Lokalno ili oblačno bekapovanje za rastuću kompaniju

Ponedeljak ujutru fakturisanje ne počinje. Baza podataka na serveru je oštećena, a sinoćnja kopija je na istom skladištu kao i produkcioni sistem. Tim zna da podaci postoje negde, ali ne zna kada i u kakvom stanju će ponovo biti dostupni. U ovakvim situacijama pitanje lokalne ili cloud kopije više nije IT detalj, već operativni rizik: može li se roba isporučiti, može li se izdati faktura, da li su dostupni podaci o klijentima i koliko dugo će posao biti zaustavljen.

U mnogim kompanijama strategija kopiranja podataka se razvijala istorijski. Postojao je server, zatim je dodat mrežni skladišni uređaj, kasnije eksterni hard disk ili cloud skladište. Ova rešenja sama po sebi nisu nužno loša. Problem nastaje kada niko ne zna sa sigurnošću koji sistemi se kopiraju, gde se nalaze, koliko dugo se čuvaju i da li se zaista mogu vratiti.

Cilj kopiranja nije kopiranje fajlova

Potreba za kopiranjem podataka u preduzeću ne polazi od toga koliko terabajta podataka se čuva. Polazi od toga koje poslovne procese treba ponovo pokrenuti nakon greške.

Različite posledice nastaju kada arhivski ugovor nije dostupan nekoliko sati, a drugačije kada se zaustavi podatak o zalihama u webshopu, proizvodni sistem, upravljanje narudžbinama ili finansijska baza podataka. Prvo može biti neprijatnost. Drugo može izazvati direktan gubitak prihoda, greške u isporuci, gubitak poverenja kupaca i značajan prekovremeni rad.

Zato treba razdvojiti dva pitanja. Prvo je vreme oporavka: koliko brzo sistem mora ponovo da funkcioniše? Drugo je prihvatljiv gubitak podataka: koliko najviše svežih podataka može nestati? Ako se sistem skladišta može vratiti samo na stanje od prethodnog dana, tada će biti potrebno ručno rekonstruisati kretanja robe koja su se desila u međuvremenu. Ovo često predstavlja veći problem od same IT obustave.

Dobar sistem kopiranja podataka nije dobar zato što se automatski pokreće. Dobar je zato što kompanija može nastaviti rad u poznatoj situaciji incidenta, u prihvatljivom vremenskom roku, sa kontrolisanim podacima.

Lokalno ili cloud kopiranje: nije isključiv izbor

Lokalno kopiranje se obično vrši na skladištu koje radi na lokaciji kompanije ili u njenoj sopstvenoj server sobi. Prednost je brzo lokalno vraćanje i direktna kontrola. Ako treba vratiti veliku bazu podataka, više virtuelnih servera ili značajnu količinu fajlova, lokalna mrežna veza može biti znatno brža od preuzimanja putem interneta.

Ovo može biti posebno relevantno u proizvodnom, logističkom ili kancelarijskom okruženju gde su različiti sistemi međusobno zavisni. Lokalna infrastruktura za kopiranje je vredna čak i kada internet veza nije privremeno dostupna ili kada je potrebno brzo vraćanje celog sistema.

Međutim, lokalno kopiranje ima osnovno ograničenje: nosi iste fizičke rizike kao i produkciono okruženje. Požar, poplava, električni kvar, krađa, ransomware ili greška administratora mogu istovremeno pogoditi server i kopiju. Ako je skladište za kopiranje stalno dostupno i sa istim pravima pristupa, napad se ne mora nužno zaustaviti na produkcionom sistemu.

Nasuprot tome, cloud kopiranje fizički odvaja kopirane podatke od lokacije. Pravilno dizajnirana usluga može obezbediti verzionisanje, enkripciju, geografsku redundanciju i duže vreme čuvanja. Ovo je posebno korisno ako kompanija posluje na više lokacija, podržava rad na daljinu ili nema sopstvenu, adekvatno zaštićenu infrastrukturu.

Cloud kopiranje nije magija. Vreme vraćanja zavisi od internet veze, količine podataka, izabranog nivoa usluge i da li treba vratiti jedan fajl ili ceo serverski okruženje. Kopiranje sistema od nekoliko terabajta u cloud može biti bezbedno, ali hitno potpuno vraćanje može zahtevati sate ili dane ako veza ili plan nisu dimenzionisani za to.

U praksi, za većinu rastućih kompanija nije najbolji model isključivo lokalno ili isključivo cloud rešenje. Kombinacija oba pristupa pruža značajnu zaštitu: brzo lokalno vraćanje za česte greške, kao i odvojenu kopiju za ozbiljnije incidente.

Prvo treba mapirati procese i zavisnosti

Projekat kopiranja podataka često počinje kao tehničko pitanje: koji skladišni uređaj kupiti, kojeg cloud provajdera izabrati, koliko kapaciteta je potrebno? Ovo su opravdana pitanja, ali se postavljaju prerano.

