6 Methoden zur Geschäftskontinuität

Die Bearbeitung einer Bestellung wird nicht dadurch gestoppt, dass ein Server ausfällt. Häufig geschieht dies, wenn Bestelldaten nicht zwischen zwei Systemen übertragen werden, der Lagerbestand in einer Tabelle geführt wird oder der einzige Mitarbeiter, der weiß, welche Datei die richtige ist, gerade nicht verfügbar ist. 6 Methoden zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität bedeutet daher nicht nur IT-Gegenmaßnahmen. Es geht darum, dass das Unternehmen auch in kritischen Situationen Entscheidungen treffen, arbeiten und Kunden bedienen kann - mit akzeptablen Kompromissen.

In mittelständischen Unternehmen ist die Geschäftskontinuität selten das Ergebnis eines einzigen großen Projekts. Vielmehr besteht sie aus einem genauen Verständnis der Abläufe, einigen bewusst gestalteten Reserven und regelmäßigen Überprüfungen. Ziel ist es nicht, jede mögliche Folge eines Fehlers zu beseitigen. Das wäre unverhältnismäßig teuer und oft unnötig. Ziel ist es, dass ein Ausfall nicht zu tagelanger Unsicherheit führt.

Was bedeutet Kontinuität im eigenen Betrieb?

Die Frage ist nicht nur, ob das ERP, der Webshop oder das Fertigungssystem funktioniert. Die eigentliche Frage lautet: Wenn ein System, Dienstleister, Standort oder Schlüsselperson vorübergehend ausfällt, welcher Geschäftsprozess kann nicht ausgeführt werden, wie lange und mit welchen Folgen?

Bei einem Großhändler kann beispielsweise eine einstündige Verzögerung bei der Rechnungsstellung verkraftet werden, wenn die Lieferung fortgesetzt werden kann. In einem Produktionsbetrieb kann jedoch der fehlende Zugang zu Produktionsparametern oder Rohstoffbeständen zu Stillstand, Ausschuss oder fehlerhafter Leistung führen. Bei einem Online-Shop kann ein Fehler im Bestellstatus zu einer Belastung des Kundenservice und falschen Lieferungen führen, selbst wenn der Webshop selbst verfügbar ist.

Die Priorität sollte daher auf der Grundlage der geschäftlichen Auswirkungen festgelegt werden, nicht danach, welches System das neueste, teuerste oder technisch interessanteste ist.

1. Identifizieren Sie die wirklich kritischen Prozesse

Der erste Schritt ist nicht die Auswahl einer Backup-Lösung, sondern die Kartierung der Prozesse. Es lohnt sich zu verfolgen, wie eine Bestellung vom Verkauf bis zur Rechnungsstellung, Lagerausgabe, Produktion oder Lieferung gelangt. Dasselbe gilt für den Einkauf, den Service und den finanziellen Abschluss.

Bei jedem Prozess helfen drei einfache Fragen. Was passiert, wenn dieser Schritt einen Tag lang nicht durchgeführt werden kann? Wer bemerkt den Fehler zuerst? Gibt es eine akzeptable manuelle oder alternative Vorgehensweise?

Hier treten in der Regel schnell versteckte Abhängigkeiten zutage. Es kann sein, dass das Lager auf dem Papier eigenständig arbeitet, aber für den Etikettendruck eine auf einem Bürocomputer laufende Anwendung benötigt wird. Oder der Produktionsplan ist verfügbar, aber die neueste Version wird nur von einem Mitarbeiter per E-Mail verteilt. Diese sind nicht unbedingt auffällige technische Fehler, können aber den Betrieb stoppen.

Das Ergebnis der Prozessbewertung sollte kurz und brauchbar sein: welcher Prozess ist kritisch, auf welche Systeme, Daten, Personen und externen Partner stützt er sich und wie viel Ausfallzeit ist akzeptabel.

2. Reduzieren Sie das Wissen, das an eine Person gebunden ist

In vielen Organisationen gibt es einen Mitarbeiter, der weiß, wie man eine Anwendung neu startet, aus welchem Export der Managementbericht erstellt wird oder welche Ausnahme bei der Speditionsintegration zu behandeln ist. Dies ist Fachwissen, aber auch ein Betriebsrisiko.

Das Ziel ist nicht, dass jeder alles weiß. Das Ziel ist, dass eine geschäftskritische Aufgabe nicht durch die Abwesenheit einer einzigen Person unmöglich wird. Dazu müssen zuerst die Schlüsselaufgaben dokumentiert werden: in welcher Reihenfolge die Schritte erfolgen, welche Zugriffe erforderlich sind, woher die Eingabedaten stammen und wer berechtigt ist, in unregelmäßigen Situationen Entscheidungen zu treffen.

Die Dokumentation allein reicht nicht aus, wenn sie nie genutzt wird. Die Vertretung ist dann glaubwürdig, wenn ein anderer Kollege die Aufgabe gelegentlich tatsächlich ausführt. Dies ist besonders wichtig bei Monatsabschlüssen, Bestellspitzen, Produktionsumstellungen und Systemadministrationsaufgaben.

3. Bringen Sie die Datenquellen und Integrationen in Ordnung

Eines der häufigsten Hindernisse für die Geschäftskontinuität sind unsichere Daten. Wenn der Bestand im ERP, im Webshop und in einer manuellen Tabelle unterschiedliche Werte aufweist, ist nach einem Ausfall nicht das größte Problem, welches System verfügbar ist. Sondern auf welcher Datenbasis sicher gearbeitet werden kann.

Es lohnt sich, die zuverlässige Quelle für die einzelnen Stammdaten zu bestimmen. In welchem System befinden sich die Kundendaten? Wo sind der Artikelstamm, der Preis, der Bestand oder das Produktionsrezept gültig? Wie und in welcher Häufigkeit werden die Informationen in die verbundenen Systeme übertragen?

