Wer ist für die Datenqualität bei der Systemintegration verantwortlich?

Bestellungen im Webshop gelangen ins ERP, von dort ins Lager und dann in die Rechnungsstellung. Auf dem Papier sind alle Systeme verbunden, dennoch müssen täglich Artikelnummern korrigiert werden, Lieferdaten fehlen und im Managementbericht erscheint ein anderer Lagerbestand als im Lager. Da stellt sich schnell die Frage: Wer ist verantwortlich für die Datenqualität der Systemintegration?

Die kurze Antwort: Nicht nur das IT-Team, nicht nur der Systemintegrator und nicht nur der Sachbearbeiter, der die Daten zuerst erfasst hat. Die Datenqualität ist eine geschäftliche Verantwortung, die technische und operative Kontrollen erfordert. Wenn dies nicht eindeutig festgelegt ist, beschleunigt die Integration nur die Weiterleitung von Fehlern von einem System zum anderen.

Integration korrigiert Daten nicht automatisch

Die Aufgabe einer Systemintegration besteht darin, Informationen nach festgelegten Regeln zu übertragen und zu synchronisieren. Dies können Bestellungen, Partnerdaten, Produktstammdaten, Preise, Bestände, Produktionsstatus oder Abrechnungsinformationen sein. Nur weil die Daten technisch von System A nach System B gelangen, bedeutet das nicht, dass sie geschäftlich nutzbar sind.

Wenn dasselbe Produkt unter drei verschiedenen Artikelnummern geführt wird, kann die Integration nicht von selbst wissen, welche die richtige ist. Wenn im Webshop die Telefonnummer optional ist, im Transportsystem jedoch erforderlich, muss jemand entscheiden, was mit der unvollständigen Bestellung geschehen soll. Wenn der Vertrieb individuelle Kundennamen eingibt, während die Finanzabteilung nach rechtlichen Namen abrechnet, entstehen doppelte Partnerdatensätze nicht aufgrund eines technologischen Fehlers.

Deshalb sollte die Datenqualität nicht als eine einzige Fehlerkategorie behandelt werden. In der Praxis zählen Genauigkeit, Vollständigkeit, Einheitlichkeit, Aktualität und Klarheit zusammen. Ein gestriger, aber genauer Lagerbestand kann problematisch sein, wenn heute ein Lieferzusagen gemacht werden muss.

Wer ist in der Praxis verantwortlich für die Datenqualität der Systemintegration?

Die Verantwortung ist geteilt, darf aber nicht unklar sein. Für jede kritische Datengruppe sollte es einen geschäftlichen Eigentümer, einen operativen Verantwortlichen und einen technischen Verantwortlichen geben. Bei einem Unternehmen mit 20 Mitarbeitern sind dies nicht unbedingt drei verschiedene Personen, aber die drei Perspektiven müssen vorhanden sein.

Der geschäftliche Datenverantwortliche entscheidet, welche Daten korrekt sind

Der geschäftliche Datenverantwortliche kennt die Bedeutung und die Konsequenzen der Daten. Der Vertriebsleiter kann beispielsweise für Kunden- und Preisdaten verantwortlich sein, der Lagerleiter für die Betriebsregeln des Bestands und der Produktstammdaten, der Finanzleiter für Abrechnungs- und Steuerdaten.

Das bedeutet nicht, dass er jeden Datensatz manuell korrigieren muss. Seine Aufgabe ist es, festzulegen, welche Daten offiziell sind, in welcher Form sie erfasst werden müssen, was als akzeptable Abweichung gilt und was im Fehlerfall geschehen soll. Beispielsweise entscheidet er, wann ein neues Produkt in den verkaufsfähigen Status übergehen kann und wer die Maßeinheit oder den Mehrwertsteuersatz im Produktstamm genehmigen darf.

Ohne einen geschäftlichen Datenverantwortlichen ist die IT oft gezwungen, geschäftliche Entscheidungen zu treffen. In solchen Fällen wählt der Entwickler oder Systemadministrator eine Logik anstelle der fehlenden Informationen. Dies mag schnell erscheinen, führt jedoch später zu fragwürdigen Abläufen: Das System tut, was eingestellt wurde, aber nicht unbedingt das, was das Geschäft benötigt.

Der Prozessverantwortliche sorgt dafür, dass die Daten korrekt entstehen

Datenfehler entstehen meist nicht in der Integrationsschicht. Sie entstehen früher: bei der Auftragserfassung, beim Einkauf, bei der Annahme, beim Hochladen von Produkten oder beim Importieren einer Excel-Datei. Der Prozessverantwortliche untersucht, wo, wer und unter welchen Umständen die Daten erfasst werden.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Das Lager erhält regelmäßig Bestellungen, bei denen keine geeignete Versandart angegeben ist. Die Lösung besteht nicht unbedingt darin, dass das Lager weiterhin den Vertrieb anruft oder der Integrator eine weitere Ausnahmeregel schreibt. Zuerst muss verstanden werden, warum die Daten fehlen. Ist das Feld im Webshop nicht obligatorisch? Gibt der Kundenservice die Bestellung aus einer E-Mail ein? Ist nicht klar, welcher Spediteur für welches Produkt verwendet werden kann?

Ein guter Prozessverantwortlicher sucht nicht nach der Geschwindigkeit der Fehlerbehebung, sondern nach der Ursache des Fehlers. Dadurch kann die wiederholte Administration der Kollegen reduziert werden und auch das Risiko, dass ein erfahrener Mitarbeiter alle Ausnahmen im Kopf behält.

