Wer ist für die Datenqualität bei der Systemintegration verantwortlich?

Bestellungen aus dem Webshop gelangen ins ERP, von dort ins Lager und schließlich in die Buchhaltung. Auf dem Papier sind alle Systeme miteinander verbunden, dennoch müssen täglich Artikelnummern korrigiert werden, es fehlen Lieferdaten, und im Managementbericht erscheint ein anderer Lagerbestand als im Lager. In solchen Fällen stellt sich schnell die Frage: Wer ist für die Datenqualität der Systemintegration verantwortlich?

Die kurze Antwort: Nicht ausschließlich das IT-Team, nicht ausschließlich der Systemintegrator und nicht ausschließlich der Sachbearbeiter, der die Daten zuerst erfasst hat. Die Datenqualität ist eine geschäftliche Verantwortung, die technische und betriebliche Kontrollen erfordert. Wenn dies nicht eindeutig festgelegt ist, beschleunigt die Integration nur die Weitergabe von Fehlern von einem System zum anderen.

Die Integration korrigiert Daten nicht automatisch

Die Aufgabe einer Systemintegration besteht darin, Informationen gemäß festgelegter Regeln zu übertragen und zu synchronisieren. Dies können Bestellungen, Partnerdaten, Produktstammdaten, Preise, Bestände, Produktionsstatus oder Abrechnungsinformationen sein. Doch nur weil die Daten technisch von System A nach System B gelangen, bedeutet das nicht, dass sie geschäftlich nutzbar sind.

Wenn dasselbe Produkt unter drei verschiedenen Artikelnummern geführt wird, kann die Integration nicht von selbst wissen, welche die richtige ist. Wenn im Webshop die Telefonnummer optional ist, beim Transportsystem jedoch obligatorisch, muss jemand entscheiden, was mit der unvollständigen Bestellung geschieht. Wenn der Vertrieb individuelle Kundennamen eingibt, während die Buchhaltung auf Basis des rechtlichen Namens fakturiert, entstehen doppelte Partnerdatensätze nicht aufgrund eines technologischen Fehlers.

Deshalb sollte die Datenqualität nicht als eine einzige Fehlerkategorie behandelt werden. In der Praxis zählen Genauigkeit, Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität und Klarheit zusammen. Auch ein gestriger, aber genauer Lagerbestand kann ein Problem darstellen, wenn heute eine Lieferzusage an den Kunden gemacht werden muss.

Wer ist in der Praxis für die Datenqualität der Systemintegration verantwortlich?

Die Verantwortung ist geteilt, darf aber nicht unklar sein. Für jede kritische Datengruppe sollte es einen geschäftlichen Eigentümer, einen operativen Verantwortlichen und einen technischen Verantwortlichen geben. Bei einem Unternehmen mit 20 Mitarbeitern sind das nicht unbedingt drei verschiedene Personen, aber die drei Perspektiven müssen vorhanden sein.

Der geschäftliche Datenverantwortliche entscheidet, welche Daten korrekt sind

Der geschäftliche Datenverantwortliche kennt die Bedeutung und die Konsequenzen der Daten. Der Vertriebsleiter könnte beispielsweise für Kunden- und Preisgestaltungsdaten verantwortlich sein, der Lagerleiter für die Betriebsregeln des Bestands und der Artikelstammdaten, der Finanzleiter für Abrechnungs- und Steuerdaten.

Das bedeutet nicht, dass er jeden Datensatz manuell korrigieren muss. Seine Aufgabe ist es, festzulegen, welche Daten offiziell sind, in welcher Form sie erfasst werden müssen, was als akzeptable Abweichung gilt und was im Fehlerfall geschehen soll. Beispielsweise entscheidet er, wann ein neues Produkt verkaufsfähig wird und wer die Maßeinheit oder den Mehrwertsteuersatz im Artikelstamm genehmigen darf.

Ohne einen geschäftlichen Datenverantwortlichen ist die IT oft gezwungen, geschäftliche Entscheidungen zu treffen. In solchen Fällen wählt der Entwickler oder Systemadministrator eine Logik anstelle der fehlenden Informationen. Das mag schnell erscheinen, führt aber später zu fragwürdigen Abläufen: Das System tut, was eingestellt wurde, aber nicht unbedingt das, was das Geschäft benötigt.

Der Prozessverantwortliche sorgt dafür, dass die Daten korrekt entstehen

Datenschäden entstehen meist nicht in der Integrationsschicht. Sie entstehen früher: bei der Auftragserfassung, beim Einkauf, bei der Annahme, beim Produkt-Upload oder beim Import einer Excel-Datei. Der Prozessverantwortliche untersucht, wo, wer und unter welchen Umständen die Daten erfasst werden.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Das Lager erhält regelmäßig Bestellungen, bei denen keine geeignete Versandart angegeben ist. Die Lösung besteht nicht unbedingt darin, dass das Lager weiterhin den Vertrieb anruft oder dass der Integrator eine weitere Ausnahmeregel schreibt. Zuerst muss verstanden werden, warum die Daten fehlen. Ist das Feld im Webshop nicht obligatorisch? Gibt der Kundenservice die Bestellung aus einer E-Mail ein? Ist nicht klar, welcher Spediteur für welches Produkt verwendet werden kann?

