Ako automatizovať spracovanie faktúr?

Finančný kolega každé ráno otvorí e-mail, stiahne prichádzajúce PDF súbory, skontroluje dodávateľa, zaznamená údaje do ERP a potom pošle faktúru na schválenie. Ak chýba číslo objednávky, je potrebné telefonovať. Ak je schvaľovateľ na dovolenke, faktúra čaká. Ak sa suma líši od objednávky, viaceré oddelenia začnú koordinovať. V takejto situácii nie je hlavnou otázkou, ako automatizovať spracovanie faktúr v podnikových systémoch, ale prečo toľko manuálnych krokov drží pohromade základný obchodný proces.

Spracovanie faktúr sa často stáva pomalým, pretože sa vyvíjalo počas rokov. Noví dodávatelia, odlišné schvaľovacie zvyklosti, samostatné systémy a dočasné Excel tabuľky sa navrstvujú. Na riešenie jednej výnimky vznikne nové e-mailové pravidlo, nová zdieľaná zložka alebo nový kontrolný zoznam. Funguje to, ale len pokiaľ sú kľúčoví ľudia dostupní a objem dát zostáva zvládnuteľný.

Automatizácia spracovania faktúr začína procesom

Mnohé firmy hneď hľadajú systémy na rozpoznávanie dokumentov, umelú inteligenciu alebo ERP moduly. Tieto môžu byť užitočné nástroje, ale automaticky neopravia neistý proces. Ak napríklad objednávky nie sú dôsledne zaznamenávané, automatické porovnávanie faktúr len rýchlejšie upozorní na chýbajúce údaje.

Najprv je vhodné preskúmať, ako faktúra prichádza, kto a aké údaje kontroluje, kde sa robí rozhodnutie a kde sa proces zastaví. Nie je nezvyčajné, že financie zbierajú rovnaké informácie z troch miest: z faktúry, z objednávkového systému a z e-mailovej komunikácie. Nie je tiež nezvyčajné, že schválenie faktúry nie je finančná otázka, ale objasnenie, či bola služba alebo tovar skutočne prevzatý.

Cieľom nie je odstrániť všetky ľudské rozhodnutia. Cieľom je, aby systém automaticky vykonal to, čo je možné rozhodnúť na základe pravidiel, a aby sa príslušný kolega musel zasiahnuť len vtedy, keď sa objaví skutočná odchýlka alebo obchodné rozhodnutie.

Ktorá časť skutočne spôsobuje oneskorenie?

Čas spracovania faktúr nemusí nevyhnutne pohltiť zaznamenávanie údajov. Vo väčšej organizácii môže oveľa viac času zabrať hľadanie chýbajúcich informácií, pripomínanie schvaľovateľom, objasňovanie výnimiek a zisťovanie stavov. Ak vedenie vidí len to, že „je veľa oneskorených faktúr“, je ľahké zvoliť riešenie nesprávneho problému.

Je vhodné niekoľko týždňov merať, koľko času uplynie od prijatia po účtovanie a koľko z toho je aktívna práca. Ak faktúra v priemere trvá päť dní, kým sa spracuje, ale skutočná administrácia trvá len desať minút, potom rýchlejšie zaznamenávanie nebude prvou prioritou na zlepšenie. Pravdepodobnejšie je, že schvaľovací proces, zodpovednosti alebo tok informácií potrebujú úpravu.

Opakujúce sa odchýlky je tiež potrebné riešiť samostatne. Niektorí dodávatelia pravidelne používajú nesprávne odkazy. Pri určitých typoch nákladov nie je objednávka, preto je potrebná iná kontrolná logika. Môže sa stať, že hodnota faktúry je správna, ale potvrdenie o plnení sa dostane do systému neskoro. Toto nie sú technologické detaily, ale obchodné pravidlá, ktoré musí spracovateľský proces odrážať.

Čo je vhodné zveriť stroju a čo nie?

Dobre navrhnutá automatizácia môže začať triedením prichádzajúcich dokumentov a extrakciou údajov. Systém dokáže rozpoznať dodávateľa, číslo faktúry, dátumy, sumy, daňové údaje, platobnú lehotu a odkaz na objednávku. To samo o sebe môže znížiť manuálne písanie, ale v prevádzkovom prostredí je potrebné viac.

Ďalšou úrovňou je kontrola. Systém môže porovnať faktúru s objednávkou, údajmi o prijatí alebo plnení a podmienkami uvedenými v zmluve. V prípade zhody môže faktúra automaticky pokračovať po preddefinovanej schvaľovacej ceste. V prípade odchýlky dostane príslušný zodpovedný úlohu spolu so všetkými potrebnými údajmi.

Automatický návrh účtovania môže byť tiež užitočný, najmä pri opakujúcich sa nákladoch. Systém môže navrhnúť hlavný účtovný účet, nákladové stredisko alebo projektový kód na základe dodávateľa, typu položky a predchádzajúcich schválených faktúr. Návrh však nie je to isté ako účtovanie bez kontroly. Pri novom dodávateľovi, nezvyčajnej sume, položke mimo zmluvy alebo odlišnom daňovom zaobchádzaní je potrebná ľudská kontrola.

