Warum ist die Lagerbestandsführung ungenau?

Laut Lager gibt es noch 18 Stück eines Produkts, der Webshop zeigt es jedoch als ausverkauft an, und der Verkäufer hat gestern noch zehn Stück einem Kunden versprochen. In solchen Fällen ist es einfach zu sagen, dass der Bestand nicht stimmt. Die eigentliche Frage ist vielmehr, warum die Bestandsführung ungenau ist und wo die physische Warenbewegung, die von den Mitarbeitern durchgeführte Verwaltung und die in den Systemen sichtbaren Daten voneinander abweichen.

Bestandsabweichungen sind selten das Ergebnis eines einzigen falschen Klicks. Häufiger sind sie das Ergebnis eines Prozesses, der im Laufe des Wachstums durch mehr Ausnahmen, mehr manuelle Schritte und mehr voneinander unabhängige Informationsquellen ergänzt wurde. Eine Zeit lang funktioniert es noch, weil erfahrene Kollegen im Kopf behalten, was wo steht. Später jedoch geht immer mehr Zeit für Abstimmungen, Suchen und Feuerlöschen verloren.

Ungenaue Bestandsführung ist nicht nur ein Lagerproblem

Bestandsdaten werden in mehreren Bereichen für denselben Zweck verwendet: Der Vertrieb macht dem Kunden ein Versprechen, der Einkauf trifft Bestellentscheidungen, die Produktion plant Materialien und die Finanzabteilung bewertet den Bestand. Wenn die Daten unsicher sind, baut jeder seine eigene Kontrolllösung darum herum. Eine Excel-Datei, eine separate Liste, ein Anruf im Lager oder eine „sicher ist sicher“ Art von Reservebestellung tauchen auf.

Die geschäftlichen Kosten enden nicht bei der Inventurdifferenz. Eine Bestellung kann ausbleiben, weil das System fälschlicherweise einen Mangel anzeigt. Unnötige Beschaffungen können gestartet werden, weil der tatsächliche Bestand nicht sichtbar ist. Der Kunde wird verspätet informiert, und der Lagerarbeiter muss einen Artikel erneut suchen oder überprüfen. Auch die menschliche Seite des Problems ist erheblich: Die Kollegen haben das Gefühl, ständig die Systemfehler korrigieren zu müssen, obwohl der Prozess ihnen oft keinen verlässlichen Rahmen bietet.

Warum ist die Bestandsführung in der Praxis ungenau?

Die Warenbewegung erfolgt vor der Verwaltung

Dies ist einer der häufigsten Gründe. Eine Lieferung kommt an, aber die Annahme wird erst später im System erfasst. Eine Bestellung wurde physisch bereits zusammengestellt und ausgegeben, aber der für die Bestandsreduzierung erforderliche Beleg wurde noch nicht erstellt. Retouren kommen an, aber jemand legt sie eine Zeit lang separat ab, bis entschieden wird, ob sie wieder in den verkaufsfähigen Bestand aufgenommen werden können.

Diese Verzögerungen sind manchmal für sich genommen gerechtfertigt. In Spitzenzeiten, bei Teilannahmen oder neben der Qualitätskontrolle ist eine sofortige Buchung nicht immer realistisch. Das Problem beginnt, wenn nicht festgelegt ist, wer, wann und in welchem Zustand die Warenbewegung erfasst. Wenn der Prozess auf dem Gedächtnis einzelner Kollegen basiert, werden die Daten zwangsläufig verzögert oder verzerrt.

Die gleiche Information lebt in mehreren Systemen

In vielen Unternehmen enthalten der Webshop, das ERP-System, die Lagerverwaltung, die Rechnungsstellung und eine oder mehrere Excel-Tabellen Bestandsdaten. Diese bedeuten nicht unbedingt dasselbe. Ein System zeigt die physisch im Lager befindliche Menge an, ein anderes zieht bereits reservierte Artikel ab, und ein drittes wird nur in bestimmten Abständen aktualisiert.

Der Fehler liegt oft nicht darin, dass ein System falsch ist. Sondern darin, dass nicht eindeutig festgelegt ist, welche Daten maßgeblich sind, welches Ereignis die Aktualisierung auslöst und was passiert, wenn die Datenübertragung fehlschlägt. Wenn ein Mitarbeiter jeden Morgen die Webshop-Bestellungen manuell überträgt, wird er zur Verbindung zwischen den Systemen. Bei Urlaub, Krankheit oder einer einfachen Unaufmerksamkeit kann der Informationsfluss unterbrochen werden.

Die Bestandszustände sind nicht eindeutig

Das Wort „auf Lager“ kann zu viele Situationen abdecken. Dazu gehören frei verkäufliche Waren, für Kunden reservierte Artikel, eingehende Waren unter Qualitätskontrolle, beschädigte Produkte, Geräte, die auf eine Reparatur warten, oder Retouren. Wenn diese in einer einzigen Bestandsmenge vermischt werden, kann das System zwar eine genaue Zahl anzeigen, aber aus geschäftlicher Sicht irreführende Daten liefern.

