Cine este responsabil pentru calitatea datelor în companie?

Este vineri după-amiază și raportul de management încă nu poate fi început. Vânzările văd un alt număr de clienți în CRM decât finanțele în sistemul de facturare. Datele de stoc din depozit nu coincid cu cele din magazinul online, iar un tabel important trăiește în dosarul personal al unui coleg. În astfel de momente, apare întrebarea: cine este responsabil pentru calitatea datelor în companie?

Răspunsul scurt: nu o singură persoană. Răspunsul eficient este că fiecare dată importantă trebuie să aibă un responsabil de afaceri clar, un administrator pentru întreținerea zilnică și un operator pentru mediul tehnic. Dacă aceste roluri nu sunt clarificate, calitatea datelor se deteriorează inconștient. Pur și simplu, nimeni nu simte că este responsabil să observe, să corecteze și să prevină erorile la timp.

De ce calitatea datelor nu este exclusiv o sarcină IT?

În multe companii, prima reacție este că IT-ul ar trebui să facă ordine. IT-ul poate fi responsabil pentru ca sistemele să fie accesibile, integrările să funcționeze corect, permisiunile să fie gestionabile și datele să nu se piardă între două sisteme. Dar IT-ul nu poate decide care contact aparține unui client, care cod de produs este valid sau ce statut de afaceri ar trebui să aibă o comandă.

Acestea sunt decizii de afaceri. Cel care este responsabil pentru procesul de vânzări trebuie să determine când un potențial client devine un client real. Finanțele trebuie să decidă care date de facturare sunt autentice și conform căror reguli pot fi corectate. Logistica trebuie să clarifice ce înseamnă stocul disponibil, mai ales când sunt implicate rezervări, retururi și depozite externe.

Calitatea datelor nu începe cu o problemă de software, ci cu una operațională. Mai întâi trebuie înțeles cum se generează, se modifică și se utilizează informația. Abia apoi se poate decide dacă este nevoie de setări de sistem, integrare, verificare automată sau o nouă aplicație.

Cine este responsabil pentru calitatea datelor în companie? Este util să distingem trei niveluri

În majoritatea companiilor medii, trei niveluri diferite de responsabilitate oferă un cadru clar. Nu este necesar să se inițieze un program complex de management al companiei, dar rolurile trebuie să fie vizibile.

1. Responsabilul de date de afaceri decide regulile

Responsabilul de date este, de obicei, liderul domeniului de afaceri respectiv. Nu el corectează fiecare adresă sau cod de produs greșit, ci el stabilește ce date sunt acceptabile, cine le poate folosi și ce consecințe are eroarea.

De exemplu, responsabilul de date al registrului de clienți poate fi directorul comercial. Este responsabilitatea sa să decidă dacă același client poate apărea sub mai multe nume în sistem, ce câmpuri sunt obligatorii la înregistrarea unui nou partener și când un înregistrare poate fi considerată inactivă. Responsabilul de date al registrului de produse poate fi directorul de produs sau directorul de producție, în funcție de modul în care funcționează compania.

Acest rol nu este o etichetă administrativă. Fără autoritate decizională, responsabilul de date rămâne doar un nume într-un document. Dacă un domeniu nu poate stabili regulile propriilor date, nu se poate aștepta de la el un raport de încredere sau o funcționare consecventă.

2. Responsabilul de date asigură calitatea zilnică

Responsabilul de date, adesea numit data steward, lucrează mai aproape de procesul zilnic. El monitorizează abaterile, gestionează cererile de corectare și semnalează dacă o regulă nu funcționează în practică.

Într-o companie de producție, acesta poate fi colegul care coordonează înregistrarea datelor despre produse și materii prime. Într-o companie comercială, coordonatorul de vânzări responsabil pentru datele clienților. Este important ca aceasta să nu fie o sarcină suplimentară pentru un administrator deja supraîncărcat. Dacă nu există timp, permisiuni și un proces bine definit, gestionarea erorilor va fi întotdeauna lăsată în urmă de problemele zilnice urgente.

Responsabilul de date nu trebuie să verifice manual fiecare înregistrare. În mod ideal, sistemul previne deja cele mai frecvente erori: solicită câmpuri obligatorii, folosește un set de valori uniform, semnalează suspiciunea de duplicat sau nu permite continuarea unui document incomplet. Aceste verificări trebuie însă derivate din regulile de afaceri.

3. IT-ul asigură condițiile tehnice

IT-ul sau partenerul tehnologic are sarcina de a asigura că traseul datelor este de încredere. Aceasta include integrarea sistemelor, gestionarea accesului, jurnalizarea, backup-ul, monitorizarea transferurilor de date și investigarea tehnică a erorilor.

