Најбоље методе за смањење разлика у залихама

Prema skladištu, još uvek ima 38 komada jednog proizvoda, ali webshop ga već prikazuje kao rasprodatog, dok prodavac radi sa Excel tabelom od juče ujutru. Dok se ne utvrdi koji je podatak tačan, kupac neće dobiti siguran odgovor, a nabavka može naručiti robu koja je zapravo već na polici. Najbolje metode za smanjenje razlika u zalihama ne počinju češćim inventarisanjem, već razumevanjem kada i zašto se fizičko stanje zaliha razlikuje od onog prikazanog u sistemu.

Razlike u zalihama retko su rezultat jedne greške u skladištu. Češće su rezultat procesa u kojem učestvuje više ljudi, više sistema i više ručnih prenosa. Prijem robe se kasno evidentira, povrat robe ne dobija odgovarajući status, narudžbina iz webshopa ne rezerviše zalihe odmah, ili zaposleni unosi isti podatak na dva mesta. Ove razlike pojedinačno deluju male, ali zajedno stvaraju nesigurno poslovanje.

Zašto inventar sam po sebi ne rešava problem?

Kompletan inventar je neophodna kontrola, ali prvenstveno naknadno pokazuje problem. Ako kompanija kvartalno otkrije velike razlike, a zatim koriguje količine u sistemu, isti uzroci mogu nastaviti da deluju i u sledećem kvartalu.

Poslovna cena ovoga nije samo vrednost robe koja nedostaje ili je višak. Netočni podaci o zalihama mogu dovesti do prekomerne narudžbine, izgubljene prodaje, hitnih isporuka i nepotrebnog rada u skladištu. Osim toga, zaposleni će s vremenom naučiti da ne mogu verovati sistemu. Počeće telefonski pozivi, lične provere i sopstvene Excel liste. Tako će zvanični podaci o zalihama postati samo jedna od mnogih paralelnih istina.

Cilj nije samo da na kraju inventara dobijemo bolje brojke. Cilj je da se kretanje zaliha u svakodnevnom poslovanju dosledno, proverljivo i pravovremeno prikazuje.

Najbolje metode za smanjenje razlika u zalihama

Prvo treba mapirati putanju kretanja zaliha

Za određeni artikal vredi pratiti putanju od narudžbine dobavljaču do isporuke kupcu. Gde se evidentira prijem, kada se vrši kvantitativni prijem, ko evidentira prijem, kada se roba premešta i kako se prikazuje isporuka ili povrat?

Tokom analize nije važno šta piše u proceduri, već šta se dešava tokom prosečnog, užurbanog radnog dana. Može se desiti da je roba fizički već u skladištu ujutru, ali se u sistem unosi tek popodne. Može se desiti da se prilikom komisioniranja pravi papirna lista, a neko na kraju smene evidentira izdavanje. U takvim slučajevima sistem ne čuva pogrešne podatke, već kasno prima stvarnost.

Dobar dijagram toka već sam po sebi mnogo razjašnjava: pokazuje gde se vrši ručni prenos, gde se kopiraju isti podaci i na kojoj tački nema jasne potvrde.

Potrebni su jasni događaji i odgovornosti za zalihe

„Kasnije ćemo evidentirati“ nije proces za zalihe. Svako značajno kretanje treba da ima određeni događaj, odgovornu osobu i dokaz. Prijem robe, na primer, nije isto što i proverene, evidentirane i prodajne zalihe. Povrat robe takođe nije automatski prodajni: može biti oštećena, na čekanju za pregled ili namenjena za ponovno pakovanje.

Ako ovi statusi nisu odvojeni, vrednost zaliha i prodajna količina će biti obmanjujući. Takođe je važno ko ima pravo na korekciju. Korekcija treba da bude opravdana, moguće je pratiti je i, po mogućstvu, vezana za odobrenje, posebno za artikle veće vrednosti ili one koji se brzo okreću.

Ovo nije birokratija. Jasna odgovornost štiti i skladišne radnike, jer ne moraju naknadno iz sećanja objašnjavati zašto se promenila količina.

Treba smanjiti dvostruki unos podataka

Jedan od najčešćih izvora razlika u zalihama je kada webshop, ERP sistem, skladišna aplikacija i zasebna tabela svaki upravljaju svojim podacima o zalihama. Ovo može funkcionisati dok je obim narudžbina nizak i nekoliko iskusnih radnika drži sve pod kontrolom. Međutim, pri rastu, ručna sinhronizacija brzo postaje usko grlo.

