Štyri príznaky úzkych miest v sklade

V sklade sa ráno zdá byť všetko zvládnuteľné. Do poludnia sa však nahromadia prichádzajúce tovary, kolegovia telefonicky koordinujú zásoby, komisári hľadajú chýbajúce produkty a doprava by sa mala spustiť. štyri úzke miesta skladu zvyčajne nie sú viditeľnou systémovou chybou. Skôr ide o opakujúcu sa situáciu, na ktorú si tím zvykol a ktorá s rastúcim obratom vyžaduje deň čo deň viac času, pozornosti a opráv chýb.

Výkon skladu nezávisí len od metrov štvorcových, počtu políc alebo počtu zamestnancov. Často je tok informácií pomalší ako samotný tovar. Údaj sa oneskorene dostane do systému, stav objednávky nie je jednoznačný alebo výnimku dokáže riešiť len skúsený kolega. V takýchto prípadoch sklad nie je len zaneprázdnený: v určitom bode procesu obmedzuje fungovanie celej spoločnosti.

Štyri úzke miesta skladu

1. Príjem, ktorý sa stáva viditeľným príliš neskoro

Tovar fyzicky dorazil, ale v systéme ešte nie je na sklade. Tento rozdiel pretrváva v mnohých organizáciách hodiny, niekedy dni. Problém je obzvlášť akútny, keď predaj, e-shop alebo zákaznícky servis už považujú produkt za dostupný, zatiaľ čo sklad ho ešte neskontroloval, neoznačil alebo neumiestnil.

V pozadí často stoja úplne pochopiteľné pravidlá. Je potrebné skontrolovať množstvo, poškodenie, trvanlivosť, dodávateľské dokumenty. Problémom nie je samotná kontrola, ale to, keď je proces rozdelený medzi viacerých ľudí, na papieri, e-mailom a v rôznych systémoch. Napríklad nákup vie o očakávanej dodávke, sklad sa dozvie až pri príchode a financie dostanú faktúru neskôr.

Je užitočné sledovať cestu jednej palety: kto vie, že sa očakáva? Kto zaznamenáva príchod? Kedy sa stane predajným skladom? Kto rozhoduje o riešení odchýlok? Ak na tieto otázky nie je jasná odpoveď, oneskorenie nevzniká na mieste príjmu, ale už skôr, pri odovzdávaní informácií.

Nie vždy je okamžité zaradenie na sklad dobrým riešením. Pri regulovaných produktoch, kontrole kvality alebo zložitých dodávateľských odchýlkach môže byť opodstatnený blokovaný stav. Dôležité je, aby tento stav znamenal to isté vo všetkých dotknutých systémoch a pre všetkých účastníkov. Neistý sklad je horší ako viditeľne nedostupný sklad.

2. Údaj o sklade, ktorému nikto úplne neverí

„Teoreticky ho máme.“ Toto je jedna z najdrahších viet v sklade. Ak sa evidovaný sklad a fyzický sklad pravidelne líšia, tím si vytvára vlastné kontrolné procesy. Telefonuje, vedie Excel, odkladá produkty, prepočítava alebo len žiada potvrdenie od konkrétneho kolegu.

Tieto obchádzky pomáhajú krátkodobo obslúžiť zákazníka. Dlhodobo však zakrývajú skutočný problém. Vedenie vidí, že objednávky sú nakoniec splnené, ale nevidí, koľko hľadania, koordinácie, korekcií a zbytočného pohybu bolo za tým.

Nepravidelnosť skladu môže mať viacero príčin: chýbajúce potvrdenie, nezaznamenaný odpad, nesprávny kmeňový záznam, neopravený náhradný produkt, oneskorene zaúčtovaný vrátený tovar alebo objednávka z e-shopu, ktorej rezervácia skladu sa neobjaví včas v sklade. Nie je vhodné predpokladať, že každá odchýlka je ľudská nepozornosť. Často samotný proces robí chybu pravdepodobnou, pretože rovnaký údaj sa musí ručne zaznamenať na viacerých miestach.

Pred riešením je preto potrebné objasniť, ktorý systém je dôveryhodným zdrojom daného údaja. Kde vzniká zmena skladu? Kedy sa prenáša do iného systému? Kto ju môže opraviť a aký záznam zostane po úprave? Ak sú tieto otázky nejasné, nová funkcia správy skladu môže len rýchlejšie šíriť neistotu.