Ein guter Prozessverantwortlicher sucht nicht nach der Geschwindigkeit der Fehlerbehebung, sondern nach der Ursache des Fehlers. Dadurch kann die wiederholte Administration der Kollegen und das Risiko, dass ein erfahrener Mitarbeiter alle Ausnahmen im Kopf behält, reduziert werden.

Die IT und der Integrator sind für den technischen Datenpfad verantwortlich

Der technische Verantwortliche stellt sicher, dass die akzeptierten Geschäftsregeln zuverlässig zwischen den Systemen funktionieren. Dazu gehören die Feldzuordnung, die Verwaltung von Identifikatoren, die Überprüfung obligatorischer Felder, das Fehlerhandling, die Protokollierung, die Berechtigungen und die Überwachung.

Die Verantwortung des Systemintegrators ist besonders wichtig, wenn die Systeme dieselben Daten unterschiedlich interpretieren. Ein Datum kann ein Leistungsdatum, ein Bestelldatum oder ein erwartetes Lieferdatum sein. Ein „aktives“ Produkt kann bedeuten, dass es im Webshop angezeigt werden kann, aber auch, dass das Lager es ausgeben kann. Diese Annahmen dürfen nicht getroffen werden.

Die technische Umsetzung muss auch sichtbar machen, wenn etwas nicht übertragen wurde. Eine stillschweigend fehlgeschlagene Synchronisation ist besonders gefährlich. Wenn eine Bestellung aufgrund fehlerhafter Daten nicht ins ERP gelangt, sollte das Team nicht von einem unzufriedenen Kunden oder einem bei der täglichen Abrechnung erstellten Excel-Bericht darüber informiert werden. Es muss eine festgelegte Fehlerzeile, Benachrichtigung und ein klarer Verantwortlicher für die Bearbeitung geben.

Ohne ein Quellsystem bleibt die Diskussion bestehen

Bei Daten, die in mehreren Systemen verwaltet werden, ist es ein Grundprinzip, dass jede wesentliche Information eine festgelegte primäre Quelle haben muss. Das bedeutet nicht, dass alle Daten nur an einem Ort existieren können. Es bedeutet, dass bei Abweichungen bekannt ist, welche Systemdaten maßgeblich sind.

Der Artikelstamm kann im Besitz des ERP sein, während der Webshop ihn nur anzeigt und mit Marketinginhalten ergänzt. Die Quelle für die Zustimmung zur Kundenkommunikation kann das CRM sein, während die Abrechnungsdaten aus dem Finanzsystem stammen. Bei Bestandsdaten muss jedoch besonders genau festgelegt werden, ob das physische Lagerverwaltungssystem, das ERP oder ein Produktionssystem als authentisch gilt.

Die Festlegung des Quellsystems erfordert manchmal unangenehme Entscheidungen. Es kann vorkommen, dass eine Abteilung die Freiheit verliert, Daten in einer eigenen Tabelle zu ändern. Dafür endet die Situation, in der am Freitag drei Manager drei unterschiedliche Umsatz- oder Bestandszahlen austauschen. Das Ziel ist nicht die Zentralisierung um ihrer selbst willen, sondern eine zuverlässige Entscheidungsgrundlage.

Die Verantwortung muss in messbare Abläufe umgesetzt werden

„Achten wir mehr auf die Daten“ ist kein Datenqualitätsmanagementsystem. Die Führung sollte einige geschäftlich relevante Kennzahlen wählen: Wie viele Bestellungen kommen mit unvollständigen Daten an, wie viele Partnerdatensätze sind doppelt, wie lange dauert es, einen Integrationsfehler zu beheben, wie viele manuelle Korrekturen sind in einem Monat erforderlich und wie groß ist die Abweichung der Bestandsdaten zwischen den Systemen.

Nicht jeder Fehler sollte sofort auf null reduziert werden. Die Behandlung einer seltenen, geringwertigen Ausnahme kann teurer sein als der Fehler selbst. Anders ist es, wenn die Abweichung die Abrechnung, termingerechte Erfüllung, Produktionsplanung oder Compliance-Verpflichtungen betrifft. Das akzeptable Qualitätsniveau sollte daher auf Basis des geschäftlichen Risikos festgelegt werden.

Es ist ratsam, regelmäßige, kurze Überprüfungen mit Beteiligung von Geschäft, Betrieb und IT durchzuführen. Nicht als technisches Statusmeeting, sondern mit konkreten Fragen: Welcher Datenfehler verursachte den meisten Nacharbeitsaufwand, wo entstand ein neuer manueller Umweg, welche Regel spiegelt nicht mehr die tatsächliche Praxis wider? Bei einem wachsenden Unternehmen kann ein im letzten Jahr richtiger Prozess leicht zum Engpass dieses Jahres werden.

Datenqualität ist im Grunde betriebliche Disziplin

Letztlich ist die Führung für die Datenqualität der Systemintegration verantwortlich, da sie die Eigentums- und Entscheidungsrahmen festlegen muss. Der geschäftliche Datenverantwortliche ist für die Bedeutung der Daten verantwortlich, der Prozessverantwortliche für deren korrekte Entstehung, und die IT und der Integrator dafür, dass die Informationen überprüfbar, sicher und nachvollziehbar an den richtigen Ort gelangen.

Wenn diese Rollen klar sind, wird die Integration kein unsichtbarer, unsicherer Hintergrundprozess sein. Sie bietet eine betriebliche Grundlage, auf der das Team mit weniger Korrekturen, schnelleren Entscheidungen und planbarerem Wachstum aufbauen kann.