Prvo treba razumeti kako informacije teku kroz kompaniju. Narudžbina iz webshopa može ući u webshop motor, zatim u ERP, pa u fakturisanje, sistem skladišta i integraciju sa kurirskom službom. Ako se samo jedan sistem može vratiti na starije stanje, dok su u ostalim sistemima noviji podaci, lako može doći do razlika. Narudžbina može izgledati kao ispunjena na jednom mestu, ali nedostaje na drugom. U takvim slučajevima, nakon vraćanja, poslovno usklađivanje može biti jednako veliki zadatak kao i sama tehnička obnova.

Isto važi i za proizvodnju. Može se desiti da proizvodni plan, podaci o mašinama, dokumentacija o kontroli kvaliteta i evidencija zaliha postoje u različitim sistemima. Nije potrebno da svi podaci imaju isti cilj vraćanja. Ali treba znati čiji gubitak zaustavlja proizvodnju, koji podaci se mogu rekonstruisati i koji imaju zakonsku ili ugovornu obavezu čuvanja.

Strategija kopiranja podataka je zapravo odluka o kontinuitetu poslovanja. Treba odrediti sisteme, podatke, odgovornosti i redosled vraćanja. Nije dovoljno reći da se "sve kopira".

Na šta treba da odgovori funkcionalan plan kopiranja podataka?

Funkcionalan plan treba da jasno definiše koji serveri, baze podataka, korisnički fajlovi i cloud poslovne aplikacije se kopiraju. Česta je zabluda da upotreba SaaS sistema automatski znači potpunu zaštitu podataka. Dostupnost usluge i dugoročna, detaljna mogućnost vraćanja sopstvenih podataka kompanije nisu uvek isto.

Plan takođe treba da definiše ko dobija obaveštenje u slučaju neuspešnog kopiranja, ko je ovlašćen da pokrene vraćanje i ko odlučuje iz koje tačke kopiranja će se izvršiti vraćanje. Ove odgovornosti su posebno važne kada je ključna osoba na odmoru ili se incident desi van radnog vremena.

Vreme čuvanja treba prilagoditi poslovnim potrebama. Dnevno kopiranje može biti nedovoljno ako tokom dana nastaje mnogo narudžbina i finansijskih transakcija. Nekoliko dana čuvanja ne štiti od greške koja se primeti tek nakon nekoliko nedelja. Broj verzija, vreme čuvanja i učestalost vraćanja zajedno oblikuju rizik i trošak.

Zaštita kopija zaslužuje posebnu pažnju. Enkripcija, višefaktorski pristup, odvojeni administratorski nalozi i kopije zaštićene od modifikacija nisu preterane mere predostrožnosti. U slučaju ransomware incidenta, upravo one mogu odlučiti da li je dostupno čisto, upotrebljivo stanje.

Test vraćanja je jedini pravi dokaz

Većina nedostataka u kopiranju podataka ne otkriva se prilikom izrade kopije, već prilikom vraćanja. Može se desiti da zadatak svakodnevno ima zelen status. Ipak, može doći do greške u kopiranju baze podataka, nedostatka enkripcijskog ključa, nedokumentovane zavisnosti ili previše sporog vraćanja.

Vredi redovno obavljati test, i to ne samo vraćanjem jednog fajla. Treba proveriti i potpuno vraćanje poslovno kritičnog sistema u odvojenom okruženju. Tokom testa postaje merljivo koliko vremena je potrebno za pokretanje sistema, da li su dostupni potrebni pristupi i kakav dodatni rad je potreban za proveru konzistentnosti podataka.

Ovaj test nije o krivici IT sektora. Cilj je da stvarni incident ne bude prvi put kada organizacija pokušava da izvrši vraćanje.

Odgovarajući odnos se prilagođava poslovanju kompanije

Manjem preduzeću sa malo kritičnih sistema može biti dovoljno jednostavnije, ali redovno proveravano lokalno i cloud kopiranje. Kompaniji sa više lokacija za trgovinu ili proizvodnju može biti potrebna detaljnija redosled vraćanja, brzo lokalno kopiranje, odvojena udaljena kopija i dokumentovano upravljanje incidentima.

Najveći skladišni kapacitet ili najduža lista funkcija ne znači sigurnost. Dobra odluka polazi od toga koji rad se zaustavlja kada sistem padne, ko je pogođen, koliko podataka nastaje i koliko brzo se treba vratiti u normalno poslovanje.

Vredi proći kroz ovo u mirnom periodu: ako sutra ujutru najvažniji sistem ne bi počeo da radi, ko bi mogao reći iz koje kopije, kojim redosledom i za koliko vremena će se posao vratiti? Ako na ovo nema jasnog odgovora, onda nije potrebna nova tehnologija, već jasniji operativni plan.