Komisovanie nie je len o tempe skladníkov

3. Komisovanie, kde sa hľadanie stalo súčasťou práce

Pri komisovaní je oneskorenie často viditeľné: dlhé trasy, vracajúci sa kolegovia, nedokončené zoznamy, opakované kontroly. Je ľahké dospieť k záveru, že je potrebné viac ľudí alebo rýchlejšie zariadenia. To je niekedy pravda, ale nie vždy je to príčina úzkeho miesta.

Ak zoznam objednávok neobsahuje spoľahlivé údaje o umiestnení, ak môže byť produkt na viacerých miestach alebo ak urgentné objednávky neustále prepisujú plánované poradie, komisár nehľadá, ale hľadá informácie a rieši výnimky. Podobná situácia nastáva, keď predaj dodatočne upraví objednávku, ale zmena sa jednoznačne nedostane k tomu, kto už vyrazil medzi police.

Tu je užitočné rozlišovať medzi skutočnou naliehavosťou a zle viditeľnými prioritami. Objednávka dôležitého zákazníka môže skutočne mať prednosť. Ale ak denne dvadsať objednávok dostane označenie urgentné, potom nefunguje systém priorít, ale neustále prerušenia. Zamestnanci v takýchto prípadoch reagujú na najhlasnejšiu požiadavku, nie na termín splnenia alebo plán dodávky.

Pri skúmaní procesu je potrebné merať, koľko času je venovaného skutočnému presunu tovaru, hľadaniu, čakaniu a opravám chýb. To často prináša prekvapivé výsledky. Môže sa stať, že kapacita komisovania nie je nízka, len značnú časť kapacity spotrebúva nehodnotná činnosť.

4. Balenie a expedícia, kde sa všetky chyby stretnú naraz

Na konci dňa sa na expedičnom mieste stretávajú všetky predchádzajúce neistoty. Chýba položka, nezhoduje sa štítok, dokument je potrebné znovu vytlačiť, v systéme dopravcu sú rozdielne údaje alebo objednávka stále nie je uzavretá. Oblasť balenia sa v takýchto prípadoch ľahko javí ako problémové miesto, hoci často sa tu len stáva viditeľnou chyba z predchádzajúcich troch fáz.

Oneskorené informácie sú obzvlášť nákladné. Ak sa zoznam prepravy, stav objednávky a skutočne pripravený tovar líšia, kolegovia sa snažia koordinovať pred uzávierkou. To zvyšuje riziko nesprávneho označenia, neúplnej zásielky a nesprávneho fakturovania. Zákazník z toho vníma len to, že dodávka mešká alebo je chybná, zatiaľ čo skutočná príčina mohla vzniknúť už pri rannom príjme.

V procese balenia a expedície je obzvlášť užitočné oddeliť štandardné a výnimočné prípady. Ktoré objednávky prechádzajú automaticky do ďalšieho kroku? Ktoré vyžadujú kontrolu? Čo sa deje pri chybe adresy, čiastočnej dodávke alebo poškodenom tovare? Výnimky nemožno úplne eliminovať, ale nemali by zaťažovať normálny proces rovnakou manuálnou koordináciou.

Nezačínajte s nástrojom, ale s procesom

Prvým krokom pri riešení úzkych miest nie je nutne nový systém riadenia skladu, čítačka čiarových kódov alebo automatizovaný pracovný postup. Najprv je potrebné presne pochopiť súčasné fungovanie. Je užitočné sledovať cestu jednej objednávky, jedného prichádzajúceho tovaru a jedného vráteného tovaru od začiatku do konca - vrátane e-mailov, tabuliek, telefonátov a rozhodnutí, ktoré nie sú zdokumentované.

Potom je možné určiť, ktorý krok je potrebný, ktorý sa neopodstatnene opakuje, kde sa rovnaký údaj dostáva na viaceré miesta a kde sa jeden človek stáva spojovacím článkom medzi systémami. Niekde prináša najväčší výsledok jasnejšie pravidlo zodpovednosti alebo jednotné spracovanie stavu. V iných prípadoch je opodstatnená podpora dátového prepojenia medzi systémami, lepší kmeňový záznam alebo podpora spracovania výnimiek. Až potom je možné zodpovedne vybrať vhodnú technológiu.

Dobre fungujúci sklad nie je dobrý tým, že v ňom nikdy nie sú výnimky. Je dobrý tým, že výnimky sú viditeľné, zvládnuteľné a nenútia celý tím k dennému haseniu požiarov. Keď je skladový proces založený na spoľahlivých informáciách, čas zamestnancov nie je strávený hľadaním nedostatkov, ale presným plnením objednávok a skutočnými rozhodnutiami.