Jak automatizovat zpracování faktur?

Finanční kolega každé ráno otevře e-mail, stáhne příchozí PDF, zkontroluje dodavatele, zaznamená data do ERP a poté předá fakturu ke schválení. Pokud chybí číslo objednávky, je třeba volat. Pokud je schvalovatel na dovolené, faktura čeká. Pokud se částka liší od objednávky, začne se dohadovat více oddělení. V takové situaci není hlavní otázkou, jak automatizovat zpracování faktur v podnikových systémech, ale proč tolik ručních kroků drží pohromadě základní obchodní proces.

Zpracování faktur se často stává pomalým, protože se vyvíjelo po mnoho let. Noví dodavatelé, různé schvalovací zvyklosti, samostatné systémy a dočasné Excel tabulky se vrství na sebe. Pro řešení každé výjimky vznikne nové e-mailové pravidlo, nová sdílená složka nebo nový kontrolní seznam. Funguje to, ale jen dokud jsou klíčoví lidé k dispozici a objem dat zůstává zvládnutelný.

Automatizace zpracování faktur začíná procesem

Mnoho společností okamžitě hledá systémy pro rozpoznávání dokumentů, umělou inteligenci nebo ERP moduly. Tyto nástroje mohou být užitečné, ale automaticky neopraví nejistý proces. Například pokud nejsou nákupní objednávky důsledně zaznamenávány, automatické porovnání faktur pouze rychleji upozorní na chybějící data.

Nejprve je třeba zjistit, jak faktura přichází, kdo a jaká data kontroluje, kde se rozhoduje a kde se proces zastaví. Není neobvyklé, že finance shromažďují stejnou informaci ze tří míst: z faktury, z objednávkového systému a z e-mailové komunikace. Není také neobvyklé, že schválení faktury není finanční otázkou, ale spíše otázkou, zda byla služba nebo zboží skutečně přijato.

Cílem není odstranit všechna lidská rozhodnutí. Cílem je, aby systém automaticky vykonal to, co lze rozhodnout na základě pravidel, a aby se příslušný kolega musel zapojit pouze tehdy, když se objeví skutečná odchylka nebo obchodní rozhodnutí.

Která část skutečně způsobuje zpoždění?

Čas zpracování faktur nemusí nutně spotřebovat zadávání dat. Ve větší organizaci může mnohem více času zabrat hledání chybějících informací, připomínání schvalovatelům, objasňování výjimek a dotazování na stavy. Pokud vedení vidí pouze to, že „je mnoho opožděných faktur“, je snadné zvolit špatné řešení problému.

Je vhodné měřit po několik týdnů, kolik času uplyne od přijetí do zaúčtování, a kolik z toho je aktivní práce. Pokud faktura průměrně trvá pět dní, než se dostane ke zpracování, ale skutečná administrativa trvá jen deset minut, pak rychlejší zadávání nebude hlavní prioritou. Pravděpodobnější je, že schvalovací řád, odpovědnosti nebo tok informací potřebují úpravu.

Opakující se odchylky je také třeba řešit samostatně. Někteří dodavatelé pravidelně používají nesprávné odkazy. U určitých typů nákladů není objednávka, takže je potřeba jiná kontrolní logika. Může se stát, že hodnota faktury je správná, ale potvrzení o plnění se do systému dostane pozdě. To nejsou technologické detaily, ale obchodní pravidla, která by měl zpracovatelský proces odrážet.

Co svěřit stroji a co ne?

Dobře navržená automatizace může začít klasifikací příchozích dokumentů a extrakcí dat. Systém je schopen rozpoznat dodavatele, číslo faktury, data, částky, daňové údaje, platební termín a referenci objednávky. To samo o sobě může snížit ruční psaní, ale v provozním prostředí je potřeba více.

Další úroveň je kontrola. Systém může porovnat fakturu s nákupní objednávkou, příjmovými nebo plnícími daty a podmínkami stanovenými ve smlouvě. V případě shody může faktura automaticky pokračovat po předem definované schvalovací cestě. V případě odchylky obdrží příslušný odpovědný úkol spolu se všemi potřebnými daty.

Automatický účetní návrh může být také užitečný, zejména u opakujících se nákladů. Systém může navrhnout účetní číslo, nákladové středisko nebo projektový kód na základě dodavatele, typu položky a dříve schválených faktur. Návrh však není totéž jako zaúčtování bez kontroly. U nového dodavatele, neobvyklé částky, položky mimo smlouvu nebo odlišného daňového zacházení je vhodná lidská kontrola.

