Najlepšie metódy na zníženie rozdielov v zásobách

Podľa skladu je na sklade ešte 38 kusov produktu, ale e-shop už uvádza, že je vypredaný, a predajca pracuje s Excelom z včerajšieho rána. Kým sa zistí, ktorá informácia je správna, zákazník už nedostane istú odpoveď a nákup môže objednať tovar, ktorý je v skutočnosti na poličke. Najlepšie metódy na zníženie rozdielov v zásobách nezačínajú častejšou inventúrou, ale pochopením, kedy a prečo sa fyzické zásoby líšia od množstva viditeľného v systéme.

Rozdiely v zásobách sú zriedka výsledkom jednej chyby v sklade. Častejšie sú výsledkom procesu, v ktorom pracuje viac ľudí, viac systémov a viac manuálnych prenosov za sebou. Príjem je zaznamenaný neskoro, vrátený tovar nedostane správny status, objednávka z e-shopu okamžite nezarezervuje zásoby alebo zamestnanec zadá rovnaké údaje na dve miesta. Tieto sa samostatne zdajú ako malé rozdiely, ale spolu vytvárajú neistotu v prevádzke.

Prečo inventúra sama o sebe problém nevyrieši?

Kompletná inventúra je potrebná kontrola, ale primárne ukazuje problém spätne. Ak spoločnosť nájde veľký rozdiel štvrťročne a potom opraví množstvá v systéme, rovnaké príčiny môžu pokračovať aj v nasledujúcom štvrťroku.

Obchodná cena tohto nie je len hodnota chýbajúceho alebo nadbytočne evidovaného tovaru. Nepríjemné údaje o zásobách môžu viesť k nadmerným objednávkam, stratenej predaji, urgentným prepravám a neopodstatnenej skladovej práci. Kolegovia sa navyše časom naučia, že sa nemôžu spoľahnúť na systém. Začnú sa telefonáty, osobné kontroly a vlastné Excel zoznamy. Oficiálne údaje o zásobách sa tak stanú len jednou z mnohých paralelných právd.

Cieľom preto nie je len získať lepšie čísla na konci inventúry. Cieľom je, aby sa pohyby zásob v dennej prevádzke zobrazovali dôsledne, kontrolovateľne a v správnom čase.

Najlepšie metódy na zníženie rozdielov v zásobách

Najprv je potrebné zmapovať cestu pohybov zásob

Pri konkrétnom artikle je vhodné sledovať cestu od objednávky dodávateľa až po odovzdanie zákazníkovi. Kde sa generuje príjem, kedy sa uskutočňuje kvantitatívny príjem, kto zaznamenáva príjem, kedy sa tovar presúva a ako sa zobrazuje expedícia alebo vrátenie?

Pri skúmaní nie je dôležité, čo je napísané v procedúrach, ale čo sa deje počas bežného, uponáhľaného pracovného dňa. Možno je tovar fyzicky už ráno v sklade, ale do systému sa dostane až popoludní. Možno sa pri komisionovaní vytvára papierový zoznam, ktorý niekto na konci smeny zaznamená ako výdaj. V takýchto prípadoch systém neukladá nesprávne údaje, ale dostáva realitu neskoro.

Dobrý procesný diagram už sám o sebe veľa objasní: ukáže, kde dochádza k manuálnemu prenosu, kde sa kopírujú rovnaké informácie a na ktorom mieste nie je jednoznačné potvrdenie.

Potrebné sú jasné udalosti zásob a zodpovednosti

„Potom to zaznamenáme“ nie je proces zásob. Každý významný pohyb by mal mať určenú udalosť, zodpovednú osobu a dôkaz. Prijatý tovar napríklad nie je to isté ako skontrolované, zaúčtované a predajné zásoby. Vrátený produkt nie je automaticky predajný: môže byť poškodený, čakajúci na kontrolu alebo určený na prebalenie.

Ak tieto stavy nie sú oddelené, hodnota zásob a predajné množstvo budú zavádzajúce. Nie je tiež jedno, kto je oprávnený vykonávať korekcie. Korekcia by mala byť odôvodniteľná, dohľadateľná a pokiaľ možno viazaná na schválenie, najmä pri väčších hodnotách alebo rýchlo sa obracajúcich položkách.

Toto nie je byrokracia. Jasná zodpovednosť chráni aj skladových kolegov, pretože nemusia spätne z pamäti vysvetľovať, prečo sa zmenilo množstvo.

Treba znížiť dvojité zadávanie údajov

Jedným z najčastejších zdrojov rozdielov v zásobách je, keď e-shop, podnikový systém, skladová aplikácia a samostatná tabuľka spravujú vlastné údaje o zásobách. To môže fungovať, pokiaľ je objem objednávok nízky a niekoľko skúsených zamestnancov to všetko zvláda. Pri raste sa však manuálna synchronizácia rýchlo stáva úzkym miestom.

