Стратегија интеграције аутоматизације складишта

U magacinu svako jutro počinje isti krug: neko preuzima narudžbine sa veb-šopa, proverava zalihe u drugom sistemu, a zatim prosleđuje podatke kolegi koji izdaje robu. U međuvremenu stiže hitna B2B narudžbina, a zalihe proizvoda u ERP-u i magacinskoj evidenciji više nisu iste. U ovakvoj situaciji strategija integracije automatizacije magacina ne odnosi se prvenstveno na mašine, skenere ili novi softver. Radi se o tome kako pouzdano protok informacija od narudžbine do isporuke.

Kod većine rastućih kompanija problem nije u tome što je jedan sistem loš. Veb-šop funkcioniše, ERP funkcioniše, prevoznička platforma takođe funkcioniše. Greška nastaje tamo gde ljudi moraju da povežu ove sisteme: putem e-mailova, izvezenih tabela, ručnog unosa podataka i izuzetaka koji se pamte u glavi. Ovo je neko vreme upravljivo. Međutim, sa većim brojem narudžbina, svaka nova transakcija znači više administracije, više provera i više mogućnosti za greške.

Prvo treba razumeti proces u magacinu

Lako je reći da magacinu treba WMS, mobilni terminali ili čak automatski skladišni sistem. Oni zaista mogu biti opravdani, ali samo ako je jasno koji operativni problem rešavaju. Tehnologija može ubrzati loše dizajniran proces, ali on će i dalje ostati loše dizajniran.

Zato je korisno pratiti stvarni radni proces. Ne idealnu verziju sa dijagrama procesa, već ono što se dešava u utorak popodne kada je prijem nepotpun, narudžbina se menja ili ključna osoba je na odmoru. Ko donosi odluku? Na osnovu kojih informacija? Koji podaci se ponovo unose? Gde posao čeka zato što neko mora da odobri nešto putem e-maila?

Čest primer je da prodaja obeća kupcu rok isporuke, ali nema sliku u realnom vremenu o dostupnim zalihama. Magacin zatim ručno prioritizuje narudžbine, a finansije tek kasnije saznaju za ispunjenje. Ovde usko grlo nije nužno komisioniranje. Možda su statusi narudžbina, rezervacija zaliha ili odgovornosti nejasni.

Šta znači strategija integracije automatizacije magacina?

Strategija integracije automatizacije magacina definiše koje podatke, po kojim pravilima i sa kojim vremenskim rasporedom sistemi koji podržavaju rad magacina razmenjuju međusobno. To može uključivati ERP, veb-šop, WMS, prevozni sistem, proizvodni sistem, rešenje za nabavku i finansijsku evidenciju.

Strategija ne počinje izborom integracione tehnologije. Prvo treba odlučiti koji sistem je pouzdan izvor podataka. Na primer, ako se osnovni podaci o artiklima mogu uređivati na tri mesta, pre ili kasnije će se razlikovati nazivi, jedinice, podaci o težini ili informacije o pakovanju. Ako ERP vodi zalihe, ali magacin dobija ažuriranje samo na sat vremena, stalno će postojati tenzija između obećanja narudžbina i stvarnih zaliha.

Dobra strategija stoga ne crta samo podatkovne veze. Ona definiše vlasnike podataka, značenje statusa, rukovanje greškama i šta se dešava u izuzetnim situacijama. Jer izuzeci će uvek postojati: oštećena roba, delimična isporuka, zamenski proizvod, povratna roba, preprodaja ili ručna korekcija inventara.

Povezivanje sistema nije isto što i proces

Dva sistema mogu biti tehnički povezana, a da operacije i dalje budu nesigurne. Na primer, veb-šop prosleđuje narudžbinu ERP-u, a ERP WMS-u. Ali šta se dešava ako su podaci o adresi narudžbine pogrešni? Šta se dešava ako magacin može samo delimično da ispuni narudžbinu? Ko dobija obaveštenje i koji sistem vraća novi status kupcu?

Ako na ova pitanja nema jasnog odgovora, integracija samo brže prenosi nesigurnost. Magacinski kolege tada i dalje komuniciraju putem telefona, e-maila ili sopstvenih tabela. Odnosno, ljudi ostaju most između sistema - upravo tamo gde bi automatizacija imala najviše smisla.

Pravilni redosled: pravila, podaci, pa tehnologija

Funkcionalni razvojni program obično nije jedno veliko, jednokratno uvođenje. Preporučljivo je prvo se baviti tačkama gde se javlja mnogo ponavljajućeg rada, grešaka ili kašnjenja. To može biti prenos narudžbina, sinhronizacija zaliha, štampanje etiketa ili izrada prevozničkih etiketa. Prioritet ne daje spektakularnost, već poslovni uticaj.

