Überprüfung von Geschäftsprozessen: Ein risikoarmer erster Schritt

Überprüfung von Geschäftsprozessen: Ein risikoarmer erster Schritt

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Wichtigste Erkenntnisse

• Eine Überprüfung von Geschäftsprozessen kartiert, wie die Arbeit tatsächlich abläuft, bevor technologische Lösungen ausgewählt werden, um sicherzustellen, dass das richtige Problem gelöst wird.
• Die meisten Betriebsprobleme lassen sich auf einige grundlegende Ursachen zurückführen: doppelte Daten, unklare Verantwortlichkeiten und Kontrolllücken.
• Eine strukturierte, zweiwöchige Überprüfung kann parallel zum normalen Betrieb durchgeführt werden, ohne den Geschäftsbetrieb zu unterbrechen.
• Beginnen Sie klein: Wählen Sie einen regelmäßig wiederkehrenden Übergabepunkt aus, dokumentieren Sie ihn und messen Sie die Anzahl der Fehler und Verzögerungen davor und danach.

Wenn Ihr Unternehmen funktioniert, aber alltägliche Aufgaben mühsamer sind als nötig, ist eine Überprüfung von Geschäftsprozessen ein sicherer Ausgangspunkt. Schritt für Schritt wird kartiert, wie die Arbeit tatsächlich innerhalb des Unternehmens abläuft, sodass sichtbar wird, wo Zeit, Daten oder Verantwortung verloren gehen, bevor Sie ein Budget für ein neues System bereitstellen.

In einem wachsenden Unternehmen ist es eine natürliche Reaktion, Software für ein Problem zu kaufen. Neue Koordinationsschwierigkeiten treten auf, daher wird ein neues Tool eingeführt. Das Problem ist, dass, wenn ein Tool auf einem unklaren Prozess aufbaut, es oft nur das Chaos festhält und es schneller betreibt. Eine Prozessüberprüfung kehrt diese Reihenfolge um. Zuerst wird der Arbeitsablauf untersucht und dann gefragt, ob überhaupt Technologie benötigt wird und wenn ja, wo genau.

Warum geht die Überprüfung von Geschäftsprozessen technologischen Entscheidungen voraus?

Die Technologie sollte dem Prozess folgen, nicht umgekehrt. Wenn wir die Diagnose überspringen, wetten wir im Wesentlichen darauf, dass der Softwareanbieter unser Geschäft besser versteht als wir selbst, was selten der Fall ist.

Es lohnt sich, die Chancen ernst zu nehmen. Laut einer Studie der Boston Consulting Group über 900 digitale Transformationen waren nur 30 Prozent vollständig erfolgreich, während der Rest entweder die gesetzten Ziele nicht erreichte oder nur geringen Wert schuf (Zusammenfassung der BCG-Studie auf consulting.us). Das Problem ist selten die Technologie selbst. In vielen Fällen war der zugrunde liegende Prozess nicht klar genug, um ordnungsgemäß automatisiert zu werden.

In der PwC-Umfrage zu den Digital Trends in Operations 2025 gaben 92 Prozent der Betriebs- und Lieferkettenleiter an, dass ihre Technologieinvestitionen nicht vollständig die erwarteten Ergebnisse lieferten (PwC 2025 Digital Trends in Operations). In derselben Umfrage nannten 47 Prozent die Komplexität der Integration und 44 Prozent die Verfügbarkeit und Qualität der Daten als Hindernisse für die Rendite. Diese sind tatsächlich Prozess- und Datenprobleme, die als technologische Probleme getarnt sind.

Die Kosten einer Überprüfung sind gering, und das Risiko ist noch geringer. An diesem Punkt wird noch nichts neu aufgebaut. Im Gegenzug erhalten wir ein klares Bild davon, welches Problem tatsächlich gelöst werden sollte.

Symptome und Ursachen

Betriebsprobleme äußern sich im Alltag als Reibung, aber die Reibung ist meist nur ein Symptom. Eine Prozessüberprüfung hilft, das, was die Menschen wahrnehmen, von dem zu trennen, was das Problem tatsächlich verursacht. Unserer Erfahrung nach treten drei grundlegende Ursachen besonders häufig auf.

