Warum ist die Bestandsführung ungenau?

Laut Lager gibt es noch 18 Stück eines Produkts, der Webshop zeigt es jedoch als ausverkauft an, und der Verkäufer hat gestern einem Kunden noch zehn versprochen. In solchen Fällen ist es leicht zu sagen, dass der Bestand nicht stimmt. Die eigentliche Frage ist vielmehr, warum die Bestandsführung ungenau ist und wo die physische Warenbewegung, die von den Mitarbeitern durchgeführte Verwaltung und die in den Systemen sichtbaren Daten voneinander abweichen.

Bestandsabweichungen sind selten das Ergebnis eines einzigen falschen Klicks. Häufiger sind sie das Ergebnis eines Prozesses, der im Laufe des Wachstums um mehr Ausnahmen, mehr manuelle Schritte und mehrere unabhängige Informationsquellen ergänzt wurde. Eine Zeit lang funktioniert es noch, weil erfahrene Kollegen im Kopf behalten, was wo steht. Später jedoch geht immer mehr Zeit für Abstimmungen, Suchen und Brandbekämpfung verloren.

Ungenaue Bestandsführung ist nicht nur ein Lagerproblem

Bestandsdaten werden in mehreren Bereichen für denselben Zweck verwendet: Der Vertrieb gibt dem Kunden ein Versprechen, der Einkauf trifft Bestellentscheidungen, die Produktion plant Materialien, und die Finanzabteilung bewertet den Bestand. Wenn die Daten unsicher sind, baut jeder seine eigene Kontrolllösung darum herum. Eine Excel-Datei, eine separate Liste, ein Anruf im Lager oder eine „sicher ist sicher“ Art von Nachbestellung taucht auf.

Die geschäftlichen Kosten enden nicht beim Inventurdifferenz. Eine Bestellung kann ausbleiben, weil das System fälschlicherweise einen Mangel anzeigt. Überflüssige Einkäufe können getätigt werden, weil der tatsächliche Bestand nicht sichtbar ist. Der Kunde wird verspätet informiert, und der Lagerist muss einen Artikel erneut suchen oder überprüfen. Auch die menschliche Seite des Problems ist erheblich: Die Kollegen haben das Gefühl, ständig die Fehler des Systems korrigieren zu müssen, obwohl oft der Prozess ihnen keinen verlässlichen Rahmen bietet.

Warum ist die Bestandsführung in der Praxis ungenau?

Die Warenbewegung erfolgt vor der Verwaltung

Dies ist einer der häufigsten Gründe. Eine Lieferung trifft ein, aber die Annahme wird erst später im System erfasst. Eine Bestellung wurde physisch bereits zusammengestellt und ausgegeben, aber der für die Bestandsreduzierung erforderliche Beleg ist noch nicht erstellt. Rücksendungen kommen an, aber jemand legt sie zunächst an einen separaten Ort, bis entschieden ist, ob sie wieder in den verkaufsfähigen Bestand aufgenommen werden können.

Diese Verzögerungen sind manchmal für sich genommen gerechtfertigt. In Stoßzeiten, bei Teilannahmen oder neben der Qualitätskontrolle ist eine sofortige Buchung nicht immer realistisch. Das Problem beginnt, wenn nicht festgelegt ist, wer, wann und in welchem Zustand die Warenbewegung erfasst. Wenn der Prozess auf dem Gedächtnis einzelner Kollegen basiert, werden die Daten zwangsläufig verzögert oder verzerrt.

Die gleiche Information lebt in mehreren Systemen

In vielen Unternehmen enthalten der Webshop, das ERP-System, die Lagerverwaltung, die Rechnungsstellung und eine oder mehrere Excel-Tabellen alle bestandsbezogene Daten. Diese bedeuten nicht unbedingt dasselbe. Ein System zeigt die physisch im Lager vorhandene Menge an, ein anderes zieht bereits reservierte Artikel ab, und ein drittes wird nur in bestimmten Intervallen aktualisiert.

Der Fehler liegt oft nicht darin, dass ein System falsch ist. Sondern darin, dass nicht eindeutig festgelegt ist, welche Daten maßgeblich sind, welches Ereignis die Aktualisierung auslöst und was passiert, wenn die Datenübertragung fehlschlägt. Wenn ein Mitarbeiter jeden Morgen die Webshop-Bestellungen manuell überträgt, wird er zur Verbindung zwischen den Systemen. Bei Urlaub, Krankheit oder einer einfachen Unachtsamkeit stockt der Informationsfluss.

Die Bestandszustände sind nicht eindeutig

Das Wort „auf Lager“ kann zu viele Situationen abdecken. Dazu gehören frei verkäufliche Ware, für den Kunden reservierte Artikel, eingehende Waren unter Qualitätskontrolle, beschädigte Produkte, Geräte, die auf Service warten, oder Rücksendungen. Wenn diese in einer einzigen Bestandsmenge vermischt werden, kann das System zwar eine genaue Zahl anzeigen, aber aus geschäftlicher Sicht irreführende Daten liefern.