Sledeća pitanja pomažu u određivanju prvog koraka:

• Koji podaci se beleže u više sistema ili više puta?
• Gde proces staje zbog ručnog odobrenja ili nedostatka informacija?
• Koja greška uzrokuje najviše ponovnog rada, reklamacija kupaca ili dodatnih troškova prevoza?
• Koji zadatak zavisi od znanja jednog iskusnog zaposlenog?

Odgovori obično pokazuju da nije potrebno menjati sve procese odjednom. Integracija dobro upravljanog, velikog kanala narudžbina može doneti više nego potpuna zamena magacinskog sistema. U drugim slučajevima, sređivanje osnovnih podataka je prvi korak, jer bez toga svaka nova veza bi radila sa nesigurnim podacima.

Podaci u realnom vremenu ili zakazano ažuriranje?

Nije uvek opravdano uspostaviti vezu u realnom vremenu. U veb-šopu sa velikim prometom često je potrebna trenutna razmena podataka za rezervaciju zaliha ili statuse narudžbina. Međutim, za dnevnu listu cena dobavljača, obrada u serijama može biti jednostavnija, jeftinija i pouzdanija.

Za donošenje odluke treba proceniti kakve posledice ima kašnjenje. Ako zbog kašnjenja od deset minuta kompanija proda zalihe koje više nema, poslovna opravdanost veze u realnom vremenu je jaka. Ako isto kašnjenje samo utiče na unutrašnju, nedeljnu analizu, to može rezultirati prekomerno složenim rešenjem.

Tehnička arhitektura mora se nositi i sa ovom razlikom. Ne samo sa normalnim prenosom podataka, već i sa ponovnim slanjem, duplikacijom, pogrešnim zapisima, logovanjem i obaveštavanjem. Integracija je održiva ako nije samo kolega koji je prvobitno postavio sistem može objasniti zašto narudžbina nije stigla.

Fizičkoj automatizaciji su takođe potrebni podaci

Čitači bar-kodova, vage, automatske stanice za pakovanje, sortirke ili robotizovani skladišni sistemi mogu značajno povećati kapacitet. Ali njihova vrednost u velikoj meri zavisi od kvaliteta podataka koji ih podržavaju. Uz pogrešne podatke o veličini ili težini, automatizacija pakovanja može izazvati probleme. Sa netačnim lokacijama, terminal koji podržava komisioniranje samo će brže odvesti zaposlenog na pogrešno mesto.

Pre fizičke investicije, treba ispitati i profile narudžbina. Koliko redova ima prosečna narudžbina? Kolika su sezonska kolebanja? Koji je odnos između celih kartona, pojedinačnih ili jedinstvenih stavki? Koliko ima povrata i kako se vraćaju na zalihe? Veliki obim, ponavljajuća struktura proizvoda zahteva drugačije rešenje od projektnog B2B magacina koji se bavi mnogim izuzecima.

Cilj automatizacije ovde nije zamena ljudi. Dobro dizajniran sistem oslobađa ih od pretrage, ponovnog unosa i stalne provere. Tako se njihovo iskustvo koristi kod problematičnih narudžbina, kontrole kvaliteta i upravljanja izuzecima, gde je potrebna stvarna odluka.

Bez mera poboljšanje nije vidljivo

Uspeh integracionog programa ne pokazuje koliko sistema je povezano međusobno. Mnogo više pokazuje da li se skraćuje vreme obrade narudžbina, smanjuje li se broj pogrešnih isporuka, poboljšava li se tačnost zaliha i smanjuje li se ručna intervencija.

Vredi zabeležiti početno stanje pre promena. Koliko vremena prolazi između prijema narudžbine i kreiranja magacinskog zadatka? Koliko narudžbina zahteva ručnu korekciju? Koliko vremena tim provodi na nedeljnom nivou u usklađivanju? Ovi brojevi ne samo da čine povrat investicije vidljivim. Oni takođe pomažu da razvoj ne stvori novi, teško održiv paralelni rad.

Jedan od znakova dobrog funkcionisanja magacina je da menadžer ne pokušava da sastavi trenutnu situaciju od ljudi. On vidi koje narudžbine čekaju na obradu, gde je nastao izuzetak, koje zalihe su dostupne i koji proces usporava. To nije samo bolje izveštavanje. To je veća operativna kontrola.

Ako se oko magacina pojavljuje sve više ručnih usklađivanja, kontrolnih tabela i hitnih izuzetaka, nije preporučljivo odmah tražiti novi alat. Prvo treba istražiti kako se kreće rad i informacije. Trajni razvoj često počinje tamo gde kompanija konačno precizno formuliše: koji proces treba da funkcioniše pouzdanije i zašto.