To je rozdíl mezi fungující automatizací a riskantním zrychlením. Pravidelné, opakující se případy je třeba zrychlit. Výjimky je třeba učinit viditelnými, sledovatelnými a dobře přidělitelnými.

Bez integrace se manuální práce jen přesouvá jinam

Pokud systém pro zpracování dokumentů, ERP, nákupní systém a schvalovací rozhraní nesdílejí spolehlivá data, zůstávají zaměstnanci spojnicí mezi systémy. Přepisují číslo objednávky, vyhledávají údaje o partnerovi, kontrolují stav a poté zapisují výsledek do jiné aplikace. To je pomalé a každé ruční přepisování je příležitostí k chybě.

Úkolem integrace není pouze přenos dat. Systém musí jasně vědět, který systém je důvěryhodným zdrojem dat o partnerovi, objednávce, plnění a účetním stavu. Pokud dva systémy udržují různé kmenové údaje o dodavatelích nebo pokud je stejná objednávka uvedena pod různými identifikátory, spolehlivost automatizace se snižuje.

Dobrá architektura také určuje, co se stane v případě chyby. Není přijatelné, aby faktura po neúspěšném přenosu dat tiše zmizela mezi dvěma systémy. Je třeba mít protokolování, stavy, možnost opětovného zpracování a viditelnou správu chyb pro odpovědné osoby. V finančním procesu je provozní bezpečnost stejně důležitá jako rychlost.

Schvalovací řád, kontrola a auditovatelnost

Schvalovací proces je často zbytečně složitý, protože organizace zachází s výjimečnými případy jako s obecným pravidlem. Nízkohodnotová, pravidelná faktura za služby prochází stejnými šesti schvalovateli jako mimořádný nákup. Výsledkem není větší kontrola, ale delší průběh a více ignorovaných oznámení.

Schvalovací pravidla je vhodné vytvářet na základě částky, typu nákladů, organizační jednotky, projektu, smluvního stavu a odchylek. Pravidelné, smluvně vázané faktury vyžadují jinou logiku než jednorázové nebo nákupy bez objednávky. Pravidlo náhrady by také nemělo být ponecháno na poslední chvíli: pokud je rozhodovatel nepřítomen, proces by měl pokračovat předem definovaným způsobem.

Kontrola je silná tím, že je dohledatelná. Musí být vidět, kdo co schválil, na základě jakých dat, kdy došlo k řešení odchylek a kdo změnil účetní návrh. To pomáhá vnitřní kontrole, finančnímu uzavření a objasnění sporných případů.

Je třeba požadovat měřitelné výsledky

Vývoj zpracování faktur by neměl být posuzován podle toho, kolik nových funkcí bylo vytvořeno. Otázkou je, zda se zlepšila funkčnost. Zkrátila se doba průběhu? Snížilo se ruční zadávání? Je méně plateb po termínu? Je vidět, kde se faktury nacházejí? Snížilo se opravování chyb a e-mailová komunikace mezi kolegy?

Měření by mělo začít před zavedením. Bez výchozích dat zůstanou později jen dojmy: „možná se to zrychlilo“. Dobře navržené řešení však umožní pochopit, kde vzniká nejvíce výjimek a kde se vyplatí další vývoj, podle typu faktury, dodavatele nebo organizační jednotky.

Ne každá společnost má stejná řešení

Při malém počtu faktur může být náklad na úplnou automatizaci neopodstatněný. V takovém případě může přinést přiměřený výsledek jasnější schvalovací řád, společný dokumentový archiv nebo jednodušší kontrola dat. Při velkém objemu faktur, více lokalitách nebo složitých nákupních procesech však může extrakce dokumentů, ERP integrace a pravidlové řízení výjimek uvolnit značnou kapacitu.

Ani při starém ERP nebo vlastním finančním systému není nutné okamžitě uvažovat o výměně systému. V některých případech lze proces stabilně zlepšit dobře definovanou integrací a postupným zaváděním. Jindy právě omezení stávajícího systému ukazují, že je potřeba větší modernizace. Správné rozhodnutí vyžaduje zkoumání procesu, kvality dat, rizik a očekávaného obchodního dopadu.

Vývoj zpracování faktur přináší trvalé výsledky, pokud se finanční tým nesnaží rychleji provádět stejnou přetíženou rutinu. Skutečný pokrok začíná tam, kde organizace přesně vidí, jaké informace jsou potřeba, kdo je odpovědný za rozhodnutí a které kroky nemají být prováděny člověkem.