Produktionsrezept gültig? Wie und in welcher Häufigkeit werden die Informationen in die verbundenen Systeme übertragen?

Manuelle Export-Import-Prozesse erfordern besondere Aufmerksamkeit. Sie können vorübergehend gerechtfertigt sein, sind aber nur dann betriebssicher handhabbar, wenn die Verantwortlichkeit, das Dateiformat, der Kontrollpunkt und das Verfahren im Fehlerfall klar sind. Langfristig lohnt es sich oft, sie zu vereinfachen oder durch Integration zu ersetzen , aber zuerst muss geklärt werden, ob die Datenbewegung mit allen aktuellen Schritten notwendig ist.

4. Erstellen Sie brauchbare, nicht theoretische Notfallpläne

Ein Notfallplan ist dann nützlich, wenn ein Schichtleiter, Lagerleiter oder Finanzkollege ihn auch in einer angespannten Situation umsetzen kann. Ein Dokument mit dutzenden Seiten erfüllt diese Rolle selten. Für die kritischen Prozesse sind eher kurze, konkrete Störungsprozeduren erforderlich.

In einer solchen Prozedur sollte stehen, wie das Problem erkannt wird, wen man benachrichtigen muss, wer die geschäftliche Entscheidung trifft, was der vorübergehende Arbeitsmodus ist und unter welchen Bedingungen zur normalen Betriebsweise zurückgekehrt wird. Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen einem nicht verfügbaren System und fehlerhaften oder verzögerten Daten. Im letzteren Fall kann die Fortsetzung der Arbeit manchmal mehr Schaden anrichten als ein kurzer, kontrollierter Stillstand.

Der Notbetrieb kann eine papierbasierte Aufzeichnung, eine vorab vorbereitete Bestellliste, ein alternatives Genehmigungsverfahren oder ein Ersatzarbeitsablauf mit eingeschränkter Funktionalität sein. Es ist nicht in jedem Fall notwendig, eine vollständige Kopie zu unterhalten. Die passende Lösung hängt davon ab, wie viel Ausfallzeit akzeptabel ist und welche Kosten die Aufrechterhaltung der Reservekapazität verursacht.

5. Überprüfen Sie die Backups von der Wiederherstellungsseite

Das Vorhandensein eines Backups ist nicht gleichbedeutend mit der Wiederherstellbarkeit. Viele Unternehmen wissen, dass ein Backup erstellt wird, aber nicht sicher, wann zuletzt eine überprüfte Wiederherstellung durchgeführt wurde, wie lange sie gedauert hat und ob die erforderlichen Daten im wiederhergestellten System tatsächlich verfügbar waren.

Die richtige Frage ist nicht, ob ein Backup vorhanden ist. Vielmehr, bis zu welchem Zeitpunkt ein bestimmtes System und Datenbestand wiederhergestellt werden kann, wie lange es dauert und wer die Aufgabe durchführt. Andere Anforderungen gelten für ein archiviertes Dokumentenarchiv als für ein Auftragsabwicklungs- oder Produktionsunterstützungssystem.

Der Wiederherstellungstest muss nicht immer eine vollständige Katastrophensimulation sein. Schon eine gezielte, regelmäßige Überprüfung deckt viele Unsicherheiten auf: fehlende Zugriffe, nicht dokumentierte Abhängigkeiten, unzureichenden Speicherplatz oder Backups, die technisch existieren, aber für geschäftliche Zwecke nicht nutzbar sind.

6. Üben Sie die Entscheidungs- und Kommunikationsordnung

In einem Störfall zählt nicht nur die technische Wiederherstellung. Ebenso wichtig ist, dass die Mitarbeiter wissen, wer die Situation leitet, auf welcher Informationsbasis sie arbeiten können und wann ein riskanter Prozess gestoppt werden muss. Unsichere oder widersprüchliche Anweisungen können schnell mehr Probleme verursachen als der anfängliche Ausfall selbst.

Die Führungs-, Betriebs- und IT-Verantwortlichkeiten sollten im Voraus geklärt sein. Wer entscheidet, ob das Lager auf manuelle Ausgabe umstellt? Wer informiert den Kundenservice? Wer genehmigt, dass die vorübergehend erfassten Daten in das zentrale System zurückgespielt werden? Dies sind auch geschäftliche Entscheidungen, nicht ausschließlich IT-Aufgaben.

Die Übung kann kurz und gezielt sein. Zum Beispiel kann man in einer vorher angekündigten zweistündigen Simulation durchgehen, was passiert, wenn die Bestelldaten nicht im Lager ankommen. Ziel ist nicht die fehlerfreie Aufführung, sondern die Erkennung von Unklarheiten: Fehlt eine Berechtigung, ist die Verantwortlichkeit nicht klar oder treten im Notbetrieb zu viele manuelle Schritte auf.

Die Geschäftskontinuität ist eine Wartungsaufgabe

Die 6 Methoden zur Geschäftskontinuität bieten echten Mehrwert, wenn sie nicht in einem einmal erstellten Plan verbleiben. Nach einem neuen System, einem neuen Standort, einer organisatorischen Veränderung, einem Lieferantenwechsel oder schnellem Wachstum können die früheren Annahmen leicht ihre Gültigkeit verlieren.

Es lohnt sich, die Kontinuität als Teil des normalen Betriebs zu behandeln: die kritischen Prozesse zu überprüfen, die Wiederherstellung zu testen, die Verantwortlichkeiten zu aktualisieren und die manuellen Umgehungen zu beseitigen, die für niemanden mehr durchschaubar sind. Der beste Notfallplan ist nicht deshalb gut, weil er ein dickes Dokument ist. Sondern weil das Unternehmen auch an einem schwierigen Tag weiß, was der nächste kontrollierte Schritt ist.