Toto je rozdiel medzi fungujúcou automatizáciou a rizikovým zrýchlením. Pravidelné, opakujúce sa prípady je potrebné zrýchliť. Výnimky je však potrebné urobiť viditeľnými, sledovateľnými a dobre priraditeľnými.

Bez integrácie sa manuálna práca len presúva inam

Ak systém na spracovanie dokumentov, ERP, nákupný systém a schvaľovacia platforma nezdieľajú spoľahlivé údaje, zamestnanci zostávajú spojovacím článkom medzi systémami. Oni prepisujú číslo objednávky, vyhľadávajú údaje o partnerovi, kontrolujú stav a potom zapisujú výsledok do inej aplikácie. To je pomalé a každé manuálne prepísanie je riziko chyby.

Úlohou integrácie nie je len prenos údajov. Systém musí jasne vedieť, ktorý systém je dôveryhodným zdrojom pre údaje o partnerovi, objednávke, plnení a účtovnom stave. Ak dva systémy udržujú odlišné základné údaje o dodávateľoch alebo rovnaká objednávka má rôzne identifikátory, spoľahlivosť automatizácie klesá.

Dobrá architektúra tiež určuje, čo sa stane v prípade chyby. Nie je prijateľné, aby faktúra po neúspešnom prenose údajov ticho zmizla medzi dvoma systémami. Je potrebné zaznamenávanie, stavy, možnosť opätovného spracovania a viditeľné riešenie chýb pre zodpovedných. V finančnom procese je prevádzková bezpečnosť rovnako dôležitá ako rýchlosť.

Schvaľovací proces, kontrola a auditovateľnosť

Schvaľovací proces je často neodôvodnene zložitý, pretože organizácia zaobchádza s výnimočnými prípadmi ako s všeobecným pravidlom. Faktúra za nízku hodnotu, pravidelnú službu prechádza rovnakými šiestimi schvaľovateľmi ako mimoriadny nákup. Výsledkom nie je väčšia kontrola, ale dlhší priebeh a viac ignorovaných upozornení.

Schvaľovacie pravidlá by sa mali vytvárať na základe sumy, typu nákladov, organizačnej jednotky, projektu, zmluvného stavu a odchýlky. Pravidelné, zmluvne viazané faktúry potrebujú inú logiku ako jednorazové alebo bezobjednávkové nákupy. Pravidlo náhrady by sa nemalo nechávať na poslednú chvíľu: ak je rozhodovateľ neprítomný, proces by mal pokračovať vopred definovaným spôsobom.

Kontrola je silná, keď je spätná sledovateľnosť. Malo by byť viditeľné, kto čo schválil, na základe akých údajov, kedy došlo k riešeniu odchýlky a kto zmenil návrh účtovania. To pomáha pri interných kontrolách, finančnom uzatváraní a objasňovaní sporných prípadov.

Je potrebné požadovať merateľné výsledky

Vývoj spracovania faktúr by sa nemal posudzovať podľa toho, koľko nových funkcií bolo dokončených. Otázkou je, či sa zlepšila prevádzka. Skrátil sa čas priebehu? Znížilo sa manuálne zaznamenávanie? Je menej platieb po termíne? Je viditeľné, kde sa faktúry nachádzajú? Znížilo sa opravovanie chýb a e-mailová komunikácia medzi kolegami?

Meranie by malo začať pred zavedením. Bez východiskových údajov zostanú neskôr len dojmy: „možno sa to zrýchlilo“. Pri dobre navrhnutom riešení sa však stáva zrozumiteľným, kde vzniká najviac výnimiek a kde sa oplatí ďalší vývoj, podľa typu faktúry, dodávateľa alebo organizačnej jednotky.

Nie každá firma potrebuje rovnaké riešenie

Pri malom počte faktúr sa môže stať, že náklady na úplnú automatizáciu nie sú odôvodnené. V takom prípade môže primeraný výsledok priniesť čistejší schvaľovací proces, spoločný dokumentový archív alebo jednoduchšia kontrola údajov. Pri veľkom množstve faktúr, viacerých pobočkách alebo zložitých nákupných procesoch však môže dokumentová extrakcia, ERP integrácia a pravidlové riešenie výnimiek uvoľniť značnú kapacitu.

Pri starom ERP alebo jedinečnom finančnom systéme nie je vždy potrebné okamžite uvažovať o výmene systému. V niektorých prípadoch je možné stabilne zlepšiť proces dobre definovanou integráciou a postupným zavádzaním. Inokedy práve obmedzenia existujúceho systému ukazujú, že je potrebná väčšia modernizácia. Pre správne rozhodnutie je potrebné skúmať proces, kvalitu údajov, riziká a očakávaný obchodný dopad spoločne.

Vývoj spracovania faktúr prináša trvalé výsledky, keď finančný tím sa nesnaží rýchlejšie vykonávať rovnakú preťaženú rutinu. Skutočný pokrok začína, keď organizácia presne vidí, aké informácie sú potrebné, kto je zodpovedný za rozhodnutie a ktoré kroky nemusia vykonávať ľudia.