Cine este responsabil pentru calitatea datelor în integrarea sistemelor?

Comenzile dintr-un webshop ajung în ERP, de acolo în depozit, apoi în sistemul de facturare. Pe hârtie, toate sistemele sunt conectate, totuși zilnic trebuie corectate coduri de articole, lipsesc date de livrare și în raportul de management apare un alt stoc decât în depozit. În astfel de situații, apare rapid întrebarea: cine este responsabil pentru calitatea datelor de integrare a sistemelor?

Răspunsul scurt: nu doar echipa IT, nu doar integratorul de sistem și nu doar operatorul care a înregistrat prima dată datele. Calitatea datelor este o responsabilitate de afaceri, care necesită controale tehnice și operaționale. Dacă acest lucru nu este clar definit, integrarea doar va transmite mai rapid erorile dintr-un sistem în altul.

Integrarea nu corectează automat datele

Sarcina unei integrări de sistem este de a transmite și sincroniza informațiile conform unor reguli stabilite. Acestea pot fi comenzi, date de parteneri, catalog de produse, prețuri, stocuri, statut de producție sau informații de facturare. Totuși, faptul că datele trec tehnic din sistemul A în sistemul B nu garantează că sunt utilizabile din punct de vedere al afacerii.

Dacă același produs apare sub trei coduri diferite, integrarea nu poate ști automat care este corect. Dacă numărul de telefon este opțional în webshop, dar obligatoriu în sistemul transportatorului, cineva trebuie să decidă ce se întâmplă cu comanda incompletă. Dacă vânzările introduc nume de clienți unice, în timp ce finanțele facturează pe baza numelui legal, înregistrările de parteneri duplicate nu sunt cauzate de o eroare tehnologică.

De aceea, calitatea datelor nu ar trebui tratată ca o singură categorie de erori. În practică, precizia, completitudinea, consistența, actualitatea și claritatea contează împreună. Chiar și un stoc de ieri, dar precis, poate cauza probleme când trebuie să dai o promisiune de livrare astăzi clientului.

Cine este responsabil pentru calitatea datelor de integrare a sistemelor în practică?

Responsabilitatea este împărțită, dar nu poate fi neclară. Fiecare grup critic de date trebuie să aibă un proprietar de afaceri, un responsabil operațional și un responsabil tehnic. Nu este neapărat vorba de trei persoane diferite într-o companie de 20 de persoane, dar cele trei perspective trebuie să fie prezente.

Proprietarul de date de afaceri decide care sunt datele corecte

Proprietarul de date de afaceri cunoaște semnificația și consecințele datelor. De exemplu, directorul comercial poate fi responsabil pentru datele de clienți și prețuri, managerul de depozit pentru regulile operaționale ale stocului și catalogului de produse, iar directorul financiar pentru datele de facturare și impozitare.

Aceasta nu înseamnă că trebuie să corecteze manual fiecare înregistrare. Sarcina sa este să stabilească care date sunt oficiale, în ce formă trebuie înregistrate, ce se consideră o abatere acceptabilă și ce se întâmplă în caz de eroare. De exemplu, decide când un nou produs poate ajunge în statut de vânzare și cine poate aproba unitatea de măsură sau cota TVA în catalogul de produse.

Fără un proprietar de date de afaceri, IT-ul este adesea forțat să ia decizii de afaceri. În astfel de cazuri, dezvoltatorul sau administratorul de sistem alege o logică în locul informațiilor lipsă. Acest lucru poate părea rapid, dar duce la o funcționare discutabilă: sistemul face ceea ce a fost configurat, dar nu neapărat ceea ce afacerea are nevoie.

Responsabilul de proces este responsabil pentru generarea corectă a datelor

Eroarea de date nu apare de obicei în stratul de integrare. Apare mai devreme: la preluarea comenzilor, la achiziții, la recepție, la încărcarea produselor sau la importul unui fișier Excel. Responsabilul de proces analizează unde, cine și în ce condiții înregistrează datele.

Să luăm un exemplu simplu. Depozitul primește în mod regulat comenzi fără mod de livrare specificat. Soluția nu este neapărat ca depozitul să continue să sune vânzările sau ca integratorul să scrie o nouă regulă de excepție. Mai întâi trebuie înțeles de ce lipsesc datele. Este câmpul opțional în webshop? Serviciul clienți introduce comanda dintr-un e-mail? Nu este clar care transportator este utilizabil pentru care produs?