1. Doppelte Daten. Derselbe Kunde, Auftrag oder Artikelnummer erscheint in einer Excel-Tabelle, einem ERP-System und einem Lagersystem, jeweils in leicht unterschiedlichem Zustand. Die Mitarbeiter verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit damit, die Versionen abzugleichen und herauszufinden, welche die richtige ist. Jede manuelle Neuregistrierung schafft zusätzliche Fehlerquellen, die sich an den einzelnen Übergabepunkten weiter anhäufen.
2. Unklare Verantwortlichkeiten. Eine Aufgabe bleibt zwischen zwei Teams hängen und gehört eigentlich zu keinem von beiden. Genehmigungen stecken fest, weil niemand sicher ist, wer den nächsten Schritt genehmigen soll. Die Arbeit beginnt von neuem, weil zwei Personen davon ausgegangen sind, dass der andere sie bereits erledigt hat.
3. Kontrolllücken. Niemand sieht den aktuellen Status eines Auftrags, einer Rechnung oder eines Fertigungsprozesses, ohne mehrere Personen zu fragen. Entscheidungen warten darauf, dass jemand manuell einen Bericht erstellt, daher folgt die Managementinformation der Realität verzögert.

Dieser Unterschied ist wichtig, weil ein Symptom zu einer schnellen Korrektur anregt, während die Ursache eine echte Lösung erfordert. Dass „Bestellungen ständig fehlen“, kann zunächst auf die Notwendigkeit eines neuen Verfolgungssystems hindeuten. Wenn wir das Problem jedoch zurückverfolgen, könnte sich herausstellen, dass zwei Systeme unterschiedliche Bestelldaten enthalten und niemand dafür verantwortlich ist, diese abzugleichen. Ein neues Tool würde das nicht lösen. Klare Verantwortlichkeiten und eine einheitliche Datenquelle schon.

Was kartiert eine strukturierte Überprüfung in den ersten zwei Wochen?

Eine Überprüfung muss nicht monatelang dauern, um nützlich zu sein. Eine gezielte Untersuchung eines oder zweier grundlegender Arbeitsabläufe kann in etwa zwei Wochen ein klares und gemeinsam interpretierbares Bild liefern. Typischerweise werden folgende Punkte kartiert:

• Der tatsächliche Arbeitsweg. Jeder Schritt vom auslösenden Ereignis bis zum Abschluss, einschließlich der inoffiziellen Abkürzungen und Umwege, die die Menschen tatsächlich verwenden, anstatt dem offiziellen, von niemandem befolgten Flussdiagramm zu folgen.
• Verantwortliche und Übergabepunkte. Wer führt die einzelnen Schritte aus und jeder Punkt, an dem die Arbeit von einer Person oder einem System auf ein anderes übergeht. An den Übergabepunkten treten besonders häufig Fehler und Verzögerungen auf.
• Wo Daten entstehen, kopiert und neu erfasst werden. Jeder Punkt, an dem dieselbe Information erneut eingegeben werden muss, kann potenziell integriert oder eliminiert werden.
• Engpässe und Wartezeiten. Wo sich die Arbeit staut, auf Genehmigung wartet oder zur erneuten Bearbeitung zurückgeschickt wird.
• Kontroll- und Berichtslücken. Was die Führung derzeit nicht sieht, ohne dass jemand manuell die Daten zusammenstellen muss.

Das Ergebnis ist kein Haufen Theorie. Es ist eine konkrete Karte des aktuellen Zustands, eine kurze Liste der Ursachen, die nach ihrer Auswirkung priorisiert sind, sowie ein Vorschlag, mit welcher zuerst umgegangen werden sollte und ob die richtige Lösung eine Prozessänderung, eine Datenverwaltungsänderung oder eine technologische Entwicklung sein sollte. Dies ist der Ausgangspunkt des CGAT-Kooperationsmodells : eine risikoarme Überprüfung, die Engpässe, unklare Verantwortlichkeiten, doppelte Daten und Kontrolllücken kartiert, bevor jegliche Softwarevorschläge gemacht werden.

Wie kann das Risiko niedrig gehalten werden, während das Geschäft weiterläuft?

Das Ziel der Überprüfung ist es, das Risiko zu reduzieren, daher sollte die Überprüfung selbst kein neues Risiko schaffen. Einige Grundprinzipien helfen dabei, sie sicher durchzuführen.

• Beobachten, nicht den Betrieb stoppen. Eine gute Überprüfung dokumentiert die Prozesse im laufenden Betrieb. Die Teams arbeiten weiter, während die Kartierung parallel erfolgt. Für die Untersuchung muss nichts gestoppt werden.
• Zuerst den Bereich eingrenzen. Wählen Sie ein oder zwei problematische Arbeitsabläufe aus, anstatt zu versuchen, das gesamte Unternehmen auf einmal zu kartieren. Der enge Fokus liefert schneller verwertbare Ergebnisse.
• Sprechen Sie mit denjenigen, die die Arbeit tatsächlich ausführen. Das genaueste Flussdiagramm stammt nicht aus dem Organigramm, sondern von den operativen Mitarbeitern. Sie kennen die Umwege, und oft stellen diese den tatsächlichen Betriebsablauf dar.
• Erkennen und Lösung trennen. Es ist ratsam, dem Drang zu widerstehen, während der Überprüfung Änderungen vorzunehmen. Verstehen Sie zuerst den aktuellen Zustand vollständig und entscheiden Sie dann. Wenn Sie während der Messung ändern, wird beides schwieriger.
• Die Änderung sollte reversibel sein. Die erste Änderung sollte klein genug sein, um bei Bedarf zurückgenommen werden zu können. Wir wollen messbare Fortschritte, keine riskante, einmalige vollständige Neugestaltung.