Zum Beispiel kann es auf dem Papier 300 Stück eines Artikels geben, aber davon sind 80 bereits reserviert, 40 fehlerhaft und 60 noch nicht freigegebene Eingänge. Für den Vertrieb sind nicht 300 Stück verfügbar. Hier ist nicht unbedingt ein neues System erforderlich, sondern gemeinsame Definitionen und klare Handhabungsregeln. Was bedeutet die Reservierung? Wer kann sie aufheben? Wann wird die Retoure wieder in den verkaufsfähigen Status versetzt? Dies sind betriebliche Fragen, die die Technologie nur verfolgen kann.

Der Artikelstamm und die Lagerrealität weichen voneinander ab

Ähnlich benannte Produkte, alte und neue Artikelnummern, fehlerhafte Maßeinheiten, fehlende Barcodes oder unterschiedliche Verpackungen erschweren die genaue Bestandsführung. Ein Karton, eine Packung und ein Stück können leicht verwechselt werden, insbesondere wenn der Einkauf, das Lager und der Vertrieb nicht mit derselben Einheit arbeiten.

Die Bereinigung des Artikelstamms ist oft eine weniger auffällige Aufgabe als die Einführung einer neuen Anwendung, kann aber eine größere Wirkung haben. Wenn die Produktidentifikation nicht konsistent ist, wird weder die Inventur noch die Integration noch der Bericht zuverlässig sein. Es lohnt sich auch zu prüfen, wer neue Artikel erstellen, Maßeinheiten ändern kann und wie nicht mehr verwendete Artikel aus dem Verkehr gezogen werden.

Ausnahmen haben keinen geregelten Weg

Den normalen Prozess kennt die meisten Unternehmen: Ware kommt an, wird eingelagert, bestellt, kommissioniert, ausgeliefert. Die Ungenauigkeit entsteht oft nicht hier, sondern bei den Ausnahmen. Ein Musterstück wird für einen Verkäufer benötigt. Eine dringende Bestellung muss unter Umgehung des gewohnten Prozesses ausgegeben werden. Ein Produkt wird an einen anderen Lagerplatz verschoben. Es kommt zu einer Beschädigung. Der Kunde sendet ein Paket teilweise zurück.

Wenn es für diese Situationen keinen einfachen, schnell durchführbaren Erfassungsweg gibt, erledigen die Kollegen verständlicherweise zuerst die physische Aufgabe. Die Verwaltung bleibt für später oder entfällt ganz. Nicht die Disziplin des Mitarbeiters ist die Hauptfrage, sondern ob der ordnungsgemäße Schritt bei der realen Arbeitsgeschwindigkeit tatsächlich ausführbar ist.

Die Inventur behebt den Prozess nicht

Die vollständige Inventur kann aufzeigen, wie groß die Abweichung ist, beseitigt aber nicht deren Ursache. Wenn das Unternehmen jedes Jahr dieselben Korrekturen bucht, führt es tatsächlich keine Bestandsprüfung, sondern eine wiederkehrende Fehlerkorrektur durch. Die Menge wird im System wiederhergestellt und weicht in den folgenden Monaten erneut ab.

Nützlicher kann die zyklische Überprüfung sein: die regelmäßige, gezielte Untersuchung von Artikeln mit hohem Umsatz, hohem Wert oder problematischen Artikeln. Dies zeigt schneller, bei welchem Bewegungstyp, Lagerplatz, Produktgruppe oder Schicht eine Abweichung entsteht. Das Ziel ist nicht, jemanden zu beschuldigen, sondern zu beweisen, wo der Prozess die Information verliert.

Zuerst muss der Informationsweg kartiert werden

Der erste Schritt zur Verbesserung der Bestandsgenauigkeit ist nicht unbedingt die Auswahl eines Barcodescanners, einer Integration oder eines neuen ERP-Systems. Zuerst muss der Weg eines konkreten Produkts verfolgt werden. Wann kommt es an? Wer überprüft es? Wo wird es erfasst? Wann wird es verkaufsfähig? Wer reserviert es? Was passiert beim Kommissionieren, Teillieferungen und Retouren?

Es lohnt sich, auch den Weg der Daten zu kartieren. In welches System gelangen sie zuerst? Wer überträgt sie an einen anderen Ort? Gibt es manuelle Exporte und Importe? Wer bemerkt es, wenn eine Synchronisation ausbleibt? Wo dieselbe Information mehrmals erfasst wird oder eine Person den Zustand eines Systems für ein anderes übersetzt, entsteht ein Risiko.

Erst danach kann entschieden werden, ob die Klärung der Verantwortlichkeiten, die Umgestaltung der Status und einige obligatorische Kontrollpunkte ausreichen. In anderen Fällen kann eine Datenverbindung zwischen den Systemen, die mobile Lagererfassung oder die Unterstützung eines einzigartigen Prozesses, den ein Standardwerkzeug nicht angemessen behandelt, gerechtfertigt sein. Die richtige Lösung hängt davon ab, wo und wie oft die Abweichung entsteht und wie viel sie das Geschäft kostet.

Letztendlich geht es bei der zuverlässigen Bestandsführung nicht darum, dass in einem System schöne Zahlen erscheinen. Es geht darum, dass die Menschen aus derselben überprüfbaren Realität arbeiten können und der tägliche Betrieb nicht ständig durch Abstimmungen das fehlende Vertrauen ersetzen muss.