Zum Beispiel können auf dem Papier 300 Stück einer Artikelnummer vorhanden sein, aber davon sind 80 bereits reserviert, 40 fehlerhaft und 60 noch nicht freigegebene Eingänge. Für den Vertrieb sind nicht 300 Stück verfügbar. Hier ist nicht unbedingt ein neues System erforderlich, sondern gemeinsame Definitionen und klare Handhabungsregeln. Was bedeutet Reservierung? Wer kann sie aufheben? Wann wird eine Rücksendung wieder verkaufsfähig? Dies sind betriebliche Fragen, die die Technologie nur nachvollziehen kann.

Der Artikelstamm und die Lagerrealität weichen voneinander ab

Ähnliche Bezeichnungen von Produkten, alte und neue Artikelnummern, fehlerhafte Maßeinheiten, fehlende Barcodes oder unterschiedliche Verpackungen erschweren die genaue Bestandsführung. Ein Karton, ein Paket und ein Stück können leicht verwechselt werden, besonders wenn der Einkauf, das Lager und der Vertrieb nicht mit derselben Einheit arbeiten.

Die Bereinigung des Artikelstamms ist oft eine weniger auffällige Aufgabe als die Einführung einer neuen Anwendung, kann aber eine größere Wirkung haben. Wenn die Produktidentifikation nicht konsistent ist, sind weder die Inventur noch die Integration noch der Bericht zuverlässig. Es ist auch ratsam zu prüfen, wer neue Artikel erstellen, Maßeinheiten ändern kann und wie nicht mehr verwendete Artikel aus dem Verkehr gezogen werden.

Ausnahmen haben keinen geregelten Weg

Den normalen Prozess kennt die meisten Unternehmen: Ware kommt an, wird eingelagert, bestellt, kommissioniert, ausgeliefert. Die Ungenauigkeit entsteht oft nicht hier, sondern bei den Ausnahmen. Ein Musterstück wird für einen Verkäufer benötigt. Eine dringende Bestellung muss unter Umgehung des gewohnten Prozesses ausgegeben werden. Ein Produkt wird an einen anderen Lagerplatz verlegt. Es kommt zu einer Beschädigung. Der Kunde sendet ein Paket teilweise zurück.

Wenn es für diese Situationen keine einfache, schnell durchführbare Erfassungsmethode gibt, erledigen die Kollegen verständlicherweise zuerst die physische Aufgabe. Die Verwaltung bleibt später oder fällt ganz aus. Nicht die Disziplin der Mitarbeiter ist die Hauptfrage, sondern ob der regelkonforme Schritt bei der tatsächlichen Arbeitstempo wirklich durchführbar ist.

Die Inventur korrigiert den Prozess nicht

Die vollständige Inventur kann aufdecken, wie groß die Abweichung ist, beseitigt jedoch nicht deren Ursache. Wenn das Unternehmen jedes Jahr dieselben Korrekturen bucht, führt es eigentlich keine Bestandskontrolle durch, sondern wiederholte Fehlerkorrekturen. Die Menge wird im System wiederhergestellt und weicht in den folgenden Monaten erneut ab.

Nützlicher kann die zyklische Kontrolle sein: die regelmäßige, gezielte Untersuchung von Artikeln mit hohem Umsatz, hohem Wert oder Problemen. Dies zeigt schneller, bei welchem Bewegungstyp, Lagerplatz, Produktgruppe oder Schicht Abweichungen entstehen. Das Ziel ist nicht, jemanden zu beschuldigen, sondern nachweislich herauszufinden, wo der Prozess die Informationen verliert.

Zuerst muss der Informationsweg kartiert werden

Der erste Schritt zur Verbesserung der Bestandsgenauigkeit ist nicht unbedingt die Auswahl eines Barcodelesers, einer Integration oder eines neuen ERP-Systems. Zuerst muss der Weg eines bestimmten Produkts verfolgt werden. Wann kommt es an? Wer überprüft es? Wo wird es erfasst? Wann wird es verkaufsfähig? Wer reserviert es? Was passiert bei der Kommissionierung, Teillieferung und Rücksendung?

Es ist auch ratsam, den Datenweg auf die gleiche Weise zu kartieren. In welches System wird es zuerst eingegeben? Wer überträgt es an einen anderen Ort? Gibt es manuelle Exporte und Importe? Wer bemerkt es, wenn eine Synchronisation ausbleibt? Wo dieselbe Information mehrmals erfasst wird oder eine Person den Status eines Systems für ein anderes übersetzt, entsteht ein Risiko.

Danach kann entschieden werden, ob es ausreicht, die Verantwortlichkeiten zu klären, die Status zu ändern und einige obligatorische Kontrollpunkte einzuführen. In anderen Fällen kann eine Datenverbindung zwischen den Systemen, die mobile Lagererfassung oder die Unterstützung eines speziellen Prozesses, den ein Standardwerkzeug nicht angemessen behandelt, gerechtfertigt sein. Die richtige Lösung hängt davon ab, wo und wie oft die Abweichung entsteht und wie viel sie das Geschäft kostet.

Letztendlich geht es bei einer zuverlässigen Bestandsführung nicht darum, dass in einem System schöne Zahlen erscheinen. Es geht darum, dass die Menschen aus derselben überprüfbaren Realität arbeiten können und der tägliche Betrieb nicht ständig durch Abstimmungen das fehlende Vertrauen ersetzen muss.