Zašto je evidencija zaliha netačna?

Prema skladištu, ima još 18 komada jednog proizvoda, ali webshop ga već prikazuje kao rasprodatog, dok je prodavac juče obećao deset komada kupcu. U takvim situacijama lako je reći da „zaliha nije tačna”. Pravo pitanje je, zašto je evidencija zaliha netačna i gde se razlikuje fizičko kretanje robe, administracija koju obavljaju zaposleni i podaci vidljivi u sistemima.

Razlika u zalihama retko je rezultat samo jednog pogrešnog klika. Češće je rezultat procesa koji je tokom rasta postao složeniji sa više izuzetaka, više ručnih koraka i više nezavisnih izvora informacija. U početku to još funkcioniše jer iskusni kolege pamte gde se šta nalazi. Kasnije, međutim, sve više vremena odlazi na usklađivanje, pretragu i gašenje požara.

Netačna evidencija zaliha nije samo problem skladišta

Podaci o zalihama koriste se u više oblasti za isti cilj: prodaja daje obećanja kupcu, nabavka donosi odluke o narudžbama, proizvodnja planira materijal, a finansije procenjuju zalihe. Ako su podaci nesigurni, svi grade sopstvena rešenja za proveru oko njih. Pojavljuje se Excel fajl, posebna lista, telefonski poziv skladištu ili narudžba „za svaki slučaj”.

Poslovni trošak ovoga ne završava se samo na razlici u inventaru. Narudžba može izostati jer sistem pogrešno pokazuje nedostatak. Može se pokrenuti nepotrebna nabavka jer stvarna zaliha nije vidljiva. Kupac dobija informacije sa zakašnjenjem, a skladištar mora ponovo da traži ili proverava stavku. Ljudski aspekt problema je značajan: kolege osećaju da stalno moraju da ispravljaju greške sistema, dok zapravo često proces ne pruža pouzdan okvir.

Zašto je evidencija zaliha netačna u praksi?

Kretanje robe se dešava pre administracije

Ovo je jedan od najčešćih razloga. Pošiljka stiže, ali prijem se unosi u sistem tek kasnije. Narudžba je fizički već pripremljena i izdata, ali dokument potreban za smanjenje zaliha još nije napravljen. Vraćena roba stiže, ali neko je privremeno stavlja na posebno mesto dok se ne odluči može li se vratiti u prodajnu zalihu.

Ova kašnjenja ponekad su opravdana sama po sebi. U periodima vršnog opterećenja, delimičnog prijema ili uz kontrolu kvaliteta, trenutna evidencija nije uvek realna. Problem počinje kada nije određeno ko, kada i u kojem stanju beleži kretanje robe. Ako proces zavisi od memorije pojedinih kolega, podaci će nužno kasniti ili biti iskrivljeni.

Ista informacija postoji u više sistema

U mnogim kompanijama webshop, ERP sistem, evidencija skladišta, fakturisanje i jedna ili više Excel tabela sadrže podatke povezane sa zalihama. Oni ne moraju nužno značiti isto. Jedan sistem prikazuje fizički prisutnu količinu na skladištu, drugi oduzima već rezervisane stavke, a treći se ažurira samo u određenim intervalima.

Greška često nije u tome što je neki sistem loš. Već u tome što nije jasno određeno koji podaci su merodavni, koji događaj pokreće ažuriranje i šta se dešava ako prenos podataka ne uspe. Ako zaposleni svako jutro ručno prepisuje narudžbe iz webshopa, on postaje veza između sistema. U slučaju odsustva, bolesti ili jednostavne nepažnje, protok informacija se prekida.

Stanja zaliha nisu jasna

Reč „na zalihama” može pokrivati previše različitih situacija. To može uključivati robu slobodnu za prodaju, stavku rezervisanu za kupca, prijem pod kontrolom kvaliteta, oštećeni proizvod, uređaj koji čeka servis ili vraćenu robu. Ako se sve to meša u jednoj količini zaliha, sistem može prikazati tačan broj, ali daje poslovno obmanjujuće podatke.