Da eine Überprüfung den Prozess nur beobachtet und nicht ändert, ist das Risiko tatsächlich begrenzt. Im schlimmsten Fall bestätigt sie, was wir bereits vermutet haben, und wir verlieren etwas Zeit. Der Gewinn könnte jedoch darin bestehen, eine viel größere Investition in ein schlecht gewähltes System zu vermeiden.

Ein einfacher erster Schritt: Dokumentieren Sie einen regelmäßig wiederkehrenden Übergabepunkt

Für den ersten Schritt ist nicht unbedingt ein Berater erforderlich. Wählen Sie einen Übergabepunkt aus, der häufig wiederkehrt und regelmäßig Probleme verursacht. Zum Beispiel die Übergabe einer Bestellung vom Vertrieb zur Erfüllung. Die Übergabe einer Fertigungsaufgabe von der Planung an die Produktion. Oder die Weiterleitung einer Rechnung von der Operation an die Finanzen.

Führen Sie dann vier einfache Schritte durch:

1. Beschreiben Sie jeden einzelnen Schritt des Übergabeprozesses genau so, wie er heute abläuft, einschließlich wer daran beteiligt ist und woher die Daten kommen.
2. Markieren Sie die Punkte, an denen die Daten erneut eingegeben werden müssen, oder wo die Daten von zwei Systemen übereinstimmen müssen.
3. Zählen Sie ein bis zwei Wochen lang, was schiefgeht: Fehler, Nacharbeiten und wie viel Zeit vom Beginn bis zum Abschluss der Übergabe vergeht.
4. Notieren Sie, wer tatsächlich für den Prozess verantwortlich ist, und ob diese Verantwortung für alle Beteiligten klar ist.

Dieses einzelne Dokument bringt in der Regel mindestens eine Ursache ans Licht, die geändert werden kann, und liefert gleichzeitig eine Ausgangsmessung. Wenn Sie später etwas ändern, können Sie messen, ob die Anzahl der Fehler gesunken ist, die Genehmigungen schneller geworden sind oder die Transparenz verbessert wurde. Diese Messung verwandelt das Bauchgefühl in eine Geschäftsentscheidung.

Wenn dieser einzelne Übergabepunkt mehr Probleme aufdeckt, als Sie intern einfach bewältigen können, könnte dies ein geeigneter Zeitpunkt sein, um externe Hilfe für eine strukturierte Überprüfung hinzuzuziehen. Beginnen Sie mit dem Übergabepunkt. Messen Sie ihn. Und entscheiden Sie basierend auf den Ergebnissen den nächsten Schritt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Überprüfung von Geschäftsprozessen? Eine strukturierte Untersuchung darüber, wie die Arbeit innerhalb eines Unternehmens abläuft. Sie kartiert die einzelnen Schritte, Verantwortlichen und Übergabepunkte, um Engpässe, doppelte Daten und Kontrolllücken zu identifizieren, bevor technologische Entscheidungen getroffen werden. Wie lange dauert eine Überprüfung von Geschäftsprozessen? Eine gezielte Überprüfung eines oder zweier grundlegender Arbeitsabläufe kann in etwa zwei Wochen kartiert werden, während der normale Geschäftsbetrieb weiterläuft. Umfangreichere Überprüfungen dauern länger, sollten jedoch ebenfalls in Phasen unterteilt werden. Sollten wir unsere Prozesse überprüfen, bevor wir Automatisierungssoftware kaufen? Ja. Die Automatisierung eines unklaren oder fehlerhaften Prozesses führt in der Regel nur dazu, dass die Fehler schneller auftreten. Die Überprüfung zeigt, welche Schritte automatisiert werden sollten und welche zuerst vereinfacht oder einem anderen Verantwortlichen zugewiesen werden müssen. Stört eine Prozessüberprüfung den täglichen Betrieb? Sollte sie nicht. Eine ordnungsgemäß durchgeführte Überprüfung beobachtet und dokumentiert den bestehenden Betrieb, anstatt ihn zu stoppen, sodass die Teams weiterarbeiten können, während die Kartierung parallel erfolgt.