Un bun responsabil de proces nu caută viteza de corectare a erorilor, ci cauza apariției erorii. Acest lucru poate reduce administrarea repetitivă a colegilor și riscul ca un angajat experimentat să țină minte toate excepțiile.

IT-ul și integratorul sunt responsabili pentru traseul tehnic al datelor

Responsabilitatea tehnică este de a asigura că regulile de afaceri acceptate funcționează fiabil între sisteme. Aceasta include maparea câmpurilor, gestionarea identificatorilor, verificarea câmpurilor obligatorii, gestionarea erorilor, logarea, permisiunile și monitorizarea.

Responsabilitatea integratorului de sistem este deosebit de semnificativă atunci când sistemele interpretează diferit aceleași date. O dată poate fi dată de livrare, dată de comandă sau dată estimată de livrare. Un produs „activ” poate însemna că poate apărea în webshop, dar și că depozitul îl poate elibera. Aceste lucruri nu trebuie presupuse.

Implementarea tehnică trebuie să facă vizibil și dacă ceva nu a trecut. Sincronizarea care eșuează în tăcere este deosebit de periculoasă. Dacă o comandă nu ajunge în ERP din cauza unor date eronate, echipa nu ar trebui să afle de la un client nemulțumit sau de la un raport Excel făcut la închiderea zilei. Este necesară o linie de eroare desemnată, notificare și un responsabil clar pentru procesarea acesteia.

Fără un sistem sursă, disputa persistă

Pentru datele gestionate în mai multe sisteme, principiul de bază este ca fiecare dată esențială să aibă o sursă primară desemnată. Aceasta nu înseamnă că fiecare dată poate exista doar într-un singur loc. Înseamnă că, dacă există o discrepanță, se știe care sistem are datele de referință.

Catalogul de produse poate aparține ERP-ului, iar webshop-ul doar îl afișează și completează cu conținut de marketing. Sursa pentru consimțământul de comunicare cu clienții poate fi CRM-ul, în timp ce datele de facturare pot proveni din sistemul financiar. În cazul datelor de stoc, trebuie definit cu precizie care sistem este considerat autentic: sistemul de gestionare fizică a depozitului, ERP-ul sau un sistem de producție.

Desemnarea unui sistem sursă poate aduce decizii inconfortabile. Se poate întâmpla ca un departament să piardă libertatea de a modifica datele într-un tabel propriu. În schimb, se elimină situația în care trei manageri trimit vineri trei cifre diferite de venituri sau stocuri unul altuia. Scopul nu este centralizarea de dragul centralizării, ci o bază de decizie fiabilă.

Responsabilitatea trebuie transformată în operațiuni măsurabile

„Să fim mai atenți la date” nu este un sistem de calitate a datelor. Conducerea ar trebui să aleagă câțiva indicatori relevanți pentru afaceri: câte comenzi sosesc cu date incomplete, câte înregistrări de parteneri sunt duplicate, cât timp durează să se corecteze o eroare de integrare, câte corecții manuale sunt necesare într-o lună și cât de mare este discrepanța între datele de stoc ale sistemelor.

Nu toate erorile merită reduse imediat la zero. Gestionarea unei excepții rare și de mică valoare poate costa mai mult decât eroarea în sine. Este altceva când discrepanța afectează facturarea, livrările la termen, planul de producție sau obligațiile de conformitate. Nivelul acceptabil de calitate trebuie stabilit pe baza riscului de afaceri.

Este recomandabil să se efectueze revizuiri scurte și regulate cu participarea afacerii, operațiunilor și IT-ului. Nu ca o întâlnire de statut tehnic, ci cu întrebări concrete: care eroare de date a cauzat cele mai multe lucrări suplimentare, unde a apărut o nouă soluție manuală ocolitoare, care regulă nu mai reflectă funcționarea reală? Într-o companie în creștere, un proces corect de anul trecut poate deveni ușor un blocaj în acest an.

Calitatea datelor este, de fapt, disciplină operațională

În cele din urmă, conducerea este responsabilă pentru calitatea datelor de integrare a sistemelor, deoarece trebuie să stabilească cadrele de proprietate și decizie. Proprietarul de date de afaceri este responsabil pentru semnificația datelor, responsabilul de proces pentru generarea lor corectă, iar IT-ul și integratorul pentru ca informațiile să ajungă verificabil, sigur și urmărit la locul potrivit.

Dacă aceste roluri sunt clare, integrarea nu va fi un proces de fundal invizibil și incert. Oferă o bază operațională pe care echipa poate construi creșterea cu mai puține corecții, decizii mai rapide și mai previzibile.