Dacă un nume de produs modificat în magazinul online apare în ERP doar după două zile, poate fi o problemă de integrare. Dacă însă numele produsului există în trei sisteme diferite în trei moduri diferite, deoarece nu există un sistem sursă clar și un proces de aprobare, aceasta este în primul rând o deficiență operațională. Cele două situații pot provoca simptome similare din exterior, dar necesită soluții diferite.

Prima întrebare: care date au consecințe reale de afaceri?

Nu toate câmpurile de date trebuie tratate cu aceeași strictețe. Un număr de telefon secundar lipsă poate fi neplăcut, dar un cod fiscal, un număr de cont bancar, o cantitate de stoc sau o adresă de livrare incorectă reprezintă un risc financiar și de experiență a clientului direct.

De aceea, nu este recomandat să începem cu „să curățăm toate datele”. Acest lucru este de obicei costisitor, lent și se epuizează rapid. Mai degrabă, trebuie să examinăm unde o eroare de date cauzează muncă repetitivă, întârzieri, decizii greșite sau dispute între departamente.

Un punct de plecare bun poate fi câteva procese concrete: de la comandă la factură, de la ofertă la contract, de la achiziție la recepție de stoc sau de la comandă de producție la livrare. În aceste procese, devine rapid vizibil unde oamenii transferă manual datele dintr-un sistem în altul, unde trebuie să verifice ceva în Excel și unde apar adevăruri diferite despre același eveniment de afaceri.

Lipsa unui sistem sursă este adesea problema reală

Adresa unui client, prețul unui produs sau statutul unei comenzi pot fi de încredere doar dacă este clar care sistem este sursa principală. Dacă aceeași dată poate fi modificată în CRM, ERP, interfața de administrare a magazinului online și într-un tabel, compania va lucra mai devreme sau mai târziu cu date contradictorii.

Întrebarea corectă nu este dacă datele ar trebui să fie disponibile în fiecare sistem. De multe ori este necesar să fie în mai multe locuri. Întrebarea este unde se generează, cine le poate modifica, cum ajung la celelalte sisteme și ce se întâmplă dacă transferul eșuează.

O regulă simplă poate elimina multe confuzii: fiecare dată critică trebuie să aibă un sistem sursă desemnat. Celelalte sisteme ar trebui să folosească aceasta, nu să mențină o variantă proprie. Acest lucru nu este întotdeauna realizabil imediat, mai ales cu sisteme mai vechi, dar ca principiu, ajută la determinarea a ceea ce trebuie corectat mai întâi.

Calitatea datelor este măsurabilă dacă nu vorbim despre ea în general

„Datele noastre sunt proaste” nu este o problemă gestionabilă. Conducerea va avea o bază pentru a lua decizii dacă se vede ce eroare apare cât de des, câtă muncă provoacă și ce proces este pus în pericol.

Măsurarea poate fi simplă. De exemplu, în registrul de clienți, poate fi urmărit procentul de înregistrări duplicate, numărul de câmpuri obligatorii incomplete sau numărul de adrese de facturare returnate. În cazul stocurilor, numărul și valoarea discrepanțelor, în cazul comenzilor, procentul de articole care necesită corectare manuală, iar în producție, numărul de lucrări oprite sau reproiectate din cauza datelor de bază incorecte poate oferi o imagine reală.

Indicatorul în sine nu îmbunătățește nimic. Totuși, ajută la diferențierea între o neplăcere izolată și o pierdere operațională constantă. Dacă în fiecare lună aceleași trei persoane petrec două zile reconciliind erorile de comandă, nu este o problemă disciplinară, ci un proces prost conceput.

Nu corectați din nou și din nou datele greșite, ci cauza acestora

Cauza deteriorării calității datelor este adesea o adaptare umană complet de înțeles. Colegul ține un tabel propriu pentru că nu primește la timp o dată din sistemul central. Înregistrează de două ori aceeași informație pentru că sistemele nu comunică. Nu completează câmpul obligatoriu pentru că nimeni nu i-a spus de ce contează sau pentru că câmpul nu se potrivește de fapt cu munca sa.

De aceea, înainte de a introduce o regulă, merită să revizuim întregul proces. Cine îl inițiază? Ce date sunt preluate de unde? Cine verifică? Unde trebuie luată o decizie? Unde are loc reînregistrarea? Și de ce? Este posibil ca o mică schimbare - de exemplu, unificarea statuturilor comenzilor sau introducerea unei notificări de eroare pentru transferul de date - să fie mult mai valoroasă decât un proiect mare de corectare a datelor.

Responsabilitatea este, așadar, împărțită, dar nu poate fi anonimă. Liderul de afaceri stabilește ce înseamnă date bune. Responsabilul de date desemnat asigură disciplina zilnică și feedback-ul. IT-ul asigură că sistemele susțin acest lucru în mod fiabil. Dacă aceste trei roluri văd aceeași funcționare, datele nu vor mai fi un produs secundar incert, ci o bază utilizabilă pentru managementul companiei.