Ko je odgovoran za kvalitet podataka u sistemskoj integraciji?

Narudžbine iz web prodavnice ulaze u ERP, odatle u skladište, a zatim u fakturisanje. Na papiru su svi sistemi povezani, ali svakodnevno je potrebno ispravljati šifre artikala, nedostaju podaci o isporuci, a u izveštaju menadžmenta se prikazuje drugačiji inventar nego u skladištu. U takvim situacijama se brzo postavlja pitanje: ko je odgovoran za kvalitet podataka u sistemskoj integraciji?

Kratak odgovor: nije isključivo IT tim, nije isključivo sistemski integrator, i nije isključivo službenik koji je prvi uneo podatke. Kvalitet podataka je poslovna odgovornost koja zahteva tehničke i operativne kontrole. Ako to nije jasno određeno, integracija samo brže prenosi greške iz jednog sistema u drugi.

Integracija ne ispravlja automatski podatke

Zadatak sistemske integracije je prenos i sinhronizacija informacija prema određenim pravilima. To može biti narudžbina, podaci o partnerima, osnovni podaci o proizvodima, cena, zaliha, status proizvodnje ili informacije o fakturisanju. Međutim, to što podaci tehnički prelaze iz sistema A u sistem B, ne znači da su poslovno upotrebljivi.

Ako se isti proizvod pojavljuje pod tri različite šifre artikala, integracija ne može sama da zna koja je ispravna. Ako je broj telefona opcion u web prodavnici, ali obavezan u sistemu prevoznika, neko mora odlučiti šta će se desiti sa nepotpunom narudžbinom. Ako prodaja unosi jedinstvena imena kupaca, dok finansije fakturišu prema pravnom imenu, duplirani zapisi o partnerima nisu rezultat tehnološke greške.

Zato kvalitet podataka ne treba tretirati kao jednu kategoriju grešaka. U praksi se računa tačnost, potpunost, doslednost, pravovremenost i jasnoća zajedno. Čak i tačan podatak o zalihama od juče može predstavljati problem kada danas treba dati obećanje o isporuci klijentu.

Ko je praktično odgovoran za kvalitet podataka u sistemskoj integraciji?

Odgovornost je podeljena, ali ne sme biti nejasna. Svaka kritična grupa podataka treba da ima poslovnog vlasnika, operativnog odgovornog i tehničkog odgovornog. Ne mora nužno biti reč o tri različite osobe u kompaniji sa 20 zaposlenih, ali tri perspektive moraju biti prisutne.

Poslovni vlasnik podataka odlučuje koji su podaci ispravni

Poslovni vlasnik podataka poznaje značenje i posledice podataka. Na primer, komercijalni direktor može biti odgovoran za podatke o kupcima i cenama, upravnik skladišta za pravila rada sa zalihama i osnovnim podacima o artiklima, a finansijski direktor za podatke o fakturisanju i oporezivanju.

To ne znači da on mora ručno ispravljati svaki zapis. Njegov zadatak je da odredi koji podaci su zvanični, u kom obliku treba da budu zabeleženi, šta se smatra prihvatljivim odstupanjem i šta se dešava u slučaju greške. Na primer, odlučuje kada novi proizvod može preći u status prodaje i ko može odobriti jedinicu mere ili poresku stopu u osnovnim podacima o proizvodima.

Bez poslovnog vlasnika podataka, IT je često primoran da donosi poslovne odluke. U takvim slučajevima, programer ili administrator sistema bira logiku umesto nedostajuće informacije. To može izgledati brzo, ali kasnije dovodi do sporne operacije: sistem radi ono što je podešeno, ali nije sigurno da je to ono što je poslovanju potrebno.

Operativni odgovorni je zadužen za pravilno generisanje podataka

Greška u podacima najčešće ne nastaje u sloju integracije. Nastaje ranije: prilikom prijema narudžbine, nabavke, prijema robe, unosa proizvoda ili prilikom uvoza Excel fajla. Operativni odgovorni ispituje gde, ko i pod kojim okolnostima beleži podatke.

Uzmimo jednostavan primer. Skladište redovno prima narudžbine za koje nije naveden odgovarajući način isporuke. Rešenje nije nužno da skladište nastavi da zove prodaju ili da integrator napiše još jedno pravilo izuzetka. Prvo treba razumeti zašto nedostaju podaci. Da li je polje opciono u web prodavnici? Da li korisnička služba unosi narudžbine iz e-maila? Da li je nejasno koji prevoznik se koristi za koji proizvod?