Manuelle Export-Import-Prozesse erfordern besondere Aufmerksamkeit. Sie können vorübergehend gerechtfertigt sein, sind aber nur dann betriebssicher handhabbar, wenn die Verantwortlichkeit, das Dateiformat, der Kontrollpunkt und das Verfahren im Fehlerfall klar sind. Langfristig lohnt es sich oft, sie zu vereinfachen oder durch Integration zu ersetzen , aber zuerst muss geklärt werden, ob die Datenbewegung mit allen derzeitigen Schritten notwendig ist.

4. Erstellen Sie brauchbare, nicht theoretische Notfallpläne

Ein Notfallplan ist dann nützlich, wenn ein Schichtleiter, Lagerleiter oder Finanzkollege ihn auch in einer angespannten Situation umsetzen kann. Ein Dokument mit dutzenden Seiten erfüllt diese Rolle selten. Für kritische Prozesse sind eher kurze, konkrete Verfahren für Betriebsstörungen erforderlich.

In einem solchen Verfahren sollte stehen, wie das Problem erkannt wird, wer benachrichtigt werden muss, wer die geschäftliche Entscheidung trifft, was der vorübergehende Arbeitsmodus ist und unter welchen Bedingungen zur normalen Betriebsweise zurückgekehrt wird. Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen einem nicht verfügbaren System und fehlerhaften oder verspäteten Daten. Im letzteren Fall kann die Fortsetzung der Arbeit manchmal mehr Schaden anrichten als eine kurze, kontrollierte Wartezeit.

Der Notbetrieb kann eine papierbasierte Aufzeichnung, eine vorab vorbereitete Bestellliste, ein alternatives Genehmigungsverfahren oder ein Reservearbeitsablauf mit eingeschränkter Funktionalität sein. Es ist nicht immer notwendig, eine vollständige Kopie aufrechtzuerhalten. Die geeignete Lösung hängt davon ab, wie viel Ausfallzeit akzeptabel ist und welche Kosten die Aufrechterhaltung der Reservekapazität verursacht.

5. Überprüfen Sie die Backups von der Wiederherstellungsseite

Das Vorhandensein eines Backups ist nicht gleichbedeutend mit der Wiederherstellbarkeit. Viele Unternehmen wissen, dass ein Backup erstellt wird, aber nicht sicher, wann zuletzt eine überprüfte Wiederherstellung durchgeführt wurde, wie lange sie dauerte und ob die erforderlichen Daten im wiederhergestellten System tatsächlich verfügbar waren.

Die richtige Frage ist nicht, ob es ein Backup gibt. Sondern, bis zu welchem Zeitpunkt ein bestimmtes System und Datenbestand wiederhergestellt werden kann, wie lange es dauert und wer die Aufgabe durchführt. Andere Anforderungen gelten für ein archiviertes Dokumentenarchiv als für ein Bestellabwicklungs- oder Produktionsunterstützungssystem.

Der Wiederherstellungstest muss nicht immer eine vollständige Katastrophensimulation sein. Bereits eine gezielte, regelmäßige Überprüfung kann viele Unsicherheiten aufdecken: fehlende Zugriffe, nicht dokumentierte Abhängigkeiten, unzureichenden Speicherplatz oder Backups, die technisch existieren, aber für geschäftliche Zwecke nicht nutzbar sind.

6. Üben Sie die Entscheidungs- und Kommunikationsordnung

Bei einer Betriebsstörung zählt nicht nur die technische Wiederherstellung. Ebenso wichtig ist, dass die Mitarbeiter wissen, wer die Situation leitet, auf welcher Informationsbasis sie arbeiten können und wann ein riskanter Prozess gestoppt werden muss. Unsichere oder widersprüchliche Anweisungen können schnell mehr Probleme verursachen als der anfängliche Ausfall.

Die Führungs-, Betriebs- und IT-Verantwortlichkeiten sollten im Voraus geklärt sein. Wer entscheidet, ob das Lager auf manuelle Ausgabe umstellt? Wer informiert den Kundenservice? Wer genehmigt, dass die vorübergehend erfassten Daten in das zentrale System zurückgespielt werden? Dies sind auch geschäftliche Entscheidungen, nicht nur IT-Aufgaben.

Die Übung kann kurz und zielgerichtet sein. Beispielsweise kann in einer im Voraus angekündigten zweistündigen Simulation durchgegangen werden, was passiert, wenn die Bestelldaten nicht im Lager ankommen. Ziel ist nicht das fehlerfreie Agieren, sondern das Erkennen von Unklarheiten: Fehlt eine Berechtigung, ist die Verantwortlichkeit unklar oder gibt es zu viele manuelle Schritte im Notbetrieb.

Die Geschäftskontinuität ist eine Wartungsaufgabe

Die 6 Methoden zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität bieten nur dann echten Wert, wenn sie nicht in einem einmal erstellten Plan verbleiben. Nach einem neuen System, einem neuen Standort, einer organisatorischen Veränderung, einem Lieferantenwechsel oder schnellem Wachstum können die bisherigen Annahmen leicht ihre Gültigkeit verlieren.

Es lohnt sich, die Kontinuität als Teil des normalen Betriebs zu behandeln: kritische Prozesse zu überprüfen, die Wiederherstellung zu testen, die Verantwortlichkeiten zu aktualisieren und manuelle Umgehungen zu beseitigen, die für niemanden mehr nachvollziehbar sind. Das beste Notfallkonzept ist nicht deshalb gut, weil es ein dickes Dokument ist. Sondern weil das Unternehmen auch an einem schwierigen Tag weiß, was der nächste kontrollierte Schritt ist.