Pred rozhodnutím o zavedení nového systému je vhodné preskúmať, či je skutočne potrebné všetko kopírovať. V mnohých prípadoch už aj to prináša významné zlepšenie, ak sa určí primárny zdroj údajov o zásobách a ostatné systémy odtiaľ získavajú informácie. V iných situáciách je potrebná systémová integrácia, aby sa objednávka, rezervácia, expedícia a fakturácia neprepájali manuálnymi krokmi.

Technické prepojenie však pomôže len vtedy, ak sú podkladové obchodné pravidlá jasné. Napríklad je potrebné vopred rozhodnúť, kedy sa znižujú voľné zásoby: pri umiestnení do košíka, pri platbe, pri potvrdení objednávky alebo pri výdaji zo skladu? Na toto nie je rovnaká odpoveď pre všetky spoločnosti. Správne rozhodnutie môže závisieť od produktu, cyklu objednávok a aj od toho, ako často sa objednávky rušia.

Zaviesť cyklickú inventúru na základe rizika

Popri kompletnej inventúre pomáha cyklická inventúra, aby sa rozdiely rýchlejšie stali viditeľnými. Nie všetky položky je potrebné kontrolovať s rovnakou frekvenciou. Produkty s vysokou hodnotou, rýchlo sa obracajúce, často vracané alebo skladované na viacerých miestach predstavujú väčšie riziko, preto je vhodné ich častejšie počítať.

Výsledok počítania by však nemal byť len korekcia. Ak sa pri rovnakej skupine produktov pravidelne objavuje rozdiel, treba hľadať vzor. Vyskytuje sa to v konkrétnej skladovej zóne? V jednej smene? Pri určitých typoch objednávok? Pri vráteniach alebo vnútorných presunoch? Opakujúci sa rozdiel je signál procesu, nie len administratívna nepríjemnosť.

Zviditeľniť výnimky, nielen súhrnné zásoby

Vedúci často vidia len jednu hodnotu zásob alebo ukazovateľ obratu zásob. Tieto sú užitočné, ale neukazujú, kde sa prevádzka zhoršuje. Oveľa viac môže povedať niekoľko cielených zoznamov výnimiek: negatívne zásoby, dlhodobo neuzavreté príjmy, neuzavreté odovzdania, korekcie bez odôvodnenia alebo objednávky, pri ktorých sa čas systému a fyzického plnenia líši.

Takéto reporty nemusia byť nevyhnutne zložité dashboardy. Dôležité je, aby ich včas dostal správny vedúci alebo zodpovedný zamestnanec a aby bola určená reakcia. Ak je výnimka len ďalší e-mail v preplnenej schránke, nebude z nej kontrola.

Treba upraviť aj kmeňové údaje

Chybný čiarový kód, nesprávna merná jednotka, nepresný balíkový koeficient alebo zamenené číslo artiklu môžu spôsobiť rozdiel v zásobách rovnako ako vynechaný záznam. Obzvlášť problematické je, ak rovnaký produkt spravujú rôzne systémy s rôznymi identifikátormi alebo ak prepočet medzi kusom, krabicou a paletou nie je dôsledne regulovaný.

Správa kmeňových údajov je menej viditeľný vývoj ako nový skladový nástroj, ale je nevyhnutným základom. Je potrebné určiť, kto môže vytvoriť nový kmeňový záznam, kto môže upravovať kritické polia a aká kontrola predchádza zmene. Cieľom nie je spomaliť zmeny, ale zabrániť tomu, aby nesprávne nastavené údaje generovali chybné transakcie celé týždne.

Kedy je technologický vývoj opodstatnený?

Ak je proces jednoduchý, zodpovednosti jasné, ale napriek tomu musia ľudia denne prepisovať údaje medzi systémami, technologická podpora môže vytvoriť skutočnú hodnotu. Zaznamenávanie čiarových kódov, mobilné skladové zariadenia, systémové prepojenia alebo cielená automatizácia pracovných procesov môžu znížiť oneskorenia a chybné zadania.

Ak však spoločnosť nedokáže jednoznačne určiť, ktoré údaje o zásobách sú dôveryhodné alebo od akého momentu sa tovar stáva predajným, najprv je potrebné vyjasniť prevádzkové pravidlá. Nový systém len rýchlejšie prenesie neistý proces.

V prístupe CGAT preto presnosť zásob nie je izolovanou otázkou skladu. Je výsledkom spoločného toku informácií medzi nákupom, predajom, e-shopom, výrobou, logistikou a financiami. Trvalé zlepšenie je možné tam, kde sa fyzický pohyb, obchodné rozhodnutie a udalosť zaznamenaná v systéme opäť zosúladia.

Pred ďalšou inventúrou je vhodné vybrať si často sa líšiace číslo artiklu a sledovať jeho cestu od príjmu až po expedíciu v jednej objednávke. Prvá chýbajúca odovzdávka alebo oneskorená zaznamenaná udalosť často presnejšie určí miesto na zlepšenie ako akýkoľvek všeobecný cieľ presnosti zásob.