Dobar operativni odgovorni ne traži brzinu ispravljanja grešaka, već uzrok nastanka greške. Time se smanjuje ponavljajuća administracija kolega i rizik da iskusni radnik pamti sve izuzetke.

IT i integrator su odgovorni za tehnički put podataka

Zadatak tehničkog odgovornog je da prihvaćena poslovna pravila pouzdano funkcionišu između sistema. To uključuje mapiranje polja, upravljanje identifikatorima, proveru obaveznih polja, rukovanje greškama, logovanje, dozvole i nadgledanje.

Odgovornost sistemskog integratora je posebno značajna kada sistemi različito tumače iste podatke. Datum može biti datum izvršenja, datum narudžbine ili očekivani datum isporuke. „Aktivan“ proizvod može značiti da se može pojaviti u web prodavnici, ali i da ga skladište može izdati. To se ne sme pretpostaviti.

Tehnička implementacija mora takođe učiniti vidljivim ako nešto nije prošlo. Sinhronizacija koja tiho propadne je posebno opasna. Ako narudžbina zbog grešaka u podacima ne uđe u ERP, tim ne bi trebalo da sazna o tome od nezadovoljnog klijenta ili iz Excel izveštaja napravljenog tokom dnevnog zatvaranja. Potreban je jasno definisan red grešaka, obaveštenje i jasan odgovorni za obradu.

Bez izvornog sistema, rasprava ostaje trajna

Kod podataka koji se obrađuju u više sistema, osnovno pravilo je da svaki važan podatak ima određeni primarni izvor. To ne znači da svi podaci mogu postojati samo na jednom mestu. To znači da, ako postoji razlika, treba biti poznato koji sistem je referentni.

Osnovni podaci o artiklima mogu biti vlasništvo ERP-a, dok web prodavnica samo prikazuje i dopunjuje marketinškim sadržajem. Izvor saglasnosti za komunikaciju sa kupcima može biti CRM, dok su podaci o fakturisanju iz finansijskog sistema. Kod podataka o zalihama, međutim, posebno je važno odrediti da li je fizički sistem upravljanja skladištem, ERP ili sistem proizvodnje verodostojan.

Određivanje izvornog sistema ponekad donosi neprijatne odluke. Može se desiti da odeljenje izgubi slobodu da menja podatke u sopstvenoj tabeli. Zauzvrat, prestaje situacija kada tri menadžera u petak šalju tri različita broja prihoda ili zaliha jedni drugima. Cilj nije centralizacija radi centralizacije, već pouzdana osnova za donošenje odluka.

Odgovornost treba pretvoriti u merljive operacije

„Obratimo više pažnje na podatke“ nije sistem za kvalitet podataka. Menadžment bi trebao odabrati nekoliko poslovno relevantnih pokazatelja: koliko narudžbina dolazi sa nepotpunim podacima, koliko je dupliranih zapisa o partnerima, koliko vremena je potrebno za ispravljanje greške u integraciji, koliko je ručnih korekcija potrebno mesečno, i kolika je razlika u podacima o zalihama između sistema.

Nije svaku grešku vredno odmah svesti na nulu. Retko, nisko vredno izuzeće može koštati više nego sama greška. Drugačija je situacija kada razlika utiče na fakturisanje, ispunjenje rokova, plan proizvodnje ili obaveze usklađenosti. Prihvatljiv nivo kvaliteta treba odrediti na osnovu poslovnog rizika.

Vredi redovno održavati kratke revizije uz učešće poslovanja, operacija i IT-a. Ne kao tehnički statusni sastanak, već sa konkretnim pitanjima: koji podatak je izazvao najviše dodatnog rada, gde je nastao novi ručni zaobilazni put, koje pravilo više ne odražava stvarno poslovanje? Kod rastuće kompanije, proces koji je prošle godine bio ispravan lako može postati usko grlo ove godine.

Kvalitet podataka je zapravo operativna disciplina

Za kvalitet podataka u sistemskoj integraciji na kraju je odgovorno rukovodstvo, jer ono mora odrediti vlasničke i odlučujuće okvire. Poslovni vlasnik podataka je odgovoran za značenje podataka, operativni odgovorni za njihovo pravilno generisanje, a IT i integrator za to da informacije budu proverljive, sigurne i prateće do odgovarajućeg mesta.

Ako su ove uloge jasne, integracija neće biti nevidljiv, nesiguran proces u pozadini. Ona pruža operativnu osnovu na kojoj tim može graditi rast sa manje ispravki, bržim odlukama i predvidljivijim rezultatima.