Na primer, može biti 300 komada na papiru, ali od toga je 80 već rezervisano, 40 je neispravno, a 60 još nije oslobođeno prijema. Za prodaju nije dostupno 300 komada. Ovdje nije nužno potreban novi sistem, već zajedničke definicije i jasna pravila upravljanja. Šta znači rezervacija? Ko može da je oslobodi? Kada se vraćena roba ponovo stavlja u status za prodaju? To su operativna pitanja koja tehnologija može samo da prati.

Matični podaci i stvarnost skladišta se razlikuju

Slična imena proizvoda, stari i novi brojevi artikala, pogrešne jedinice mere, nedostajući bar kodovi ili različita pakovanja sve otežavaju tačnu evidenciju. Karton, paket i komad se lako mogu pomešati, posebno ako nabavka, skladište i prodaja ne rade sa istom jedinicom.

Uređivanje matičnih podataka često je manje spektakularan zadatak od uvođenja nove aplikacije, ali može imati veći uticaj. Ako identifikacija proizvoda nije dosledna, ni inventar, ni integracija, ni izveštaji neće biti pouzdani. Vredi ispitati ko može da kreira novi artikal, ko može da menja jedinicu mere i kako se uklanjaju artikli koji se više ne koriste.

Izuzeci nemaju regulisani put

Većina kompanija poznaje normalan proces: roba stiže, skladišti se, naručuje, preuzima, isporučuje. Netačnost često ne nastaje ovde, već kod izuzetaka. Prodavcu je potreban uzorak. Hitna narudžba mora biti izdata zaobilazeći uobičajeni proces. Proizvod se premešta na drugo skladišno mesto. Dogodi se oštećenje. Kupac delimično vraća paket.

Ako za ove situacije ne postoji jednostavan, brzo izvodljiv način evidentiranja, kolege će razumljivo prvo obaviti fizički zadatak. Administracija ostaje za kasnije ili potpuno izostaje. Glavno pitanje nije disciplina zaposlenog, već da li se pravilan korak zaista može sprovesti uz stvarni radni tempo.

Inventar ne ispravlja proces

Kompletan inventar može otkriti kolika je razlika, ali sam po sebi ne otklanja njen uzrok. Ako kompanija svake godine beleži iste korekcije, zapravo ne vrši kontrolu zaliha, već ponavljajuće ispravljanje grešaka. Količina se vraća u sistem, a zatim se u narednim mesecima ponovo razlikuje.

Korisnije može biti ciklična kontrola: redovno, ciljano ispitivanje artikala sa velikim prometom, visokom vrednošću ili problematičnih artikala. To brže pokazuje gde nastaje razlika u tipu kretanja, skladišnom mestu, grupi proizvoda ili smeni. Cilj nije kriviti nekoga, već dokazati gde proces gubi informacije.

Prvo treba mapirati put informacija

Prvi korak u poboljšanju tačnosti zaliha nije nužno izbor bar kod čitača, integracije ili novog ERP sistema. Prvo treba pratiti put konkretne robe. Kada stiže? Ko je proverava? Gde se beleži? Kada postaje dostupna za prodaju? Ko je rezerviše? Šta se dešava prilikom preuzimanja, delimične isporuke i vraćene robe?

Vredi na isti način mapirati i put informacija. U koji sistem prvo ulazi? Ko je prepisuje na drugo mesto? Postoji li ručni izvoz i uvoz? Ko primećuje ako sinhronizacija izostane? Gde god se ista informacija više puta beleži ili jedna osoba prevodi stanje jednog sistema drugom, tamo nastaje rizik.

Nakon toga može se odlučiti da li je dovoljno razjasniti odgovornosti, preoblikovati statuse i uvesti nekoliko obaveznih kontrolnih tačaka. U drugim slučajevima može biti opravdana veza podataka između sistema, mobilno evidentiranje skladišta ili podrška za jedinstveni proces koji standardni alat ne može adekvatno obraditi. Pravilno rešenje zavisi od toga gde i koliko često nastaje razlika, kao i koliko to košta poslovanje.

Pouzdana evidencija zaliha na kraju krajeva nije o tome da se u sistemu pojave lepi brojevi. Radi se o tome da ljudi rade iz iste proverljive stvarnosti i da svakodnevno poslovanje ne mora stalno da nadoknađuje nedostatak poverenja.