Die IT und der Integrator sind für den technischen Datenpfad verantwortlich

Die Aufgabe des technischen Verantwortlichen besteht darin, sicherzustellen, dass die akzeptierten Geschäftsregeln zuverlässig zwischen den Systemen funktionieren. Dazu gehören die Feldzuordnung, die Verwaltung von Identifikatoren, die Überprüfung obligatorischer Felder, die Fehlerbehandlung, die Protokollierung, die Berechtigungen und die Überwachung.

Die Verantwortung des Systemintegrators ist besonders wichtig, wenn die Systeme dieselben Daten unterschiedlich interpretieren. Ein Datum kann ein Erfüllungsdatum, ein Bestelldatum oder ein erwartetes Lieferdatum sein. Ein „aktives“ Produkt kann bedeuten, dass es im Webshop angezeigt werden kann, aber auch, dass das Lager es ausgeben kann. Diese Annahmen dürfen nicht getroffen werden.

Die technische Umsetzung muss auch sichtbar machen, wenn etwas nicht übertragen wurde. Eine stillschweigend fehlschlagende Synchronisation ist besonders gefährlich. Wenn eine Bestellung aufgrund fehlerhafter Daten nicht ins ERP gelangt, sollte das Team nicht von einem unzufriedenen Kunden oder einem bei der täglichen Abrechnung erstellten Excel-Bericht darüber informiert werden. Es muss eine festgelegte Fehlerwarteschlange, Benachrichtigung und ein klarer Verantwortlicher für deren Bearbeitung geben.

Ohne ein Quellsystem bleibt die Diskussion bestehen

Bei Daten, die in mehreren Systemen verwaltet werden, ist es ein Grundsatz, dass jede wesentliche Information eine festgelegte primäre Quelle haben sollte. Das bedeutet nicht, dass alle Daten nur an einem Ort existieren können. Es bedeutet, dass bei Abweichungen bekannt sein muss, welches System die maßgeblichen Daten liefert.

Der Produktstamm kann Eigentum des ERP sein, während der Webshop ihn nur anzeigt und mit Marketinginhalten ergänzt. Die Quelle der Kundenkommunikationszustimmung kann das CRM sein, während die Abrechnungsdaten aus dem Finanzsystem stammen. Bei Bestandsdaten muss jedoch besonders genau festgelegt werden, ob das physische Lagerverwaltungssystem, das ERP oder ein Produktionssystem als authentisch gilt.

Die Festlegung eines Quellsystems erfordert manchmal unbequeme Entscheidungen. Es kann vorkommen, dass eine Abteilung die Freiheit verliert, Daten in einer eigenen Tabelle zu ändern. Im Gegenzug entfällt die Situation, in der am Freitag drei Manager drei unterschiedliche Umsatz- oder Bestandszahlen austauschen. Das Ziel ist nicht die Zentralisierung um ihrer selbst willen, sondern eine verlässliche Entscheidungsgrundlage.

Verantwortung muss in messbare Abläufe umgesetzt werden

„Achten wir mehr auf die Daten“ ist kein Datenqualitätsmanagementsystem. Die Geschäftsleitung sollte einige geschäftlich relevante Kennzahlen auswählen: Wie viele Bestellungen kommen mit unvollständigen Daten an, wie viele Partnerdatensätze sind doppelt, wie lange dauert es, einen Integrationsfehler zu beheben, wie viele manuelle Korrekturen sind pro Monat erforderlich und wie groß ist die Abweichung der Bestandsdaten zwischen den Systemen.

Nicht jeder Fehler sollte sofort auf null reduziert werden. Die Behandlung einer seltenen, geringwertigen Ausnahme kann teurer sein als der Fehler selbst. Anders verhält es sich, wenn die Abweichung die Abrechnung, die termingerechte Erfüllung, den Produktionsplan oder die Einhaltung von Vorschriften betrifft. Das akzeptable Qualitätsniveau sollte daher auf Basis des Geschäftsrisikos festgelegt werden.

Es lohnt sich, regelmäßige, kurze Überprüfungen mit Beteiligung von Geschäft, Betrieb und IT durchzuführen. Nicht als technisches Statusmeeting, sondern mit konkreten Fragen: Welcher Datenfehler verursachte den meisten Nacharbeitsaufwand, wo entstand ein neuer manueller Umweg, welche Regel spiegelt nicht mehr die tatsächlichen Abläufe wider? In einem wachsenden Unternehmen kann ein im letzten Jahr korrekter Prozess leicht zum Engpass des aktuellen Jahres werden.

Datenqualität ist tatsächlich betriebliche Disziplin

Letztlich ist die Geschäftsleitung für die Datenqualität der Systemintegration verantwortlich, da sie die Eigentums- und Entscheidungsrahmen festlegen muss. Der geschäftliche Datenverantwortliche ist für die Bedeutung der Daten verantwortlich, der Prozessverantwortliche für deren korrekte Entstehung und die IT und der Integrator dafür, dass die Informationen überprüfbar, sicher und nachvollziehbar an den richtigen Ort gelangen.

Wenn diese Rollen klar sind, wird die Integration nicht zu einem unsichtbaren, unsicheren Hintergrundprozess. Sie bietet eine betriebliche Basis, auf der das Team mit weniger Korrekturen, schnelleren Entscheidungen und vorhersehbarerem Wachstum aufbauen kann.