Pre nego što se donese odluka o uvođenju novog sistema, vredi ispitati da li je zaista potrebno sve kopirati. U mnogim slučajevima već značajno poboljšanje donosi određivanje primarnog izvora podataka o zalihama, odakle ostali sistemi dobijaju informacije. U drugim situacijama je potrebna integracija sistema kako bi narudžbine, rezervacije, isporuke i fakturisanje bili povezani bez ručnih koraka.

Tehnička povezanost pomaže samo ako su osnovna poslovna pravila jasna. Na primer, unapred treba odlučiti kada se smanjuje slobodna zaliha: prilikom stavljanja u korpu, prilikom plaćanja, prilikom potvrde narudžbine ili prilikom izdavanja iz skladišta? Na ovo pitanje nema istog odgovora za sve kompanije. Prava odluka može zavisiti od proizvoda, ciklusa narudžbine i učestalosti otkazivanja.

Uvedite ciklični inventar na osnovu rizika

Pored kompletnog inventara, ciklični inventar pomaže da se razlike brže uoče. Nije potrebno sve artikle proveravati istom učestalošću. Artikli velike vrednosti, oni koji se brzo okreću, često se vraćaju ili se skladište na više mesta predstavljaju veći rizik, pa ih vredi češće brojati.

Međutim, rezultat brojanja ne treba da bude samo korekcija. Ako se kod iste grupe proizvoda redovno pojavljuju razlike, treba pronaći obrazac. Da li se dešava u određenoj zoni skladišta? U određenoj smeni? Kod određenih tipova narudžbina? Kod povrata ili unutrašnjih premještanja? Ponavljajuća razlika je signal procesa, a ne samo administrativna neprijatnost.

Učinite izuzetke vidljivim, a ne samo ukupne zalihe

Menadžeri često vide samo jednu vrednost zaliha ili pokazatelj obrta zaliha. Oni su korisni, ali ne pokazuju gde se proces kvari. Mnogo više može reći nekoliko ciljanih lista izuzetaka: negativne zalihe, prijemi koji su dugo na čekanju, nezatvoreni prenosi, korekcije bez objašnjenja ili narudžbine kod kojih se vreme u sistemu i fizičko izvršenje razlikuju.

Ovi izveštaji ne moraju nužno biti složeni dashboardi. Važno je da ih odgovarajući menadžer ili odgovorna osoba dobiju na vreme i da postoji određena reakcija. Ako je izuzetak samo još jedan e-mail u prepunom inboxu, neće biti kontrole.

Takođe treba urediti osnovne podatke

Pogrešan bar kod, loša jedinica mere, netačan koeficijent pakovanja ili pomešan broj artikla može izazvati razliku u zalihama isto kao i izostavljeno evidentiranje. Posebno je problematično ako se isti proizvod u različitim sistemima tretira pod različitim identifikatorima ili ako prelazak između komada, kutija i paleta nije dosledno regulisan.

Upravljanje osnovnim podacima je manje spektakularno poboljšanje od novog skladišnog alata, ali je neophodna osnova. Treba odrediti ko može kreirati novi osnovni podatak, ko može menjati kritična polja i koja provera prethodi promeni. Cilj nije usporavanje promena, već sprečavanje da loše postavljen podatak nedeljama proizvodi pogrešne transakcije.

Kada je opravdano tehnološko unapređenje?

Ako je proces jednostavan, odgovornosti jasne, a ljudi ipak svakodnevno moraju prepisivati podatke između sistema, tehnološka podrška može stvoriti stvarnu vrednost. Evidentiranje pomoću bar koda, mobilni skladišni alati, povezivanje sistema ili ciljana automatizacija radnih procesa mogu smanjiti kašnjenja i pogrešne unose.

Međutim, ako kompanija ne može jasno reći koji je podatak o zalihama verodostojan ili od kojeg događaja roba postaje prodajna, prvo treba razjasniti operativna pravila. Novi sistem će samo brže preneti nesiguran proces.

U CGAT pristupu, tačnost zaliha nije izolovano skladišno pitanje. To je rezultat zajedničkog protoka informacija između nabavke, prodaje, webshopa, proizvodnje, logistike i finansija. Trajno poboljšanje je moguće tamo gde se fizičko kretanje, poslovna odluka i događaj evidentiran u sistemu ponovo usklađuju.

Pre sledećeg inventara vredi izabrati broj artikla koji često odstupa i pratiti ga kroz jednu narudžbinu od prijema do isporuke. Prva propuštena predaja ili kasno evidentiran događaj često preciznije ukazuje na mesto za unapređenje nego bilo koji opšti cilj tačnosti zaliha.